辦公室文秘工作效率的提高策略

車美琪

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-078-02

摘 要 如何提高效率，這是辦公室文秘崗位工作人員首先必須解決好的問題，在實際工作中，作為企業(yè)辦公室的文秘人員，就要時刻保持冷靜和理性，并要不斷提高自己的綜合能力，從而來提升辦公室文秘的工作效率。辦公室文字秘書要分清工作的主次，要把主要時間與精力放在企業(yè)大事處理上，而不是像陀螺一樣，在繁雜的事務堆里拼命地轉(zhuǎn)，成天被瑣事纏著脫不開身。這就需要文秘人員挖掘自身潛力，從提高工作效率著手。任何工作都有它的自身的運作規(guī)律，企業(yè)運作與辦公室事務也一樣，都有其固定的做法。聰明的文秘人員必須根據(jù)這些規(guī)律尋找出更有效的工作方法，設計一套適合文秘習慣的操作程序，幫助文秘人員駕輕就熟地開展工作。

關鍵詞 履職盡責 規(guī)范運作 有效規(guī)律 分門別類

企業(yè)辦公室的文秘人員要經(jīng)常、廣泛、深入的同企業(yè)各部門的精英進行深度交流，既要學會聽，也要學會講，應使雙方互動起來，不然，自己在本職工作崗位上很難發(fā)現(xiàn)新的東西，沒有創(chuàng)新就無法提高效率，這就要求辦公室文秘要加強與相關單位人員的協(xié)作，并要在創(chuàng)新上不斷進取，辦公室文秘人員只有在創(chuàng)新上發(fā)揮聰明才智，才能不斷提高工作效率。在文字書寫方面，如果寫完即可達到讓相關領導滿意的程度，就需要在書寫前把相關情況摸準，對相應問題要提出自己的思路和良策，還能夠解決辦公室工作上的一切問題，只有文秘人員把相關情況搞透，思路對路、措施得當，就會創(chuàng)造出令企業(yè)領導滿意的材料來，但相關材料書寫應有自己的新思路[1]。

一、應熟練履行本職工作通過提升效率來獲得領導及同事對自己工作的認可

辦公室文秘應當熟練履行本崗職責，對于每日必需完成的工作，應當保持文秘人員必須具備的有條不紊與優(yōu)雅神態(tài)。每天上班時首先要定格觀察辦公室內(nèi)有無異樣，如有異樣，應迅速鎖門保護現(xiàn)場，等候相關人員前來相助。如無異樣，就應當按照日常規(guī)律安排當天的工作，辦公室文秘人員應當具備眼觀六路，耳聽八方，眼明手快，干凈利落的能力。并要用心記住當天應完成的相關事物和信息，養(yǎng)成記筆記與迅速分門別類辦理事務，起草文件、打電話、打印文件、接待客戶等等。

辦公室文秘人員要在領導到崗前，做到迅速合并同類項，先做什么、后做什么，能夠作出正確及時的反應，把事先已定妥的事兒歸類，迅速排序，辦公室文秘人員要關于運用優(yōu)選法，運用熟練的工作技巧和方法，要把有用的文件拷貝下來，在工作中加以復制使用，特別是企業(yè)的規(guī)章制度和一些格式文件，辦公室文秘人員要做好儲存工作，遇到企業(yè)領導需要時，可以隨時隨地從電腦里拷貝出來，并加以局部修改與調(diào)整，形成領導滿意的相關資料。這樣即降低了辦公室文秘的工作量，也會大大提高工作效率，同時，還會獲得領導對其工作能力與實際表現(xiàn)的認可與信賴。

除了文秘人員提高自身職業(yè)技能外，辦公室文秘還要善于調(diào)動與發(fā)揮相關部門及本部門同事的工作積極性，幫助同事探求更好更迅速有效的工作方式，使本職工作做到緊張有序、忙而不亂、井井有條，以陽光心態(tài)去創(chuàng)造高效率的工作氛圍。當前，辦公室文秘應提前對文件進行篩選，使領導接收到的文件都是重要必須閱讀的文件。

在辦公室公文寫作和辦公自動化方面，辦公室文秘要掌握批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性等通知寫作方法，熟練掌握工作報告、答復報告、情況報告的寫作異同，并對相關請示、報告、講話稿、總結(jié)的寫作特點、難點、要點不斷強化，文秘人員能夠認真把握企業(yè)相關會議主題，能夠切實領會領導意圖，把握好上級規(guī)定和要求，真正做到領會上情、了解下情，清楚聽講受眾，成稿后還要和相關領導進行溝通，并要注意流行用語等生動詞匯的應用。

二、加大對辦公室文秘人員的培訓力度 全面提升文秘人員的綜合素質(zhì)

