探析事業單位檔案管理信息化建設

高潔

摘 要：在事業單位中檔案管理工作是不可或缺的組成部分，不論是管理單位的經營信息，還是人員信息都與之關系密切，且事業單位的發展在很大程度上也受其影響。如今，信息技術已被較多的應用到了諸多行業中，而加大事業單位檔案管理信息化建設力度，能夠對檔案資源進行更高效的管理與利用。本文從事業單位的角度出發，詳細探討了如何開展檔案管理信息化建設，希望能夠為大家提供有效建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

進入新時代，事業單位不僅遇到了諸多好的發展機遇，且面臨越來越多的挑戰，在單位快速發展的社會背景下，信息資源日漸豐富，傳統的檔案管理已和事業單位當前的發展要求不相符，進而極大的影響到了檔案管理效果。對此，事業單位務必要提高對檔案管理信息化建設的重視程度，充分聯系起單位的實際發展情況，通過各種行之有效的手段提高檔案管理信息化建設的有效性，讓檔案管理的價值得到充分突顯，切實發揮有效作用。

1 完善制度機制

新時期，事業單位若想進一步規范檔案信息，則就一定要建立信息化管理機制，并將其不斷完善。所以，事業單位在實際建設中，第一，要立足于本單位的實際情況，建立健全管理制度機制。事業單位應注重協調好檔案管理信息化建設工作人員和網絡技術人員的關系，通過對相關制度的完善，促使雙方建立起良好的合作關系，加強溝通交流，為高效開展檔案管理信息化建設工作奠定堅實的基礎。第二，事業單位可以立足于實際，加大績效考核制度的實施力度，同時將其和管理人員的切身利益密切聯系在一起，使管理者能夠主動參與，確保檔案管理信息化建設工作的高效性。同時，事業單位還應對獎懲制度予以構建，與管理人員的實際表現相結合，采取相應的獎勵或懲罰手段，以此調動檔案管理人員參與工作的積極主動性，并起到約束其行為的作用。第三，在管理網絡技術人員的過程中單位需要以實際為基礎，建立健全維護檢修制度，從制度上明確要求相關人員必須在固定的時間對設備和軟件進行維護、修理和更新，以此最大化發揮出信息化檔案管理平臺的重要價值。

2 加大館藏紙質檔案的數字化建設力度

過去檔案只要以紙質文件為主，這些文件的保存難度較大，對環境提出了較高的要求，同時不易更改。在新的時代背景下，事業單位所采用的傳統檔案管理模式已無法滿足現代管理需求，對此就要求積極對檔案管理模式予以革新，將信息技術的優勢最大化發揮出來，用電子版形式保存傳統紙質檔案文件，使之后的信息變更可較好的實現，順利開展檔案信息化建設。與此同時，還應將諸多數據處理技術（云計算、大數據等）利用起來，用以處理檔案數據，對信息進行高效整合。除此之外，還要數字化處理那些需要永久保存的信息，促進檔案信息保存效率提升，同時還能防止丟失信息的問題出現，這無疑十分有利于事業單位做出科學合理的決策，確保檔案信息的完整性。

3 積極培訓事業單位檔案管理人員

檔案管理人員的素質直接決定了檔案管理工作質量，因為事業單位中的檔案管理內容較為繁雜，故對管理人員的要求也十分嚴格，管理人員不僅要按類型劃分檔案，同時應能夠靈活操作計算機和其他設備。所以，事業單位要針對檔案管理人員，不斷加大培訓力度，和這些人員的實際工作能力相結合，對適宜的培訓內容進行選擇，促進其工作能力有效增強。同時，還可以在固定的時間開展座談會，邀請相關檔案管理專家解答檔案管理人員的疑惑，使檔案管理人員的困惑得到切實解決。除此之外，還要檢驗培訓成果，設置專業性的考試，測試檔案管理人員掌握知識的程度，淘汰測試不合格的人員，且還需把一套完善的激勵機制建立起來，以使檔案管理人員積極參與到檔案管理中。

4 加大檔案信息數據安全管理力度

現階段，事業單位的檔案管理信息化建設還是有很多弊端亟待解決，而要確保管理工作質量，就需將管理的重點放在檔案信息數據安全方面，對此就要求各級人員對檔案安全管理引起高度重視，把安全隱患對檔案管理信息化建設的不良影響給充分認識到，正確管理相關電子檔案，避免發生重要資源被竊取或泄露等問題，使數據信息更加穩定、安全。同時還要加大安全硬件設施的引進力度，如此便能加大黑客入侵的防范力度，以免重要資料被竊取，將安全硬件的價值和作用最大化發揮出來。不僅如此，管理人員還需把檔案信息檔案管理保密制度建立起來，并不斷完善，各級人員在開展管理工作時均要以此為范本，把保密制度在整個檔案管理工作全過程中執行，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設的高效性，顯著提升信息化建設水平。

結語

綜上，在事業單位的發展過程中，檔案管理工作發揮了極為重要的促進作用，新形勢下，事業單位檔案管理模式已和以往大不相同，檔案資料已逐漸實現了信息化存儲，各種檔案資源得到了高效整合。在事業單位的檔案管理工作之中積極使用信息技術，既可以高效管理檔案信息，同時還能確保檔案信息更加準確，增強檔案的規范性。

參考文獻

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