企業合同管理制度及合同信息化建設

項燦

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-094-01

摘 要 合同管理是每個企業，特別是集團企業管理中必不可少的一環。科學、規范的合同管理，能促進企業對外經濟活動的開展，防范經營風險，減少經濟糾紛，維護企業合法權益。本文就企業如何實施好合同管理以及合同管理信息化建設思路進行探討研究。

關鍵詞 合同管理 合同信息化

自《中華人民共和國合同法》（主席令第15號，以下簡稱《合同法》）發布以來，各企業紛紛制定了適合自身企業的、個性化、具有實際指導意義的合同管理辦法或合同管理制度。如何全面、科學制定合同管理辦法和制度，這是需要首先思考研究的問題。在合同管理辦法制定后，可利用信息化手段進一步提高合同流轉效率和管理水平。

一、企業合同管理辦法的制定

企業的合同管理辦法一般需要根據《合同法》，結合企業經營范圍、組織架構以及企業內部管控分級合理制定。合同管理辦法需要考慮的主要方面有：辦法適用范圍、主體簽訂資格、會審部門職責、合同審批權限、審批流程等，其它諸如：合同簽訂授權、合同變更、糾紛處理、合同歸檔等，這些均可參照《合同法》執行，本文不再贅述。

（一）辦法適用范圍

企業合同管理辦法的適用范圍，主要根據企業內部管理制度，一般可為集團母公司或整個集團（包含下屬子公司）范疇。因《中華人民共和國公司法》和一般的公司章程中對子公司都有董事會、股東會決策規定，故在實際案例中，管理范圍限于集團母公司占大多數。而一些集團公司為了在集團層面力求推行全面合同管理制度，也可在集團公司的合同管理辦法里增加對子公司合同管理的要求，例如：集團全資及控股子公司合同管理參照本辦法執行、集團子公司應制定各自的合同管理辦法等等。

（二）主體簽訂資格

對于集團母公司而言，從法人主體上講，大多數母公司所屬單位和職能部門只能以集團母公司名義簽訂合同。但是，部分集團公司內存在一些具有增值稅一般納稅人資格的單位，這些單位已取得合法經營的資格，一般對外業務較多且有獨立的納稅識別號，雖然屬于母公司體系，無獨立的法人，從提高對外經濟合作效率方面來講，在得到集團公司授權和合同對方表示認可下，可以其各自名義簽訂合同。

（三）會審部門職責

會審部門可由多個職能部門組成，如：法律事務部、財務部、計劃合同部、技術部、質量安全部、審計部等等，根據提起會審合同的類型和合同涉及的具體事項，由企業合同主管部門組織相應職能部門對合同進行會審。對于重大非常規合同可規定須經過集體會商或專題研究。

（四）合同審批權限

合同審批權限是合同管理中最重要的部分。權限合理的設定，不僅能提高工作效率，也能均衡責、權，促進企業良性發展。合同審批的權限宜分級分類設定。所謂分級分類，就是指什么類型的合同須由集團公司層面審批，什么類型的合同僅需承辦合同事項的所屬單位或部門審批即可。這里對合同的類型區分一般可劃定某個合同價款范圍或某類別的合同，亦可根據集團公司實際情況，授權所屬單位（如分公司）履行其內部管理規定即可自行審批合同。

（五）合同審批流程

合同審批流程應根據合同簽訂的主體資格和權限分別設定，對于集團所屬單位以其單位名義簽訂的合同，因可授權其履行內部管理規定自行簽訂，故可要求其制定各自的合同審批流程，按其內部合同管理的流程實行審批即可。而對于集團母公司的合同審批流程則是需要重點明確的，一般可分為：草擬、收文、初審、會審、分管領導審核、主要領導審批、法人審簽、上傳歸檔等幾個節點。各節點可根據實際情況選擇相應的角色加入。

二、合同管理信息化建設

廣義的合同管理信息化覆蓋面可涉及合同擬定、審批、簽訂、進度管理、支付管理、合同驗收、合同評價等，其主要適用于與項目管理系統結合的工程類企業。

對于多元化發展、綜合類的企業來說，宜適合定制狹義的合同管理信息化平臺，即僅包含合同擬定、審批、簽訂、歸檔和分析統計功能。為便于集中功能，減少多平臺、多賬戶、多密碼的繁瑣操作，合同管理信息化平臺宜建立在企業OA、NC、ERP等平臺之上，同時可開發相應的手機App模塊并聯合VPN實現多端點、隨處、實時、高效、安全辦公。

合同管理信息系統覆蓋范圍和審批流應與上述企業合同管理辦法對應，合同統計、分析應基于合同數據的歸類。對于某個集團的合同數據歸類可采取樹形結構形式，可按集團公司、全資及控股子公司分類，每個類別下可按各部門或各子公司進一步分類，每個部門、子公司下又可按合同類別、在批狀態細分。合同數據的查詢可在單獨類別中查詢，亦可設置統一搜索，支持按合同名稱、承辦單位名稱、合同狀態（在批或已批）分時間段、按金額區間查詢，并能導出查詢結果用Excel打開。在此基礎上，進一步開發合同統計、分析功能，以達到自動統計數據，便于實時掌握企業合同信息數據。

三、結語

企業合同管理需要根據自身實際情況依法、科學、合理制定相應的辦法或制度。隨著信息化技術的逐漸推廣，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具，而信息化的合同管理已成為當前企業合同管理建設的新方向，更是企業合同管理發展到一定階段的必然選擇。