淺論企業(yè)組織機(jī)構(gòu)對出口退稅時(shí)效的影響

鄧夢潔

摘 要：A、B都是國有大型國際工程公司，出口退稅業(yè)務(wù)對于兩家企業(yè)意義重大。本文對兩家企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和出口退稅業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了調(diào)研，分析了不同企業(yè)組織結(jié)構(gòu)下出口退稅業(yè)務(wù)流程的優(yōu)缺點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，對出口退稅業(yè)務(wù)提出了優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)組織結(jié)構(gòu);出口退稅;優(yōu)化建議

A、B兩公司都是對外工程承包企業(yè)，都開展出口退稅業(yè)務(wù)。辦理出口退稅是一個(gè)異常復(fù)雜的過程，涉及企業(yè)內(nèi)部采購、發(fā)運(yùn)和財(cái)務(wù)等多個(gè)部門和多個(gè)崗位。出口退稅業(yè)務(wù)流程對任何企業(yè)都是相同的，總的來說都要包括：貨物出口后配單、收匯、出口退稅錄入、預(yù)申報(bào)和正式申報(bào)，以及視同內(nèi)銷補(bǔ)稅等。由于A、B兩個(gè)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不同，于是業(yè)務(wù)鏈的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)不同，出口退稅業(yè)務(wù)辦理流程就各有優(yōu)劣。

1 A、B公司組織結(jié)構(gòu)和出口退稅流程的橫向比較

1.1 組織結(jié)構(gòu)的橫向比較

1.1.1 A公司的組織結(jié)構(gòu)——矩陣制

矩陣制組織結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)是，在直線職能制的基礎(chǔ)上，把按職能劃分的部門和按產(chǎn)品或按項(xiàng)目劃分的小組結(jié)合起來，形成矩陣。

矩陣式組織結(jié)構(gòu)的主要優(yōu)點(diǎn)：加強(qiáng)了各部門之間的橫向協(xié)調(diào)，使縱向和橫向聯(lián)系有機(jī)結(jié)合，減少了矛盾;同一職能部門知識和經(jīng)驗(yàn)可以運(yùn)用于不同的項(xiàng)目，充分發(fā)揮職能專家的作用，有利于各項(xiàng)目的資源共享，提高資源使用效率;將不同職能部門的專業(yè)人員組織在一起，豐富了工作內(nèi)容，激發(fā)了員工的積極性，也有利于全面培養(yǎng)人才;從根源上解決了“本位主義”和外派人員的管理問題，項(xiàng)目小組可以根據(jù)具體情況而隨時(shí)成立或解散，人力資源運(yùn)用過程中富有彈性， 從而實(shí)現(xiàn)人力資源的高效利用與控制;有利于將財(cái)務(wù)、人事、采購、質(zhì)控、物流等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)向各項(xiàng)目高效復(fù)制，從而提高公司整體的運(yùn)營、管理水平。但矩陣制組織結(jié)構(gòu)也存在一些諸如資源管理復(fù)雜、權(quán)責(zé)關(guān)系不容易界定、組織穩(wěn)定性差、雙重職權(quán)關(guān)系等問題。

1.1.2 B公司的組織結(jié)構(gòu)——直線職能型

直線職能制組織結(jié)構(gòu)是現(xiàn)實(shí)中運(yùn)用得最為廣泛的一個(gè)組織形態(tài)，它把直線制結(jié)構(gòu)與職能制結(jié)構(gòu)結(jié)合起來，以直線為基礎(chǔ)，在各級行政負(fù)責(zé)人之下設(shè)置相應(yīng)的職能部門，分別從事專業(yè)管理，作為該領(lǐng)導(dǎo)的參謀，實(shí)行主管統(tǒng)一指揮與職能部門參謀相結(jié)合的組織結(jié)構(gòu)形式。職能參謀部門擬訂的計(jì)劃、方案以及有關(guān)指令，由直線主管批準(zhǔn)下達(dá);職能部門參謀只起業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，無權(quán)直接下達(dá)命令，各級行政領(lǐng)導(dǎo)人實(shí)行逐級負(fù)責(zé)，實(shí)行高度集權(quán)。

