事業單位檔案管理的現代化和電子化

于寧寧

摘要：檔案對于事業單位來說有著重要的價值，其不僅記錄了事業單位日常運行的方方面面，同時也是事業單位發展的方向標之一。所以，加強事業單位檔案管理、實現現代化與電子化，對事業單位來說至關重要。本文羅列了檔案管理現代化和電子化的優勢，并對當前事業單位檔案管理中存在的典型問題進行列舉，然后提出實現檔案管理現代化和電子化的幾點建議，旨在為事業單位檔案管理工作的進步提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化;電子化

現代社會已經是以高新技術為代表的社會，對于事業單位來說，傳統的管理模式和手段已經不再適用，現代化的檔案管理模式是事業單位檔案管理部門轉型的必然。在高新技術的支持下，實現檔案管理的現代化和電子化能夠促進檔案管理優化與升級，為事業單位帶來更大的價值。所以，加快實現檔案管理的現代化和電子化是事業單位檔案管理發展的必經之路。

一、檔案管理實現現代化與電子化的優勢

實現檔案管理的現代化與電子化，能夠實現檔案的無紙化存儲和應用，通過互聯網來進行檔案的存儲與利用，有效避免了紙質檔案被破壞、丟失等問題。同時，強化了檔案的電子化發展，讓檔案存儲在數據庫中，方便管理、存儲和借閱。相較于傳統的管理方式來說，現代化、電子化的檔案管理是以互聯網為載體，由于其便捷性較高，所以各個部門對檔案的利用效率顯著提升，對挖掘檔案價值、發揮檔案作用有著重要的作用。

二、當前事業單位檔案管理的典型問題

目前，事業單位檔案管理工作的現代化和電子化程度還沒有達到預期的狀態。在檔案管理工作中，相關制度的不盡完善、電子化基礎設施建設相對落后、安全管理工作不到位、管理人員水平跟不上等原因都是影響檔案管理實現現代化和電子化的直接因素，也是比較典型的問題，很多事業單位都是受到其中部分或全部因素的影響而導致檔案管理工作進步緩慢甚至是停滯不前。所以，解決好這些典型問題，是實現檔案管理現代化和電子化的關鍵。

三、實現檔案管理現代化與電子化的幾點建議

（一）加強制度的完善

現行的檔案管理制度是在傳統制度的基礎上擴充和修改而成，但是其條款并不完全適用于所有的事業單位。由于事業單位發展參差不齊，所以相應的檔案管理制度也需要“因人而異”。事業單位需要針對本單位的發展情況、工作性質、環境特征以及管理需求等對檔案進行針對性的開發和管理，有針對性地提升工作效率和管理質量。通過大量的實踐和經驗總結來不斷完善檔案管理制度，以國家出臺的相關規定為基礎[比如《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）]，融入地域性發展需求，從而制定更加符合本單位的檔案管理制度。

（二）做好安全保護工作

對于電子化的檔案管理工作來說，由于數據信息較容易受到各方面因素的影響而導致數據失真、丟失或是被惡意攻擊等問題，所以做好安全保護工作是非常重要的。第一，要加強計算機及相關設備所處環境的安全，避免潮濕、暴曬的環境影響設備的性能，從環境上提供安全保障;第二，加強單位網絡本身的安全防護等級，使用內網進行各種檔案管理和利用工作，并提升防火墻等級，加強安全保護軟件的進一步使用，從網絡環境上提供保障;第三，要注重電子檔案存儲的時效性，及時做好備份工作，并及時更換老舊的設備，讓檔案信息數據所處的環境始終安全。同時做好定期安全檢查工作，排除安全隱患，保證數據信息的安全。

（三）強化基礎設施建設

基礎設施建設主要包括檔案室的監控設備、傳感器設備、硬件、軟件等。檔案室一旦發生火災，其帶來的負面影響是不可逆的，所以加強監控設備、溫度傳感器、濕度監測、防盜監測等系統組成的預警體系的建設是非常重要的，并與消防設備聯動，組成完整的聯動體系，以及時應對突發情況。所以在預警體系中所涉及到的設施，必須要及時更新換代，保證其靈敏度和精準度。硬件設施的更新換代是提升現代化與電子化程度的基礎，所以要定期對硬件設施的性能進行檢查、系統更新、零件更換等。軟件設施的選用也是現代化與電子化的必然。如：對軟件市場進行調研，選擇合適的檔案管理軟件，或是與第三方研究機構共同開發合適的檔案管理平臺、APP等，為檔案管理工作奠定良好基礎。

（四）提升管理人員能力

以往的檔案管理工作對管理人員的綜合能力要求并不高，但是現代化和電子化的檔案管理則對檔案管理人員自身的能力有著更高的要求。無論是從管理觀念、管理能力還是操作技術上，都提出了更多的要求。所以，事業單位要及時提升、更新并升級檔案管理隊伍。一方面，做好檔案管理隊伍的培訓工作，通過適當的培訓對管理人員的管理觀念、管理能力、計算機操作水平、職業素養與道德等方面進行提升，全面提升管理人員的綜合水平。另一方面，要為隊伍注入“新鮮血液”，積極引進高端人才，吸引更多兼具管理能力與計算機操作能力的人才，為檔案管理工作提供更多的人才支持。同時也能夠通過“幫扶政策”讓老員工傳授管理經驗，讓新員工傳授高新技術，促進隊伍綜合水平的整體提升。

總而言之，事業單位檔案管理工作對事業單位本身的發展有著重要的促進作用，基于檔案管理現代化和電子化的優勢，需要事業單位積極進行改革，通過制度的完善、基礎設施的建設、安全保護、隊伍建設等方式全面提升檔案管理的綜合水平，促進檔案管理實現現代化和電子化。

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