房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀和優(yōu)化措施

徐云英

摘 要： 房產(chǎn)檔案專業(yè)性較強，是對房屋坐落、使用情況和房產(chǎn)權利情況的記載，是一種權利證明文件。伴隨著我國房地產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，市場上的房產(chǎn)數(shù)量急劇增長，做好房產(chǎn)檔案管理工作顯得尤為必要。文章主要在明確房產(chǎn)檔案管理重要性基礎上，分析房產(chǎn)檔案管理中的問題，提出合理有效的優(yōu)化措施，切實提升房產(chǎn)檔案管理有效性。

關鍵詞： 房產(chǎn)檔案;檔案管理;房產(chǎn)權利;數(shù)字化檔案

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.281

房產(chǎn)檔案屬于界定房產(chǎn)權的原始契約憑證，同時也是房產(chǎn)交易和戶籍管理的有效載體。除了紙質載體以外，伴隨著現(xiàn)代化信息技術的廣泛應用，電子數(shù)據(jù)檔案得到了大規(guī)模應用，而房產(chǎn)檔案對于房產(chǎn)糾紛處理具有重要作用。面對房地產(chǎn)市場的飛快發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作量隨之增加，積極推動房產(chǎn)檔案管理方式優(yōu)化創(chuàng)新，提升房產(chǎn)檔案管理有效性，深入挖掘潛在價值，

1 房產(chǎn)檔案管理的作用

其一，房屋權利人合法權益得到保障。房產(chǎn)檔案管理一個主要作用，即保障房屋權利人合法權益，針對性解決由于房屋產(chǎn)權糾紛帶來的矛盾沖突，在維護社會和諧穩(wěn)定發(fā)展具有積極作用。房屋正常交易活動中，房產(chǎn)檔案作為主要參考依據(jù)，規(guī)范化房產(chǎn)檔案管理，便于創(chuàng)設良好的房屋交易秩序，促進經(jīng)濟發(fā)展[1]。

其二，法律依據(jù)。房產(chǎn)檔案管理可以為房產(chǎn)評估和房產(chǎn)交易中提供法律憑證，是推動房產(chǎn)市場健康發(fā)展的基礎保障。在房產(chǎn)行業(yè)檢查和監(jiān)督中，房產(chǎn)檔案是主要依據(jù)，持續(xù)提升房產(chǎn)檔案管理工作水平，便于房地產(chǎn)行業(yè)良性發(fā)展。

其三，持續(xù)提升房產(chǎn)檔案利用效率。在信息時代背景下，檔案管理技術水平隨之提升，依托于現(xiàn)代化信息技術，可以建立房產(chǎn)檔案電子簿，實現(xiàn)檔案生成、存儲和管理系統(tǒng)化，形成規(guī)范、標準的房產(chǎn)檔案管理體系。新時期加強房產(chǎn)檔案管理，可以減少房產(chǎn)原件的使用頻率，避免原件丟失或損壞[2]。同時，推行數(shù)字化檔案管理，可以大大減少檔案庫房管理壓力，實現(xiàn)紙質檔案、電子檔案統(tǒng)一管理，在房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫支持下減少資料復本數(shù)量，最大程度上減少庫房管理壓力。

2 房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

縱觀當前房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀來看，工作成果不符合預期要求，暴露出一系列問題。由于房產(chǎn)檔案管理工作特性，工作量較大，而重視程度不高，致使工作較為枯燥、乏味，長此以往，房產(chǎn)檔案管理人員的意識愈加滯后、淡薄。在這樣的環(huán)境中，房產(chǎn)檔案管理人員機械式開展工作，阻礙房產(chǎn)檔案管理工作高效展開。

房產(chǎn)檔案管理人員全責模糊不清，受重視程度不高，很多人員僅僅是看重窗口服務，后期的房產(chǎn)檔案管理卻很少得到足夠重視，投入力度不足，缺少有效的監(jiān)管控制。尤其是在信息時代背景下，網(wǎng)絡技術在房產(chǎn)檔案管理中應用，有助于房產(chǎn)檔案管理工作高效展開，提升工作效率，但是卻由于投入力度不足，房產(chǎn)檔案管理人員對信息技術和網(wǎng)絡技術運用能力較弱[3]。

