大數據時代背景下共享服務中心建設探討

杜聰 儲志強 孫文倩 劉瑤宇 仵冀穎 溫圣軍

摘? 要： 構建財務共享服務中心的目的是匯聚企業原有分散的、格式不統一的數據。在此基礎上，利用大數據技術，梳理、提取業務流程節點，優化業務流程，減少重復性、交叉性的工作，提升財務工作的效率。以某跨國檢驗檢測行業C企業為例探討了建設財務共享服務中心的重要性，具體提出了C企業財務共享服務中心的IT架構和建設模式，并對核心模塊功能進行了分析。C企業共享服務中心的構建，為后續企業人力資源管理、業務決策、財務投資等提供了基礎技術支撐。

關鍵詞： 大數據; 共享服務中心; 架構設計; 流程優化

中圖分類號：TP302.1? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1006-8228（2020）10-116-04

Abstract： The purpose of building a financial sharing service center is to gather the original inconsistent format data of the enterprise， then by using big data technology， combs and extracts business process nodes， and optimizes the business process to reduce the repetitive and cross-cutting work and improve the efficiency of financial work. It is explored the construction of a financial sharing service center by taking a multinational inspection and testing industry C enterprise as an example. Combined with business characteristics， organizational structure， etc.， the IT architecture and construction model for a financial sharing service center are specifically proposed， and the functions of core module are analyzed. Building a sharing service center for enterprise C provides the basic technical support for subsequent enterprise human resource management， business decision making， and financial investments.

Key words： big data; sharing services center; architecture design; process optimization

0 引言

近年來，IT技術、互聯網技術不斷發展，新技術、新產品、新成果不斷涌現。云計算、大數據等在各行各業中的應用不斷推廣，企業信息化從傳統的業務應用系統建設階段逐步進入大數據時代[1，7]。對于財務信息化建設來說，大數據的沖擊也改變了原有的財務工作模式、工作規則，對整體的信息化應用架構產生了影響[5-6]。在大數據時代背景下，財務信息化建設的重點任務從傳統的實現財務流程信息化、賬務的信息化，逐漸發展為向財務信息共享、財務信息決策支持提供服務。依托大數據技術，實現財務數據的匯聚、共享以及清洗、加工、處理，通過應用大數據分析技術，為企業決策提供技術支持[1-4]。

本文以國內某大型檢驗檢測跨國企業為原型，探討了現有財務信息化應用的局限性，研究了構建財務共享服務中心的相關問題。重點分析了財務工作組織結構調整、共享服務中心基礎環境建設和IT架構設計等內容，為進一步提升企業的財務信息化工作水平提供了參考。

1 企業基本情況分析

本文以國內某著名檢驗檢測央企（以下簡稱C企業）為原型，探討企業財務共享服務中心的建設。C企業擁有集團總部、國內36家分公司和海外18家分公司，此外還有物業公司、專門產品線公司、培訓基地等下屬企業。C企業對國內的36家分公司控股51%，而對海外公司和其他下屬企業則為100%控股。

根據企業信息化發展總體要求，C企業已經開發并上線了財務管理系統，實現了日常財務報銷、人員工資發放等功能。開發了綜合業務管理系統，實現了對部分產品線、不同分公司的經營狀況、收益情況的數據匯總。C企業實現了財務處理、日常辦公的信息化，尚未實現國內、海外公司的財務信息實時交互與共享，未實現資金流、業務流的統一。就資金流本身，由于一些業務的特殊性以及信息化系統開發的技術局限性，同一業務的財務數據尚未能通過信息化系統匯總，還需要手工進行收集整理。

近年來，我國不斷開放檢驗檢測市場，允許境外企業在中國開展業務，也認可境外企業針對產品、食品等發放的檢驗檢測合格證書。客戶對于銷往海外的產品持有境外企業出具的合格證書往往比C企業證書接受度更高。這就給C企業的發展帶來了巨大的挑戰，原有按區域設點、分公司各自為戰的經營策略不再適用，急需依托大數據等信息化技術手段輔助決策，有效降低企業運營成本，提升企業整體戰略布局能力，更好的發揮C企業價值，打造民族品牌。