直線職能制的優(yōu)點(diǎn)是由于職能分工精細(xì)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化分工可能達(dá)到的最佳效益，直線職能制的缺點(diǎn)是：職能部門之間橫向聯(lián)系較差，部門間缺乏信息交流，上層主管的協(xié)調(diào)工作量大;難以從組織內(nèi)部培養(yǎng)熟悉全面情況的管理人才;系統(tǒng)剛性大，適應(yīng)性差，容易因循守舊，對新情況不易及時(shí)做出反應(yīng)。

1.2 出口退稅流程的橫向比較

1.2.1 貨物采購和出口

A公司出口物資采購、貨物運(yùn)輸、報(bào)關(guān)出口均由采購部完成。A公司采購部的職責(zé)包括采購招標(biāo)的實(shí)施及管理，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目采購計(jì)劃的執(zhí)行工作，包括采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸及倉儲等工作;采購部下設(shè)采買、催交、檢驗(yàn)和運(yùn)輸四個(gè)專業(yè)。

B公司在2008年以前由于進(jìn)出口業(yè)務(wù)量較少，所以進(jìn)出口部既要負(fù)責(zé)采購，又要負(fù)責(zé)進(jìn)出口業(yè)務(wù)。2008年后，隨著市場的大力開發(fā)，業(yè)務(wù)量激增，于是采購業(yè)務(wù)從進(jìn)出口部分離出來，成立了獨(dú)立的采購部，專門負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)。進(jìn)出口部負(fù)責(zé)出口貨物的發(fā)運(yùn)，出口結(jié)關(guān)后，進(jìn)出口部物資發(fā)運(yùn)崗便可填制《流轉(zhuǎn)大表》?！读鬓D(zhuǎn)大表》由進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理中心出口退稅崗匯總后發(fā)給采供部。

1.2.2 出口貨物的收匯

A公司外匯管理由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部完成，項(xiàng)目組相關(guān)人員要理清貨物收匯和勞務(wù)收匯。出納接到銀行收匯通知后，通報(bào)項(xiàng)目組和外匯管理崗;項(xiàng)目組相關(guān)人員應(yīng)盡量劃分出貨物貿(mào)易收匯與施工進(jìn)度款收匯，確認(rèn)收匯性質(zhì)后將信息反饋給財(cái)務(wù)資產(chǎn)部出納崗和外匯管理崗;出納提交支撐材料入賬;外匯管理崗在外匯監(jiān)測系統(tǒng)完成企業(yè)報(bào)告。

B公司進(jìn)出口部外匯核銷崗負(fù)責(zé)進(jìn)出口和收付匯的匹配，及時(shí)履行企業(yè)報(bào)告的義務(wù)，跟蹤企業(yè)外匯監(jiān)測系統(tǒng)總量指標(biāo)的變化。確保企業(yè)享有外匯監(jiān)管A類企業(yè)在出口退稅方面享有的便利。

1.2.3 開票及認(rèn)證及配單

A貨物報(bào)關(guān)出口后采購部運(yùn)輸工程師聯(lián)系供貨商開具增值稅發(fā)票，并收集出口退稅所需的單證交資產(chǎn)財(cái)務(wù)部，出口退稅配單由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部完成。

B公司采供經(jīng)辦人通知供貨商按《流轉(zhuǎn)大表》上的報(bào)關(guān)品名、報(bào)關(guān)單位和報(bào)關(guān)數(shù)量開具增值稅發(fā)票，之后及時(shí)移交財(cái)務(wù)部認(rèn)證。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理中心提供認(rèn)證過的增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)。進(jìn)出口部出口退稅崗根據(jù)《流轉(zhuǎn)大表》進(jìn)行配單，即先將用于申請退稅的原始憑證收齊，然后根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行進(jìn)貨憑證與出口憑證的關(guān)聯(lián)對應(yīng)。

