計算機技術在辦公自動化管理中的應用

王翀楠

中圖分類號：C931 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-022-02

摘 要 隨著信息技術的發展，辦公形式逐漸朝向智能化以及自動化方向邁進，這種趨勢能夠有效提升辦公的效率。將計算機信息技術應用于辦公系統中，能夠建立統一高效的模式，才能適應目前辦公自動化的發展要求。本文對計算機技術在辦公自動化中的應用進行分析，希望能夠有效提升辦公自動化質量，給相關人員以借鑒和參考。

關鍵詞 計算機 辦公自動化 應用分析

隨著計算機技術的不斷發展，改變了人們的生產和生活模式。對人們工作的性質及手段都產生了巨大的影響。隨著信息科技的發展，在辦公領域中可以借助于高效的計算機處理模式，以信息決策作為指導，有效實現辦公資源的合理利用以及資源的共享，辦公數據能夠得到較好的存儲和利用，有效提升辦公自動化的管理效率及水平。

一、計算機技術應用于辦公自動化的主要意義

辦公自動化是一種新型的辦公模式，這種辦公模式能夠服務于人機交互的信息處理系統，是新世紀重點開發的應用技術領域。辦公自動化系統深刻改變了目前的工作形式，所使用的系統工具較為先進，后期維護更為方便，更加易于拓展，并且簡單操作容易學習，能夠支持多種信息網絡，在辦公過程中也能夠有著較好的安全防范措施，人機互動界面較為友好，因此得到了廣泛的使用。下面主要闡述辦公自動化中應用計算機技術的主要意義。

（一）能夠有效提升工作效率

辦公自動化中應用計算機技術能夠實現協同工作，針對于個人來說，利用lotos或者是office系列軟件，能夠迅速提高辦公效率。在辦公任務中，各種文件報告以及表格不再依賴書面材料，同時計算機制作更為精確，不容易產生歧義，防止給工作帶來相應的損失。更為重要的是，計算機辦公自動化技術能夠給相應的技術交流提供了統一的標準，能夠實現個體與個體之間以及群體與群體之間的協同辦公。借助于計算機網絡，辦公群體之間的信息接收以及傳送都能夠準確運行。比如說相應的郵件可以根據管理規定，群發用戶或者是向指定的用戶單獨發送，能夠實現信息的快速傳閱以及下發，有效提升工作的效率。

（二）有利于節約辦公的成本

計算機技術在辦公自動化領域中的應用，能夠實現無紙化的文件流轉，原來許多需要準備較多資料的事項，可以在辦公自動化系統中輕易得到解決，這樣就能夠節約大量的紙張，墨盒以及碳粉，同時對于聯系費用通信費用也能夠較好的控制，有效降低辦公成本，解決浪費過多的問題，同時也能夠實現辦公設備的共享，為后期的維修和保養都能夠建立良好的基礎。

（三）有利于加強辦公系統內部之間的交流與聯系

由于受到各種環境因素的影響而受到一定的制約，部門與部門之間，員工與員工之間缺乏相應的交流，互動性能比較差。計算機技術能夠有效突破時間以及空間上的限制，在不影響工作的前提下，實現辦公系統內部之間的順暢交流，同時也能夠使辦公業務之間緊密結合在一起。信息采集以及傳輸都可以在極短時間內完成，領導在短時間內就可以獲得相應的參考數據，做出決策更為方便快捷。借助于互聯網能夠有效對各種資源進行挖掘，也可以實現合作伙伴的跨越式發展。隨著越多的資源都在互聯網上進行連接，借助于網絡進行辦公交流具有非常重要的現實意義。

（四）能夠實現角色的智能化

借助于辦公自動化中的計算機技術，能夠有效輔助領導進行決策，做好相應的數據支持工作，能夠有效提升辦公的質量，也是未來辦公自動化發展的主要趨勢。借助于計算機系統，能夠對各項工作進行核查，提升跟蹤的進度以及質量，并且及時反饋辦公效率的結果，管理層對于工作進展能夠隨時掌控，以提升管理的科學化以及有效化。

（五）計算機技術辦公自動化的主要特點

隨著現在生活節奏的加快，辦公效率必然要不斷提升以滿足時代發展的要求。需要不斷整合內部和外部的信息，有效提升計算機網絡辦公的管理水平，這才是未來搶占辦公自動化高地的重要措施。下面主要概括計算機技術辦公自動化的主要特點

1.需要實現差異化管理

傳統的辦公模式比較簡單，系統易于維護，但是隨著現在工業技術的發展，企業內部劃分的門類越來越多，職能性越來越強，對于一般的管理人員來說，職能存在較大的差異性，對于不同部門的員工也存在較多的差別。比如說，企業內部的銷售人員可以對客戶信息進行瀏覽，同時要與產品信息平臺進行連接，但是由于這部分是企業的比較機密的資源，因此其他人很難進入；員工工作的進度平臺領導可以查詢，是其他普通員工則不能進入，因此面對不同的人群，需要開放相應的平臺信息，這樣才能夠做到辦公管理的自動化以及差異化；

2.計算機辦公自動化系統更為靈活

隨著信息技術的發展，辦公環境愈加復雜，利用計算機辦公自動化系統，能夠對信息進行分類整理和分析，然后形成有價值的參考數據，供領導選擇。比如公司的日常管理情況以及客戶的反饋情況，能夠有效提升管理工作的效率，減少出現錯誤的可能性。