目前，C企業財務管理主要存在兩方面的問題。一是管理成本高，集團總部、各分子公司都單獨設立了財務部門，集團總部規劃發展部、辦公室等部門也要設立單獨負責財務分析、財務資產管理等崗位，從事財務相關工作的人員過多，導致財務管理成本很高。二是財務管控能力較差，國內公司、產品線公司、海外公司都建有單獨的財務系統或業務管理系統，財務相關數據不能夠實時匯總、數據格式不統一。分散的財務數據導致業務管控能力較差，業務管理的運行效率低下。

建立C企業的財務共享服務中心能夠有效降低財務管理成本、提升財務管理的水平。依托財務共享服務中心匯聚的財務數據、業務經營情況數據以及人力資源成本消耗數據等，利用大數據技術進行分析和預測，能夠為C企業產品線設立、區域經營中心設置以及海外公司的人員配置等提供科學依據，為企業負責人提供決策依據，提升企業競爭能力。

2 企業財務共享服務中心建設

2.1 財務組織結構調整

C企業集團總部當前的財務工作組織結構是：由集團董事長直接牽頭財務工作，下設財務總監、辦公室、財務部、規劃發展部，同時另設監察審計部。其中，辦公室負責財務資產的管理，財務部負責日常財務具體事務型工作，規劃發展部負責與企業經營、戰略有關的財務工作，監察審計部負責紀檢監察和內部審計工作。各下屬企業、分公司分別設有財務部，日常與集團總部財務部溝通。

由C企業現有架構可以看出，財務部負責的是日常辦公用財務支出、人員薪資發放、大型項目的財務支出等工作。涉及財務資產的信息由辦公室掌握，涉及企業經營決策類的信息則由規劃發展部掌握。通過進行組織結構調整，與財務相關的工作都劃歸到財務共享服務中心，財務共享服務中心內部分設日常核算、出納崗位，以及經營狀況分析、業務決策分析等崗位。各分子公司的財務數據全部匯聚的C企業財務共享服務中心，利用數據挖掘、數據分析技術，為企業提供決策支持。

2.2 基礎環境建設

C企業原有集團信息化部，在北京總部建立了專門的信息化機房，購置了大量的小型機、單片機等服務器。已經開通租用了聯通、電信等運營商的線路，并針對整個機房環境配備了負載均衡設備、安全監控設備等，具有較好的硬件基礎和暢通的主干網絡。從資金投入、利舊等角度出發，新的財務共享服務中心依托原有的信息化設備，選址在原有的信息化機房。

北京具有IT技術優勢，大的IT企業、互聯網企業都將總部或分公司設在北京，例如阿里、百度、騰訊、華為等。北京還有眾多一流高校和中科院等科研院所，對新型IT架構、技術等都

比較熟悉。共享服務中心是C企業財務工作、決策支持工作的核心，其穩定性、安全性、可靠性尤為重要。因此C企業最終將財務共享服務中心的基礎環境設立在北京。

2.3 共享服務中心整體架構

2.3.1 財務管理模塊（ERP）

C企業財務共享服務中心整體架構如圖1所示。整個共享服務中心的核心是財務管理模塊，即原有的財務信息化系統（ERP）。升級后的財務管理模塊主要是實現企業全球業務財務工作的一體化，所有的財務業務都匯聚在該模塊中，再經過統一的數據轉換處理匯入總賬子模塊中。這種做法也有利于實現對原有財務信息化工作的延續。

具體來講，應收子模塊處理各下屬企業、分公司收入核算、合同管理、客戶信息管理等，同時能夠實現對合同履行情況的跟蹤、對客戶信用狀況評價等。應付子模塊處理企業的應付財務核算、合同管理以及供應商管理等，同時能夠實現對應付合同的執行情況、對供應商的信用狀況評價等。借款子模塊主要解決針對突發業務投入、工程借款等財務問題。單獨設立借款子模塊能夠準確把控預算的執行情況，同時能夠整體掌握業務的臨時變化、突發情況等。資產子模塊主要實現對財務相關資產的管理，包括資產的折舊、報廢、資產成本的核算等。成本子模塊則主要處理人員成本、資產成本等各類企業運轉所必須的成本投入情況。總賬子模塊是ERP的核心，各個子模塊的數據全部匯入總賬模塊，從而實現對企業的全部收、支信息匯總管理。

圖2示出了在財務共享服務中心模式下單筆支付交易在財務管理模塊中完成的詳細流程。在共享服務的模式下，單筆支付的相關財務審核、劃撥、支付等工作全部由財務共享服務中心集中完成，避免了不同部門之間的任務交叉，提高了工作效率。

