數字化城市管理實踐中對電子檔案工作的探討

楊帆

摘要：在我國城市管理的不斷優化過程中，隨著城市管理手段與先進技術的融合，數字化管理逐漸成為了城市開展內部管理的重要方向。在當前城市化管理的過程中，電子檔案作為其重要的組成部分有著科學程度和便利化程度更高的優勢。在本文的研究中主要對于當前城市化管理過程中電子檔案管理的工作加以分析，探討電子檔案管理質量的提升措施。

關鍵詞：數字化;電子檔案

在我國檔案工作的發展過程中，傳統的紙質檔案管理一直都是較為廣泛的檔案管理方式。而在當前數字化的推動過程中，電子檔案的出現革新了檔案管理方式的同時也有效提高了檔案的管理質量。在數字化管理的實踐與探索過程中，該種工作模式可以有效提高城市管理的工作效率與工作質量，而隨著技術的不斷完善，該種電子檔案的管理將會作為檔案管理的主要趨勢。隨著數字化城市管理的不斷完善，在我國當前城市管理的過程中，數字化城市管理的推進也使其在工作的開展過程中進行了電子檔案管理工作的融合與改革。電子檔案的科學管理，既可以有效提升檔案管理的質量，也可以促進數字化城市管理的快速發展。

一、電子檔案管理的優勢

電子檔案的推進革新了傳統紙質檔案的管理方式，變革管理模式的同時促進了管理質量的提升。從實際電子檔案的應用來看，其優勢首先表現在檔案管理工作效率的提升上，在電子檔案的管理過程中，采用計算機手段進行檔案的數據存儲，同時利用計算機便捷的處理功能可以有效實現對于檔案內容的檢索與歸檔，在降低檔案管理人員工作強度的同時，以快速的檢索來保障檔案歸檔的質量，促進整體檔案管理效率的提升。

其次，電子檔案的應用有著更為豐富的表現形式，在當前電子檔案的管理過程中，其主要采用了信息化的數據庫形式。與傳統紙質檔案相比，該種數據庫的檔案存儲形式主要應用了多樣化的信息技術，可以通過檔案表現形式的豐富來拓寬其管理的方向。除了紙質檔案之外，在電子檔案的存儲過程中，也可以進行圖像、聲音檔案信息的融入，提高其數字化特征的同時提升了檔案的管理水平。

最后，在電子檔案的管理過程中及時增刪信息的工作方式，相較于傳統的知識檔案有著工作效率上的優勢。通常情況下，在紙質檔案的管理過程中，對于答案信息的增加與刪除需要在查找翻閱的背景下進行手動的工作，而且工作的開展不僅較為繁瑣，同時也有著質量低下、效率低下的弊端。在當前電子檔案的管理過程中，計算機便捷的增刪功能可以保障其信息處理的高效性，同時也節約檔案管理的開展時間，確保檔案管理工作的質量，促進檔案完整性的提高。

二、數字化城市管理中電子檔案管理的開展方式

在當前信息技術的不斷發展下，電子檔案管理工作的開展有效提升了檔案管理的工作質量與工作效率，在豐富其表現形式的同時節約了工作開展過程中的勞力投入，提高了檔案管理的質量。而在當前數字化城市管理的背景下，電子檔案管理工作的開展可以從以下幾個方面來提升其整體的工作質量：

（一）加強雙向歸檔

對于檔案工作而言，其在數字化城市管理的背景下，管理人員在開展檔案管理工作時既要依托于檔案管理的本質進行信息的存儲，同時也要考慮數字化城市管理中檔案管理的目的進行雙向歸檔工作，從而促進檔案管理質量的提升。

在電子檔案的完善過程中，雙向歸檔工作的開展可以促進數字化城市管理過程中電子檔案的有效管理。通常情況下，在檔案管理的過程中，為了確保信息的準確性以及完整性，可以通過檔案雙向歸檔在進行電子信息存儲的同時也進行紙質文件的編號與歸檔，從而實現整個檔案管理質量的提升，確保在不同的應用條件與應用背景下都可以進行檔案的便捷應用。

（二）加強相關培訓

數字化城市管理的工作開展過程中，檔案管理質量的提升要通過相關工作人員工作素養的增強來保障。在電子檔案管理工作的開展中，要通過對于檔案管理人員技能培訓工作的開展，確保其計算機管理工作的質量。

電子檔案在管理的過程中對于計算機存在一定程度的依賴，而由于檔案在存儲過程中有著信息量大的特點，在管理的過程中既要重視信息的傳遞性，也要保障信息的安全。在開展內部管理培訓的過程中，既強調電子檔案管理的準確性與完整性，也要提高檔案管理人員的安全意識，促進其在檔案管理工作開展過程中對于檔案內容不斷的檢查，避免信息的丟失。通過專業技能的培訓，促使檔案管理人員掌握電子檔案收集歸檔的工作方式提升及業務水準的同時促進電子檔案管理質量的提升。

（三）做好備份工作

與傳統紙質檔案不同，電子檔案在開展的過程中容易受計算機的影響而產生信息不安全的情況。因此，為了確保電子檔案存儲的有效性，工作開展過程中要通過對檔案保管載體進行定期監測，確保其電子文件存儲的有效性。

通常情況下，在電子檔案的管理過程中，可以采用“一式三套”的保管模式以日常查閱、封存、異地保管三種不同的形式來完善檔案的備份處理工作，確保其檔案管理的有效性。

為了避免在檔案管理工作過程中出現由于工作人員責任心不強而產生檔案保管質量有限的實際問題，要通過對于檔案管理工作日常監督的開展，提升其他管理工作的有效性，通過對于不合理問題的及時解決來保障檔案管理的工作效果。

三、結語

為了提高城市管理的現代化水平，提升電子檔案管理工作質量，要通過雙向歸檔工作的開展、相關培訓的組織以及備份工作的處理來提高電子檔案管理的質量。在充分認識電子檔案價值的基礎上，通過有效的應用與管理保障其管理工作開展的質量與效率，使其切實服務于數字化城市管理工作，促進城市的數字化發展。

參考文獻：

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