培訓前，要針對文秘人員自身情況，在加強文秘人員培訓過程中，要通過理論知識培訓，指導文秘適應本崗位工作。文秘培訓工作的原則和重點是為了提高辦室室文秘人員的整體工作能力，提升文秘人員對公文處理、公文寫作及辦公自動化操作水平。培訓內(nèi)容突出“典型”和“實用”原則，主要通過幻燈片演示、實例分析和討論點評的形式，對公文處理規(guī)則、公文寫作要點等內(nèi)容進行深入淺出的闡述。通過培訓，規(guī)范文秘人員日常公文寫作及處理程序，使文秘人員能夠深入細致地從概念到分類，從處理原則到細則要求，再從公文格式到行文規(guī)則，進主全面、系統(tǒng)、縱深的了解，對參培人員提出的各自工作中遇到的問題，進行分析、討論[2]。

辦公室文秘人員提升工作效率，就要定期開展崗位培訓，通過培訓使辦公室文秘人員知識水平得到顯著提升，使辦公室文字秘書公文寫作能力不斷增強，使文字秘書有更加清晰明白的條理和思路，這對推動辦公室人員文書處理、公文寫作和辦公自動化系統(tǒng)日常應用起到了有效地規(guī)范和推動作用。因此，企業(yè)不管是從深化對經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的規(guī)律性認識來看，還是從企業(yè)秘書專業(yè)化隊伍建設來看，都需要辦公室方書在培訓中要主動學、帶頭學，在把準目標中強化學習意識，不斷提升服務企業(yè)服務中心大局的責任意識和履職能力。

企業(yè)辦公室文書在培訓過程中，要力學篤行，務實重行，在學思踐悟中不斷砥礪前行。要學會審時度勢，認清當前面臨的國內(nèi)企業(yè)發(fā)展的形勢、及企業(yè)生存所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，努力把握大勢，順勢前行；要學會斗爭精神，堅定斗爭意志，掌握斗爭方法，在斗爭的磨礪中勠力前行；要學會干事本領，著力提升優(yōu)質(zhì)服務的能力、抓重點關鍵的能力、路徑化落實的能力，在能力提升中穩(wěn)步前行。

企業(yè)秘書通過培訓，使自己有一個清醒的頭腦，從而認清形勢，提高認識，落實責任，深入一線用真心、熱心、誠心積極破解企業(yè)在創(chuàng)新方面的難題，積極服務；要建立企業(yè)常態(tài)化機制，建立服務企業(yè)管理制度，全面跟蹤管理企業(yè)秘書工作和思想狀況，采取用有效考核機制，確保秘書通過培訓能夠有責有為。

三、制定合理獎懲制度提高工作效率培養(yǎng)出一支過硬的文秘隊伍

文秘崗位上不敢懈怠，嚴格合理的規(guī)章制度是來約束文秘人員的，同時獎勵措施也可以讓文秘人員對付出的努力得到相應的報酬，從而提高文秘人員工作積極性，即可以保證辦公室文秘人員的工作效率，還可以幫助企業(yè)避免文秘人員的流失。企業(yè)秘書要加強主動作為，按照企業(yè)黨委的統(tǒng)一決策部署，認真做好企業(yè)秘書工作。要注重學習提能，在企業(yè)辦公室材料書寫過程中，要善于總結(jié)企業(yè)先進工作經(jīng)驗，不斷提升自己的能力和水平，不斷優(yōu)化經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境，從而助推企業(yè)做大做強。

在建立健全辦公室文秘人員獎懲制度的同時，企業(yè)還要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的文秘人才隊伍，辦公室文秘要具備文秘崗位專業(yè)素養(yǎng)，要通過提高文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)，就會大幅提長升工作效率。企業(yè)還要加強對辦公室文秘崗位員工應實行人性化管理，即要讓文秘人員積極用心工作，也要及時洞察文秘人員自身出現(xiàn)的不良情緒，對文秘人員要及時心理疏導和關懷安慰，確保在本職工作中，實施高標準、嚴要求。

辦公室文秘工作是一項綜合性、專業(yè)性、技術性很強的工作，這就企業(yè)要文秘隊伍，辦公室文秘要善于在工作中碰撞出靈感，從而不斷創(chuàng)新自己的工作思路。要知道，難免會被圈在既定的框框內(nèi)無法自拔，這就需要辦公室文秘要善于同其他領域、其他部門的同志適時進行思想交流，通過交流為自己工作創(chuàng)新。

利潤是企業(yè)生存的必要條件，是達成更各項目的的手段。這就需要企業(yè)辦公室文秘要高瞻遠矚，應該有超前的思想觀念，未來企業(yè)的所有行動和決策，都應該反映出對社會的誠摯關懷，這就需要企業(yè)文秘人員要不斷傳承歷史文化 歷，要把社會責任的思想融入文秘的血脈之中。改革開放以后，國有企業(yè)得到全面發(fā)展 。企業(yè)的社會責任被納入全面深化改革大局，形成了多元共促社會責任發(fā)展的格局。這就要求企業(yè)辦公室文秘思想認識同時發(fā)生變化，文秘人員要有長遠眼光業(yè)，在承擔責任方面培養(yǎng)出一支過硬的文秘隊伍[3]。

