信息化背景下水利部門檔案管理工作

丁小婷

摘 要：水利部門檔案資料由內(nèi)、外兩部分組成，部分水利部門重視內(nèi)部檔案管理，忽視外部檔案的管理，造成自身檔案管理水平難以提高。文中分析水利部門檔案管理信息化建設(shè)的重要性，探討信息化背景下水利部門如何做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;水利部門;檔案管理

我國(guó)行政組織內(nèi)部有著相對(duì)完善的檔案管理制度，各級(jí)政府與行政職能組織建立相應(yīng)的檔案管理制度。但部分單位并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，造成管理內(nèi)容與方式上出現(xiàn)錯(cuò)漏，需要結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行妥善解決，持續(xù)優(yōu)化水利部門檔案管理工作。

1 水利部門檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 提升檔案管理效率

檔案管理工作是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為各項(xiàng)社會(huì)工作提供檔案服務(wù)，保障各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐順利開展。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要大量人員參與，管理成本較高，員工工作強(qiáng)度大，影響檔案管理效率。進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，可以使電子信息檔案數(shù)量增加，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成檔案整理分類，顯著提升工作效率。

強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，保證信息安全。另一方面，由于紙質(zhì)文件的大量存在，印刷費(fèi)用也是管理成本的重要組成部分，這種消耗品的存在也不利于節(jié)約型管理模式的形成。而采用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅可以提升工作效率，從而還能以電子版的方式代替紙質(zhì)載體，有效節(jié)約了成本。

1.2 增加檔案管理安全性

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅工作，由于在有限的空間內(nèi)存放著大量的紙質(zhì)文件資料，一旦由于管理不慎出現(xiàn)火災(zāi)等問(wèn)題，將會(huì)造成重大損失。同時(shí)當(dāng)前部分檔案管理工作量巨大，因此需要多人同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種非專人負(fù)責(zé)的管理模式不利于形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，甚至存在泄漏信息的情況，嚴(yán)重危害名譽(yù)以及社會(huì)的穩(wěn)定性。

通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理檔案信息，降低人員使用數(shù)量，提高檔案管理質(zhì)量與效率，從而有力降低信息泄露情況的發(fā)生概率。

1.3 提高檔案資源利用率

檔案管理工作內(nèi)容較多，利用信息化建設(shè)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一整理與收集信息資源，實(shí)現(xiàn)分類處理信息資源的目的。相關(guān)的部門在檔案管理負(fù)責(zé)人的授權(quán)下，可以對(duì)制定的信息文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，從而提升信息共享的效率，這種共享模式安全性較好，還能更好地發(fā)揮信息資源的價(jià)值，推動(dòng)進(jìn)一步發(fā)展。

2 信息化背景下水利部門檔案管理工作優(yōu)化

2.1 做好檔案資料規(guī)劃處理

信息化建設(shè)作為檔案管理工作的最終趨勢(shì)，檔案管理人員要意識(shí)到檔案電子信息化的重要性。這意味著短時(shí)間內(nèi)電子信息檔案數(shù)量增加，需要充分利用檔案管理優(yōu)勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)上完成資料分類與處理，提升管理效率。

由于檔案管理工作中也會(huì)涉及到人員、技術(shù)和資金等問(wèn)題，需要為數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)提供充足的資金和技術(shù)支持，水利部門應(yīng)該成立專項(xiàng)資金，通過(guò)設(shè)立一定的兼職崗位，積極參與到檔案管理工作中。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理方式可能會(huì)為后續(xù)的分類管理造成負(fù)擔(dān)，甚至還會(huì)造成重要資料的丟失問(wèn)題。所以在水利部門應(yīng)用信息化建設(shè)做好檔案管理工作的過(guò)程中，需要搭建完善的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，形成電子數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用專業(yè)的設(shè)備和系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行處理，提升工作效率。

2.2 提升電子檔案整理的效率

為加快大數(shù)據(jù)時(shí)代管理模式的轉(zhuǎn)型，水利部門需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)。傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。因此需要做好計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密處理工作。第二，應(yīng)該積極對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，借助電腦對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存。第三，還應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)的部門積極配合，確保檔案管理系統(tǒng)的完整性。從而不斷完善制度的建設(shè)，為數(shù)據(jù)檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化流程。

檔案管理中，采用數(shù)字化電子處理儲(chǔ)存處理的內(nèi)容相對(duì)較多，為更加系統(tǒng)的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，需要在相關(guān)的部門之間建立穩(wěn)定的系統(tǒng)，并做好電子檔案的傳遞和共享，并有專人負(fù)責(zé)，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理。水利部門在應(yīng)用信息化建設(shè)做好檔案管理工作的同時(shí)，應(yīng)該重視安全環(huán)境的營(yíng)造。

2.3 做好檔案信息資料的協(xié)同管理

利用信息化建設(shè)做好水利部門的檔案管理工作，需要充分發(fā)揮信息處理的時(shí)效性優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門對(duì)檔案信息的操作。為進(jìn)一步提升工作效率，需要制定相應(yīng)的管理制度協(xié)調(diào)各個(gè)部門，加強(qiáng)員工之間的互動(dòng)。同時(shí)對(duì)于相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性，并充分發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理工作信息化建設(shè)時(shí)，要加強(qiáng)利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案目錄的完整及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的完善，重視檔案信息的錄入工作，保證信息錄入的快速性與準(zhǔn)確性。提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化方向轉(zhuǎn)變，增加電子檔案數(shù)量，減少紙質(zhì)文件的數(shù)量;水利部門在推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程中，不僅要配備先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理體系，還要在水利部門中推廣規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用軟件，為以后進(jìn)行檔案信息交流和資源共享提供必要支持與條件。要具有先進(jìn)的體系管理，將檔案信息進(jìn)行分類歸納，每一個(gè)部分都要有專門的部門來(lái)進(jìn)行管理。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化背景下水利部門檔案管理工作面臨新的問(wèn)題，需要檔案管理部門及時(shí)調(diào)整管理策略，切實(shí)發(fā)揮信息化的作用，提高水利部門檔案管理質(zhì)量與效率。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，需要進(jìn)行科學(xué)分類，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，推動(dòng)水利事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馬玉英.水利工程建設(shè)檔案信息化面臨的困境和出路[J].黑龍江檔案，2020，（02）：38-39.

[2]石莉.新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].中外企業(yè)家，2020，（01）：121.

[3]鐘思銘.信息化背景下水利部門檔案管理工作的初探[J].中外企業(yè)家，2020，（01）：132.