1.2.4 出口退稅錄入、預(yù)申報(bào)和正式申報(bào)

A公司出口退稅錄入、預(yù)申報(bào)和正式申報(bào)由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部完成。退稅錄入完成后將預(yù)申報(bào)數(shù)據(jù)通過遠(yuǎn)程預(yù)申報(bào)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)申報(bào)，在預(yù)申報(bào)之后確定為正確數(shù)據(jù)的，可以在當(dāng)期的增值稅納稅申報(bào)期內(nèi)，將有關(guān)紙質(zhì)資料及收齊的單證按規(guī)定順序整理、裝訂成冊，向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)做正式申報(bào)。

B公司進(jìn)出口部出口退稅崗人員在出口退稅申報(bào)系統(tǒng)錄入申報(bào)退（免）稅數(shù)據(jù)并生成電子數(shù)據(jù)，可以將生成的數(shù)據(jù)通過遠(yuǎn)程預(yù)申報(bào)系統(tǒng)或人工送達(dá)兩種形式向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行預(yù)申報(bào)。在預(yù)申報(bào)之后確定為正確數(shù)據(jù)的，可以在當(dāng)期的增值稅納稅申報(bào)期內(nèi)，將有關(guān)紙質(zhì)資料及收齊的單證按規(guī)定順序整理、裝訂成冊，向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)做正式申報(bào)。

1.2.5 視同內(nèi)銷的賬務(wù)處理

由于0退率及異常復(fù)函等原因需要做視同內(nèi)銷賬務(wù)處理的情況，A、B公司均由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部完成。

2 不同組織結(jié)構(gòu)對出口退稅業(yè)務(wù)的影響

2.1 A公司組織結(jié)構(gòu)下其出口退稅業(yè)務(wù)的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1.1 A公司部門之間的銜接環(huán)節(jié)較少

A公司貨物采購、出口報(bào)關(guān)及運(yùn)輸和出口關(guān)單收集都由各項(xiàng)目采購?fù)瓿桑鈪R管理、配單、出口退稅錄入、申報(bào)、賬務(wù)處理及存檔由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部完成，出口退稅只需在采購部和資產(chǎn)財(cái)務(wù)部之間進(jìn)行工作銜接，而且在采購部和資產(chǎn)財(cái)務(wù)部之間的銜接工作存在于以下兩點(diǎn)：

● 外匯管理崗?fù)ㄟ^“國家外匯管理局應(yīng)用服務(wù)平臺”詢到報(bào)關(guān)記錄并反饋給運(yùn)輸工程師，運(yùn)輸工程師根據(jù)反饋記錄整理退稅所需報(bào)關(guān)文件并提交財(cái)務(wù)。

●采購工程師按關(guān)單預(yù)錄入單通知供貨商開具增值稅專用發(fā)票，退稅人員根據(jù)貨物名稱、數(shù)量等信息完成單據(jù)匹配。

綜上可見，A公司采購部的工作職責(zé)涵蓋了B公司進(jìn)出口部的部分工作職責(zé)，A公司較B公司而言減少了出口退稅配單這個(gè)環(huán)節(jié)在部門間銜接不利產(chǎn)生的問題。

2.1.2 國外項(xiàng)目組要參與貨物貿(mào)易外匯管理

A公司目前在出口與收匯的匹配上還是在每個(gè)項(xiàng)目項(xiàng)下實(shí)現(xiàn)總量匹配，由于對外承包工程出口業(yè)務(wù)的特殊性，無法達(dá)到出口報(bào)關(guān)單與收匯的精確匹配，但是A公司要求項(xiàng)目組相關(guān)人員根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況來確定每筆收匯的性質(zhì)，原則上要求盡量實(shí)現(xiàn)精確匹配。

