淺談風電企業提高工程檔案質量優良率的探索

宗璐璐

摘 要： 本文首先闡述了風電企業檔案形成特點，接著分析了保證風電工程檔案質量優良率的措施，最后對建立風電工程檔案數字化，提高檔案查閱速度和利用率進行了探討。

關鍵詞： 風電企業;檔案管理

【中圖分類號】F426.61 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.277

引言：電氣工程檔案管理的最終目標是滿足各部門信息資源的需求和利用，這將加快工程竣工文件的查詢和借閱，使業務人員能夠更快地訪問和使用所需的竣工文件。高質量的文件服務需要豐富的技術資源。不斷提高風電工程文件管理的基本功能，不斷改進電子文件質量，確保信息資源的完整性、準確性、邏輯性、安全性和可用性，是建設優質風電工程、安全運行風電場、快速優質提供檔案服務、發揮工程檔案服務生產運行、實現工程檔案價值的重要前提。

1 風電企業檔案形成特點

風力發電廠通常有多個場站，分布在不同行政區域，為了適應當地行政權力，我國國有電力公司的組織結構通常是一個多品牌團隊。傳統發電廠通常集成在只有一個法人主體的地理區域中，但是，風電場通常具有多個法人實體、不同的管理模式、與多個稅務機關簽訂的合同以及多個法人實體生成的文件。與傳統的單一供電企業文件責任者與傳統發電企業僅為一個公司不同，看上去象是多個全宗的檔案管理，但實體組織為單個全宗。這樣，風力發電公司的文件被劃分為比電力、水、原子能等由不同公司生產的傳統電力公司高一級的類別。但是，不同公司的文件被視為同一類別中的平行關系，而不是前者，而是文件內容，按組件管理文件時，不同的導體會區分這些文件。為該類建立分類關系后，風力發電企業的文件管理可以實施多種行業標準，以避免文件分類發生沖突。

2 保證風電工程檔案質量優良率的措施

2.1 工程前期準備工作

工程文件管理組織的創建是保證工程文件質量的組織保證，風電場工程開工前，施工單位應成立項目管理領導小組，建立三級文件管理網絡，為項目文件和項目的同步開發奠定基礎。文件管理領導團隊應包括物資、計劃和財務等多個領域。此外，還應明確各參建單位工程檔案管理人員職責，在此基礎上，可以利用QQ和微信等手段建立三級檔案管理系統網絡，方便相互溝通協調，建立快速高效的垂直管理體系。

2.2 事前控制是工程檔案質量優良的基礎

（1）機構建設是工程檔案質量預防性控制的重要因素，工程施工開始時，施工管理部門應制定風力發電設施建設檔案管理和風力發電設施數字化檔案管理實施細則。該細則應明確建設單位、施工單位和監理單位的職責分工，詳細規定編制完成文件的范圍和要求。負責項目施工的單位工程師能夠了解系統要求，并為今后的工作促進統一標準的實施;（2）加強對參建單位非全時工作人員的培訓，解釋檔案管理要求，積極控制文件來源，確保檔案質量，為工程可研、初設、招投標、合同、竣工圖等項目文件的收集奠定堅實的基礎;（3）在編制招標文件（詢價）和簽署設計、施工、監理等合同協議時，應界定特別條款，規定提交相關竣工文件的要求和責任。項目文件的收集、整理和按時歸檔移交受合同條款的保障。

2.3 事中控制是工程檔案質量優良的重要保證

（1）制度建設是工程檔案質量事前控制的重要環節。施工初期，建設單位制定《風力發電工程建設項目檔案管理實施細則》和《風力發電工程數碼照片檔案管理辦法》，組織項目建設參建單位的檔案人員學習、了解制度要求，便于今后工作中統一標準的實施;（2）培訓是達成工程檔案管理共識的重要渠道。通過各種形式和渠道開展參建單位檔案人員專業培訓，提高對施工單位檔案和施工人員的檔案認識;建立協作共享小組，分享文件管理經驗，避免錯誤問題重復發生，提高文件工作人員的技能和水平;（3）現代信息技術實現了技術檔案的數字化管理，提高了工程文件的檢索成功率和利用率。使用電子文檔管理系統，實現項目數據在線處理，電子文檔管理系統和檔案系統直接對接，實現在線歸檔，為工程項目文件全過程管理奠定良好的基礎;（4）為項目文件建立定期進度跟蹤系統。施工監理遵守風電企業技術檔案規范（組織工程文件的規范），定期檢查施工文件的完整性、系統性和準確性，并與工程進度保持一致，確保工程文件與進度同步。

2.4 事后控制是提高工程檔案質量優良的必要手段

（1）針對竣工文件整理和現場施工不同步、不及時的問題，檔案部門及時與工程部溝通，通過與工程技術專業人員和設備廠家的配合，每月定期對參建單位進行檔案管理檢查。施工單位應聘請一名經驗豐富的文件架構師，提供全面的作業流程說明，以提高施工單位文件的質量和現狀;（2）工程竣工時，檔案工作人員積極參與驗收竣工工作，必須及時編制相關竣工文件，逐步提高工程檔案質量。

3 建立風電工程檔案數字化，提高檔案查閱速度和利用率

信息建設的快速發展極大地便利了工程文件管理，利用檔案管理等信息軟件，將各階段生成的檔案文件按照一定的規則進行整理，建立一套索引齊全的參考體系。根據風電檔案分類規則、檔案敘詞表等相關內容，結合檔案整理實踐，形成樹形結構的標準化信息。在風電項目施工的每個階段，同步將電子文件輸入信息系統，完善文件條目著錄項信息，通過不同著錄項可對文件進行多種方式的排序，以簡化傳統的手動分類和創建測試時的邏輯連接。直接解決了工作和計算機刷新以及檢索大型文件的問題，通過企業計劃，工程和制造部門可以訪問其計算機上的設計文件和圖紙，從而減少了借用工作量、縮短了查詢時間并優化了文件訪問。

結束語：通過對風電工程項目的有效控制，風電工程項目逐步得到了專業人員的一次性引導和認證，風電場投產后，運行人員通過查詢工程檔案，熟悉和掌握風電場設施設備的性能和運行規律，保證了風電場的正常運行，使工程檔案對企業的正常運行和業務發展起到有效的保障作用。

參考文獻

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