檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

趙曉霞

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-035-01

摘 要 檔案的收集整理是檔案管理工作中的核心一環(huán)，其直接影響著檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。本文簡單闡述了檔案收集整理的重要性，同時(shí)對(duì)如何提高檔案收集整理工作水平展開了重點(diǎn)研究。

關(guān)鍵詞 檔案收集整理 檔案管理 措施

一、檔案收集整理的重要性

從檔案管理方面分析，檔案的收集整理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但在檔案管理中占據(jù)著關(guān)鍵性地位。檔案收集整理在檔案管理工作中的重要性，具體表現(xiàn)如下：首先，檔案收集整理可以進(jìn)一步挖掘檔案資源蘊(yùn)含的潛在價(jià)值。大部分檔案資源蘊(yùn)含的價(jià)值都是通過前期收集整理而發(fā)現(xiàn)的，所以針對(duì)此類檔案資源，需要檔案工作人員進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)記錄，以便充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值與作用[1]。其次，檔案收集整理是形成檔案資料的重要一環(huán)，也是檔案形成的根本性前提，檔案的收集整理影響著檔案資料形成的最終效果，所以必須高度重視檔案收集整理工作。最后，檔案的收集整理作為檔案管理工作的一種方式，也是最基本的工作要求，通過檔案的收集整理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的分類、記錄等，所以檔案管理工作人員必須高度重視檔案收集整理工作。

二、提升檔案收集整理工作水平的措施

（一）提高檔案收集整理意識(shí)

為了能夠有效提升檔案的收集整理工作水平，就需要增強(qiáng)工作人員的檔案收集整理意識(shí)，深刻地認(rèn)識(shí)到檔案收集整理在檔案管理中的重要性，從而認(rèn)真、仔細(xì)完成檔案收集整理工作[2]。由此檔案部需要實(shí)施培訓(xùn)與教育，不斷地提升檔案管理工作人員的收集整理意識(shí)，使其能夠全面地了解與有效掌握檔案的收集整理有關(guān)知識(shí)、方法等，促進(jìn)檔案收集整理工作的有序、有效落實(shí)。

（二）優(yōu)化檔案收集整理體系

檔案的收集整理工作，需要根據(jù)檔案管理工作基本要求與檔案部實(shí)際狀況，不斷地優(yōu)化與創(chuàng)新檔案收集整理工作體系，科學(xué)地應(yīng)用信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，以現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)為前提逐步優(yōu)化檔案收集整理工作體系，厘清檔案收集整理工作網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)提升工作效率，從而為檔案管理工作的全面落實(shí)夯實(shí)基礎(chǔ)。此外，還需要對(duì)檔案收集整理工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)檔案收集整理工作人員之間的科學(xué)協(xié)調(diào)與配合，有效提升檔案收集整理效率。

（三）完善管理制度，將責(zé)任落實(shí)到部門

綜合分析檔案管理實(shí)際情況與檔案部人員配置狀況，構(gòu)建完善的檔案收集整理工作管理制度，通過各種途徑或者是不同場合積極宣傳檔案管理知識(shí)與相關(guān)法律法規(guī)，把制度有效貫穿到檔案收集整理工作之中，明確檔案部需要承擔(dān)的責(zé)任，深化其檔案管理意識(shí)，促使其自覺、認(rèn)真完成檔案收集整理工作[3]。針對(duì)檔案收集整理工作管理制度的構(gòu)建，需要包括檔案的移交歸檔制度、檔案崗位規(guī)范制度與責(zé)任落實(shí)制度等，從而使檔案收集整理工作的落實(shí)能夠有制度可循。

（四）主動(dòng)收集，提升歸檔率

檔案收集整理工作不僅要構(gòu)建檔案收集歸檔機(jī)制，需要高層領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門之間的密切配合，也需要檔案管理工作人員嚴(yán)格落實(shí)“三勤”基本原則，也就是腦勤、手勤與腳勤，樹立端正的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作責(zé)任。檔案管理工作人員要結(jié)合檔案資料的來源廣突出特點(diǎn)，積極主動(dòng)上門收集，并進(jìn)行跟蹤。針對(duì)沒有按照規(guī)定移交檔案資料的部門，檔案管理工作人員必須上門催交，積極與其進(jìn)行溝通，要有耐心，從而切實(shí)提升歸檔率。

（五）提升服務(wù)水平，化被動(dòng)為主動(dòng)

檔案工作人員是檔案資料的管理者，也是檔案資料使用者的服務(wù)者。檔案人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，克服傳統(tǒng)的“守?cái)偸健狈?wù)工作理念，突出助手作用，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)信息載量大與傳輸效率高等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分享與共享。高度重視編研工作，檔案工作人員需要掌握檔案資料具備保存情況，綜合分析與研究檔案資料中的各項(xiàng)信息，然后通過收集、篩選、歸納以及摘編等編印成相關(guān)的檔案參考資料，讓檔案資料使用者深刻地認(rèn)識(shí)到檔案資料的價(jià)值與作用[4]。以實(shí)際作為立足點(diǎn)，有目標(biāo)性的編制檔案資料檢索工具，從而提高檔案資料使用的便利性。

（六）建立檔案職業(yè)道德規(guī)范，提升檔案工作人員道德水平

為了能夠使檔案工作人員在檔案收集整理工作中有效落實(shí)檔案職業(yè)道德，檔案部應(yīng)該制定檔案職業(yè)道德規(guī)范制度，借助制度約束與規(guī)范檔案工作人員的行為。與此同時(shí)，應(yīng)綜合分析與研究檔案工作人員內(nèi)心需要，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作價(jià)值需要通過與社會(huì)交往體現(xiàn)，當(dāng)檔案工作人員獲得了社會(huì)滿足感，真正的看到檔案職業(yè)價(jià)值，就會(huì)端正工作態(tài)度，并自覺遵守檔案收集整理工作制度。

三、結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作也變得十分復(fù)雜，為了切實(shí)提升檔案管理效率，就需要以檔案管理實(shí)際情況為立足點(diǎn)，以檔案收集整理為切入點(diǎn)，通過一系列措施提升檔案收集整理工作水平，從而保證檔案管理工作的有序、有效落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王璐.如何做好機(jī)構(gòu)改革期間檔案的收集與整理工作——以大慶市機(jī)構(gòu)改革期間檔案收集與整理為例[J].黑龍江檔案，2019（03）：102.

[4]卜娟娟.文件材料的平時(shí)收集在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（22）：115.