2.2 B公司組織結(jié)構(gòu)下其出口退稅業(yè)務(wù)的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.2.1 職能部門之間銜接工作復(fù)雜

在B公司，進(jìn)出口部負(fù)責(zé)進(jìn)出口報(bào)檢、報(bào)關(guān)、運(yùn)輸、外匯核銷（貨物貿(mào)易外匯管理）、提供出口退稅所需出口發(fā)票、出口退稅配單、錄入、申報(bào)和存檔工作，采購部負(fù)責(zé)提交增值稅發(fā)票，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)增值稅發(fā)票的認(rèn)證和賬務(wù)處理。公司出口退稅涉及三個(gè)部門：進(jìn)出口部、采購部和財(cái)務(wù)部，銜接工作無形中倍增。

2.2.2 職能分工精細(xì)發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)

B公司物資采購中心和進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理中心分別負(fù)責(zé)采購和進(jìn)出口業(yè)務(wù)，有利于職能分工精細(xì)，可以使管理工作深入細(xì)致，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化分工可能達(dá)到的最佳效益，并使領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人精力與能力有限的問題得以緩解，避免因管埋者知識不足、經(jīng)驗(yàn)不足時(shí)造成的管理不周，有利于減輕部門領(lǐng)導(dǎo)的擔(dān)子。

2.2.3 國外分公司不參與貨物貿(mào)易外匯管理不利于進(jìn)出口與收付匯的精確匹配

B公司在出口與收匯的匹配上也是實(shí)現(xiàn)了合同項(xiàng)下的總量匹配，但是由于《進(jìn)出口與收付匯的匹配》工作流程沒有國外項(xiàng)目部的參與，所以進(jìn)出口與收付匯的匹配與實(shí)際情況的吻合程度是要大打折扣。

3 優(yōu)化建議

組織結(jié)構(gòu)是為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)，不同組織結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)具有歷史必然性，是根據(jù)企業(yè)具體情況選擇的結(jié)果。各類型的組織結(jié)構(gòu)，都有其特定的優(yōu)缺點(diǎn)和適用范圍，不存在普遍適用的組織結(jié)構(gòu)模式。環(huán)境、戰(zhàn)略、技術(shù)、人員等因素，都對組織結(jié)構(gòu)的有效性有著重要的影響。

3.1 B公司應(yīng)加強(qiáng)部門間的橫向溝通。

B公司可以建立一個(gè)管理和信息共享平臺，該中心接受總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)， 并且與各個(gè)部門進(jìn)行動態(tài)的交互?？偨?jīng)理可以通過該平臺發(fā)布企業(yè)目標(biāo)，各個(gè)部門也可以通過該平臺發(fā)布部門資源信息。通過這個(gè)平臺各個(gè)部門可以實(shí)現(xiàn)信息共享， 從而增強(qiáng)了企業(yè)運(yùn)作的靈活性，使企業(yè)能夠更好地適應(yīng)環(huán)境變化。

3.2 B公司應(yīng)建立國外分公司參與貨物貿(mào)易外匯管理工作的機(jī)制

現(xiàn)行國家貨物貿(mào)易外匯管理法律法規(guī)要求企業(yè)增強(qiáng)誠信意識、加強(qiáng)自律管理。企業(yè)在辦理進(jìn)出口報(bào)關(guān)和收付匯手續(xù)時(shí)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)進(jìn)行信息申報(bào)，企業(yè)貿(mào)易外匯收支、企業(yè)的每個(gè)報(bào)告應(yīng)當(dāng)具有真實(shí)、合法的交易基礎(chǔ)。海外分公司負(fù)責(zé)和甲方根據(jù)工程進(jìn)度對出口的設(shè)備物資進(jìn)行結(jié)算，掌握出口和收匯匹配的第一手資料。所以，海外項(xiàng)目組參與到貨物貿(mào)易管理，與公司貨物貿(mào)易相關(guān)崗位建立溝通機(jī)制是保證公司企業(yè)報(bào)告真實(shí)可靠的重要措施。

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