四、要有創(chuàng)新意識即要汲取別人的優(yōu)點也要有自己獨特的工作思路

目前，企業(yè)在謀求發(fā)展的同時紛紛進行改革，建立起了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，對企業(yè)提出了更高要求。而辦公室文秘作為企業(yè)中的復合型人才，在市場經(jīng)濟下隨著對企業(yè)的要求提高，對辦公室文秘的要求也越來越高，辦公室文秘在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要職能。在新形勢下，辦公室文秘人員要及時隨著企業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)變自己的工作職能，堅持與時俱進的思維方式。辦公室文秘要不斷適應新的挑戰(zhàn)由于經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)壓力的增加，這就要求企業(yè)的秘書必須成為企業(yè)的智囊人物，領導的得力助手，要求企業(yè)的秘書必須是復合型的人才，只有復合型的人才才能幫助企業(yè)領導開拓新的經(jīng)營領域，適應新時期經(jīng)濟發(fā)展的需要。

企業(yè)辦公室秘書要不斷學習，不僅要掌握現(xiàn)代化的知識，使自己的知識結(jié)構永遠超前，還應該熟練應用計算機、傳真機、復印機等先進的辦公設備，同時要積極適應電子商務時代的需要，主動了解計算機、網(wǎng)絡技術的發(fā)展狀況，將最新技術用于秘書業(yè)務，及時準確地把握瞬息萬變的商機，搜集整理信息資料，為領導提供高效服務，適應新時期的新的挑戰(zhàn)。辦公室文秘要不斷拓寬工作領域。

隨著市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，企業(yè)的市場壓力也越來越大，企業(yè)要和政府、用戶建立和諧的關系，以利于企業(yè)的發(fā)展，這就要求企業(yè)秘書不僅要有良好的口頭表達能力，寫作能力及敏銳的觀察、思考、調(diào)研、分析能力，而且還必須有較強的處理人際關系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關能力。以適應工作要求，拓寬工作領域。與此同時，企業(yè)辦公室秘書還要具備良好的道德修養(yǎng)。辦公室文秘的職責就是提供服務，改良企業(yè)的機關作風，提升辦公效率等。新環(huán)境下，辦公室文秘的道德修養(yǎng)在企業(yè)中被賦予了新的內(nèi)涵，要具備高度的責任感。

辦公室文秘陪伴領導參加各項活動，有著很大的作用和影響，這就要求辦公室文秘要不斷規(guī)范自身的職業(yè)素養(yǎng)，提高責任感。要有強烈的法律意識和保密意識，使企業(yè)在新時期的經(jīng)濟市場避免一定的經(jīng)濟損失。辦公室文秘在為領導提供服務的同時做好參謀助手的工作，對領導工作中的紕漏與失誤要敢于進諫，不好的行為習慣不能因為是領導就推波助瀾，這樣不僅會影響領導個人的發(fā)展，也會損害企業(yè)的利益。辦公室文秘的工作要求服從但并不是要求順從，因此，辦公室文秘人員要具備良好的道德修養(yǎng)，以高潔的作風和原則為領導和企業(yè)所用。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展和改革開放的不斷深入，秘書工作也越來越向著開放型發(fā)展，秘書工作的領域也大大的拓寬，不僅要處理企業(yè)的內(nèi)部事務，還要處理好企業(yè)的外部事務，對企業(yè)內(nèi)部事務的處理，接人待物、協(xié)調(diào)工作、各部門的溝通等等，使企業(yè)的經(jīng)營按照企業(yè)的經(jīng)營目標按部就班的發(fā)展，對外部事務的處理包括：收集和交流信息、呈報經(jīng)驗材料，反映主要問題，參與經(jīng)濟與文化交往活動。辦公室文秘在工作崗位上，要積極完成企業(yè)領導下下達的各項任務，文秘人員要本著“開拓、進取、務實、創(chuàng)新”的原則，使自己真正成為辦公室主任的好助手，企業(yè)要注重對辦公室文秘的嚴格管理和素質(zhì)培訓，不斷提高辦公室文秘的創(chuàng)新能力和理論水平，辦公室文秘要通過不斷改善工作方法。

參考文獻：

[1]夏書章.中國辦公室效率問題芻議[J].中國辦公室管理，1991（10）.

[2]鄭明珍.盡快實現(xiàn)公文處理的法制化[J].中國辦公室管理，1995.

[3]譚一平.匯報工作講究多[J].秘書，2014（12）：27.