2.3.2 項目管理模塊

項目管理模塊是本次財務共享服務中心建設的新增模塊，主要實現了對預算、檔案和項目的會計工作的單獨處理，具體包括預算管理子模塊、項目檔案管理子模塊和會計子模塊。預算管理子模塊主要實現企業各類預算資金的制定、預算資金投入情況分析等。該子模塊直接與財務管理模塊（ERP）中的借款子模塊對接，能夠實時統計納入預算的資金情況和未納入預算的借款執行情況。項目檔案管理子模塊則將全部財務執行的合同、過程文檔、驗收文檔等進行統一管理。會計子模塊是日常財務核算模塊。預算管理子模塊生成每一筆支出的統一編碼，整個項目管理模塊以該統一編碼為依據建立對會計信息、項目檔案的管理。

2.3.3 數據錄入模塊

數據錄入模塊是整個共享服務中心的信息采集端口，所有財務相關的數據、資料都要通過數據錄入模塊導入。該模塊主要包括圖像掃描、條碼識別的子模塊，C企業全部分子公司凡不能直接通過系統錄入的材料，都要經由統一的掃描設備、掃描程序錄入系統。數據錄入模塊直接將數據導入財務共享服務中心的專門數據庫中。為了能與原有的財務系統順利對接，本次設計沿用Oracle數據庫，并對各類信息專門分類、標注，便于后期的查詢、處理。

2.3.4 網絡報銷系統

C企業員工，包括集團總部、各下屬企業、分公司的員工，日常報銷都通過網絡報銷系統實現，打破了時間和空間的限制，通過網絡上傳報銷憑證，方便負責人及時進行審批。報銷的信息直接與資金管理平臺對接，能夠及時實現報銷回賬，極大提高了日常財務報銷的工作效率。對于C企業這類跨國機構，通過網絡實現的報銷系統尤為重要。圖3中給出日常報銷的處理流程。

2.3.5 資金管理平臺

C企業全部的財務數據都匯聚在資金管理平臺中，包括預算、結算等。資金管理平臺為共享服務中心的各個模塊，以及企業的各個業務系統提供資金結算等服務。

資金管理平臺中專門設有預算管理的子模塊和數據庫，記錄資金預算上報情況及執行情況，能夠對預算資金進行支付審批、支付流程的自動管理，實時掌握C企業全部資金的存量、流向等，從而有效解決資金分布不均、對重點業務資金支持不足等問題。此外，資金管理平臺中的資金結算子模塊記錄企業資金支出情況，包括預算管理子模塊對應的資金支出以及臨時性的資金支出兩類，能夠真實、準確的記錄C企業實際支出的資金情況。

資金管理平臺與預算管理系統、網上報銷系統進行數據交換、業務協同聯動，實現C企業日常的資金支出和支付。

2.3.6 數據分析模塊

數據分析模塊主要是利用大數據、自然語言處理等技術，對共享服務中心所匯聚的數據進行進一步處理和分析，為企業決策者制定政策、調整管理手段等提供依據。

數據可視化是數據分析的一個重要部分，也是數據分析模塊的重要輸出手段。數據可視化借助圖形化工具，能夠清晰有效的傳達信息。數據可視化與信息圖形、信息可視化、科學可視化以及統計圖形等有密切關系。數據可視化為洞察數據的內涵、理解數據蘊藏的規律提供了重要的手段。數據可視化的工具使財務分析突破了傳統的財務報表等格式限制，能夠以更加生動、直觀的方式展示出來，從而方便沒有財務知識背景的人快速、清晰地理解并做出決策。

2.3.7 綜合管理模塊

綜合管理模塊主要實現對財務共享服務中心的用戶管理、后勤管理等，同時提供績效考核功能和其他輔助的支持功能。隨著C企業財務共享服務中心的不斷發展，陸續可增加其他輔助支撐功能。

3 總結

本文探討了大數據時代背景下財務共享服務中心的建設，以國內某大型檢驗檢測集團C企業為實例研究了財務共享服務中心的整體架構設計和各個模塊的功能實現。

財務共享服務中心不僅是信息化技術手段在財務工作中的應用，更是財務工作流程再造、組織結構調整的結果。財務共享服務中心的建設沖擊了C企業原有的財務管理模式，在今后的工作中需要進一步與日常工作磨合，實現數據的有效匯聚，以及工作流程的高效、便捷化調整，以有效發揮共享服務中心的作用，為企業決策提供財務數據和信息方面的有效支撐。

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