3 房產(chǎn)檔案管理的有效改善措施

3.1 加強房產(chǎn)檔案管理工作價值的肯定

由于房產(chǎn)檔案管理工作專業(yè)性較強，工作量大，內容繁瑣，要求工作人員具備扎實、充分的專業(yè)知識儲備。為了改善房產(chǎn)檔案管理工作的不足，應提高對此項工作認知和重視，組織房產(chǎn)檔案管理人員定期參加專業(yè)培訓，致力于工作理念和方法更新升級，學習前沿技術手段并運用到實際工作中[4]。具體培訓內容可以結合實際情況來選擇，在實踐工作中注重鍛煉工作人員的檔案分類、歸檔和管理能力，保持高度責任感，最大程度上降低工作失誤幾率，對于房產(chǎn)檔案資料價值挖掘與利用是很有必要的。如，房產(chǎn)檔案交易中的價值較高，要求房產(chǎn)檔案管理人員和交易人員具備較強的檔案意識，規(guī)范保存和處理檔案文件資料，依據(jù)流程使用房產(chǎn)檔案資料，便于在行政訴訟和房產(chǎn)交易中展現(xiàn)房產(chǎn)檔案的價值。

3.2 推動房產(chǎn)檔案管理信息化建設

科技進步和發(fā)展的同時，房產(chǎn)檔案管理工作中現(xiàn)代化信息技術逐步得到了應用，推動房產(chǎn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展已經(jīng)成為大勢所趨。通過提升房產(chǎn)檔案管理信息化水平，便于精簡繁瑣工作流程，實現(xiàn)文字、圖像和數(shù)據(jù)等檔案資集中統(tǒng)一管理，保障房產(chǎn)檔案信息完整性同時，最大程度上發(fā)揮房產(chǎn)檔案價值。故此，可以在房產(chǎn)檔案管理工作中運用檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，檔案管理工作更加便捷、高效，確保紙質檔案完整保存[5]。由于房產(chǎn)檔案表現(xiàn)形式多樣，包括產(chǎn)權證、表冊圖片、契約以及電子數(shù)據(jù)等形式，數(shù)據(jù)量較大，所以要保證房產(chǎn)檔案資料收集、記錄和歸檔各環(huán)節(jié)得到全面監(jiān)管，真實記錄和反應房產(chǎn)數(shù)據(jù)情況。房產(chǎn)檔案的目錄整理，裝訂成冊，即便工作繁瑣，但是便于后續(xù)檔案查找，提升工作效率。

此外，房產(chǎn)檔案管理部門要增加軟硬件投入力度，規(guī)范采購服務器、辦公設備和網(wǎng)絡設備等，基于檔案數(shù)字化管理要求建設機房，確保供配電、防雷、綜合布線、消防安全和隔音等條件符合要求。推動計算機系統(tǒng)升級優(yōu)化，并注重檔案管理系統(tǒng)預留一定拓展空間，滿足后續(xù)檔案量、房地產(chǎn)市場發(fā)展情況變化需要。

3.3 加強組織結構建設

為了推動房產(chǎn)檔案數(shù)字化變革發(fā)展，應從機構、責任、制度、流程和人員多角度著手優(yōu)化，推動組織結構升級。可以設立專門負責房產(chǎn)檔案數(shù)字化加工部門，針對突發(fā)情況編制應急處理預案，在后續(xù)實際工作中動態(tài)調整和優(yōu)化。另外，立足于實際情況健全和完善標準、規(guī)范的制度，支持房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，切實提升房產(chǎn)檔案管理有效性。

結論：綜上所述，房產(chǎn)檔案管理工作質量高低，直接關乎房產(chǎn)權益人合法權益，需要提高對其重視程度，針對性改善現(xiàn)存的問題深入優(yōu)化，推動房產(chǎn)檔案管理工作高層次發(fā)展。

參考文獻

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