3.計算機辦公自動化系統沒有時間以及空間的限制

在傳統的辦公模式中，很容易受到時間以及空間的限制，借助于計算機辦公自動化系統，能夠有效打破時空限制，可以將移動互聯網系統，智能無線系統進行充分的拓展和應用，借助于智能手機客戶端以及筆記本電腦，可以實現及時的通訊以及視頻，同時也可以在各種場合下進行辦公，從而實現辦公室的無封閉化，對于自身辦公業務也能打破時間以及空間的局限性。

二、計算機技術在辦公自動化的主要應用分析

（一）計算機網絡通信技術

針對于計算機網絡通訊技術所服務對象的不同，可以劃分為局域網以及廣域網兩種。在辦公自動化的應用中，借助于局域網系統，能夠將辦公部門或者是群體組成一個系統內部的網絡，通過先進的通信系統以及技術進行連接，以實現視頻圖像以及數據之間的交流以及存儲和交換，能夠有效提升全體工作的效率，增強人員之間的信息交流，能夠有效避免因為信息傳輸失誤而使得企業管理出現問題，提升信息傳輸的成本，同時也能夠提高信息傳輸的精確度。借助于計算機網絡通信技術，能夠有效實現數據的交流以及共享，借助于企業所搭建的信息分享平臺，能夠有效簡化辦公自動化的流程，對于各種辦公數據能夠得到精確的利用，促進企業的長期健康可持續發展[1]。

（二）計算機遠程傳輸技術

計算機遠程傳輸技術已經成為目前辦公自動化的必備標準，借助于各種專用軟件，能夠實現快速的遠程信息的傳輸，并且可以實現發送的文字以及表格之間的快速轉換，實現文件的自動接收以及存儲。通過各種簡單的辦公自動化操作步驟，能夠以比較短的文件傳輸的時間，實現文件傳輸的應用化，這也是計算機技術在辦公自動化中的一種應用。

（三）文件的恢復以及備份的技術

人們在辦公過程中，經常由于各種問題誤刪數據，造成不必要的損失。因此對于計算機文件掌握數據備份技術能夠有效實現對刪除數據的恢復，減少數據遺失的可能性。在進行辦公過程中，在發生意外文件被刪除后，也可以借助于歷史備份查看相應的記錄。如果存儲設備出現故障，無法進行存儲，也可以借助于計算機恢復數據的功能，查找丟失的數據，然后借助日志進行備份，這種有針對性的恢復數據的工作，能夠使得計算機數據存儲更為安全性，能夠有效實現文件的快速流轉。

（四）建立內部的信息發布平臺

比如說可以借助于電子論壇刊物以及公告板的形式，明確內部的規章制度以及相應的公告事項，在內部能夠無紙化傳播，有助于單位員工及時了解外部的動態情況。信息發布的平臺是內部人員相應的公開信息的場所，管理員對其信息進行分類和更新，也可用于發布各種通知，在內部可以設置電子郵件，具備與外界進行交流的功能。借助于內部信息發布平臺，領導也可以掌握相應的工作反饋情況，以達到不斷提升以及優化的目的[2]。

（五）促進辦公流程的自動化

需要有效提升辦公工作的效率，同時對內部資源進行改進和提高，有效提升工作的舒適性。大量單位內部的流程化工作，都可以借助于計算機技術實現自動化發展，這樣能夠使得內部與外部資源進行優化和整合，對辦公事務進行管理，比如說日常用餐的管理，其他會議管理物品管理都可以與辦公流程自動化相互結合。

（六）其他方面的應用

計算機技術在辦公自動化中的應用，除了有以上幾個方面的內容之外，還有其他幾個比較重要的應用：

1.檔案管理中

在檔案管理中應用計算機技術能夠有效實現無紙化辦公，同時對于人事管理，工作管理以及資料管理考評制度急著都能夠結合起來，有效降低工作的管理費用，實時查詢功能更為強大，提升人是管理的效率。

2.對于會議管理也有較多的益處

在傳統模式下，當召開會議時，需要準備大量文件，借助于計算機技術，能夠使得會議管理更為輕松，在會議召開前，可以通過內部OA系統對會議議題和內容進行審批，然后在相應的安排人員時間以及場地，以電子郵件的形式發放，會議的函件，借助于信息技術，要整理好相應的會議記錄。

3.對于個人用戶進行管理

可以提供用戶在線辦公的平臺，對用戶個人工作進行統一規劃和管理，做好相應的日程安排以及工作整理以及記錄，還能夠與其他用戶交換意見，實現網絡材料的報審[3]。

三、計算機技術在辦公自動化中的應用前景

在未來智能化是辦公自動化的主要發展方向，需要組織流程進一步優化，加強知識創新以及技術創新，成為智能管理的智能平臺。第一，更加強調知識驅動，以借助于知識管理技術，將知識管理納入到協同辦公平臺建設中，建立相應的場景通道，充分發掘創造力，并且將組織行為轉變為個人行為，實現知識系統的綜合化；第二，建立門戶，更加強調以人為本，同時更加強調人機交互之間的可操作性以及及時共通性，個體協調之間更加方便快捷，做好數據的整理和分析，實現自動化以及智能化；第三，做好協同辦公。隨著移動互聯網發展在個人辦公終端設備上進行知識管理已經成為常態，它可以實現移動辦公以及無線的掌控，有效提升辦公的效率。

四、結語

計算機技術在辦公自動化中有著較為廣泛的應用，它能夠有效提升辦公自動化的效率，并且做好各專業的系統配合，因此在未來的發展中具有十分重要的現實意義及社會意義。

參考文獻：

[1]彭辰陽.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用[J].技術與市場，2020，27（6）：96+98.

[2]王才偉.辦公自動化中的計算機技術應用研究[J].計算機產品與流通，2020（8）：10.

[3]江浩.計算機視覺技術在自動化中的應用探析[J].科技創新與應用，2020（14）：179-180.