醫院文書檔案管理的辦公自動化實現分析

陳桃花

摘 要：在醫院管理檔案中，文書檔案始終發揮著重要的作用，其職責是記錄醫院發生的時間，見證著醫院發展的歷史。在新時代發展下，辦公自動化為醫院文書檔案管理工作帶來便利，并且規范化管理醫院文書工作，通過自動化管理檔案文書來提高文書安全性。本文主要分析辦公自動化如何為醫院文書檔案管理工作帶來便利，提高管理水平。

關鍵詞：醫院;文書檔案管理;辦公自動化

文書管理在醫院檔案管理中屬于重要內容，其職責是記錄醫院發展。科學技術快速發展，醫療衛生制度也在持續改革，醫院文書管理已進入全新時期，改善文書資料管理模式，辦公自動化管理文書檔案已變為醫院發展的必然趨勢，醫院要緊抓時機通過一體化管理方式尋找機遇，開創文書檔案新局面。

1 自動化管理文書的優點

1.1 提高資源的穩定性

醫院文書材料來源于各科室部門，因此，需要各科室部門進行自行管理科技資料。科技資料不屬于共享資源。在實施自動化辦公后，各科室可通過醫院的局域網平臺掌握其他科室檔案狀況，實現共享資源，檔案負責人也能夠及時掌握工作重點和方向。傳統記載文書是通過紙質的方式，如果放置時間久，則會讓文書受損，在管理中若有不當，便會損害文書資源。

1.2 提高辦公效率

傳統文書管理消耗時間長、操作困難，并且檔案管理工作內容多，過程無聊，反復的工作會讓管理文書的人員出現枯燥乏味的狀態，通過自動化管理工作可有效解決此種問題，工作人員可以利用日常零碎的時間整理立卷，將集中化的工作分散，防止堆積大量的文書材料，有效地提高工作效率。

2 自動化管理文書檔案存在的不足

2.1 管理人員的素質有限

辦公室自動化管理文書檔案和紙質管理存在著差異。自動化管理使用計算機，從而實現保存和錄入數據，需要負責人一方面要掌握知識管理技巧，一方面要熟練操作計算機，才能夠完成此項工作。但從目前醫院的關注方向可知，均是提升醫療技術的研究和技能，忽略了培訓管理檔案。同時負責管理此項工作的人員專業素養低。醫院在引進自動化系統后，也無法真正的投入使用。

2.2 文件保密性差

電子材料和傳統紙質材料比較容易修改，在改動后，也會覆蓋過去的內容，即使目前某些先進技術能夠加密文件，但在某種程度雖能避免文件被篡改，但無法保證安全。紙質文件可通過筆記來識別文字，但電子文件無法準確辨別簽名，無法保證文件資料是否維持原始性，甚至會有黑客盜用的情況。

2.3 未規范化管理

當開展自動化管理文書檔案后，文檔管理便無法實現規范化管理，這是由于使用軟件種類多，系統運行慢。目前系統優化水平并未讓智能化優勢發揮出來，檢索文書資料也存在的問題，檢索方式分為電子檢索和人工檢索，但醫院主要使用人工檢索，工作效率低。

3 優化自動化辦公管理文書檔案策略

3.1 加強電子設備儲存和安全

電子檔案在傳輸時存在著風險，此環節需要增強檔案儲備的安全，檔案人員要定期的檢查、更新和維修檔案，定期清理和維護網絡服務器與設備，同時要安排安全監督員驗證醫院檔案身份，設置防火墻，從而提高檔案安全，確保檔案在傳輸儲存網絡中的安全性，保密性和持續性。檔案人員在使用辦公自動化檔案信息時，也要遵守有關要求，禁止出現隨意修改和下載，在使用時也要避免用戶非法篡改信息，提高電子檔案的安全。

3.2 加強工作人員的管理水平和業務水平

首先從建設和投入硬件上研究，從而提高醫院檔案的環境和工作人員的技能，只有投入現代化硬件設備，檔案管理人員才能夠學習設備，掌握業務技能，提高管理水平，單位也要定期的安排檔案管理人員學習有關業務知識，提高自身管理知識。管理人員需要認識到管理檔案的作用，增強責任心，在實踐中需要鑒別有關技術。從實際情況出發，做好檔案管理工作，管理人員應更新知識結構，一方面掌握檔案專業知識，一方面學習計算機網絡技術，便于能夠對于辦公自動化提出管理建議，從而發揮出管理優勢。要加大管理檔案部門和區域間的合作工作力度，擴大知識面，通過學習和交流創新知識和經驗，通過網絡通訊等手段，加強工作人員的信息創新能力。

3.3 開發電子管理文書檔案系統

若是想在醫院中設立開發電子文書管理系統，則需要把紙質的文書材料轉為電子文檔，為穩步推進此項目，需要根據實際情況制定工作。在項目正式實施前，需要根據安全性問題，研發出功能齊全的電子文書檔案系統。

3.4 分步推進信息化管理文書檔案

醫院在規劃條件下，應根據實際情況制定符合醫院的分期方案，需要重視有關檔案管理流程，從而構建系統平臺，并且規范管理體系，實現自動化辦公。累積檔案數據，需要長此以往的堅持。從實際出發，根據醫院的資源，明確目標，分析醫院信息化管理檔案的現狀，從而實現自動化辦公。檢索檔案便是落實處理檔案。此時需要檢索平臺有著安全性，從而快速檢索檔案，還可通過網絡的便利性，實現信息共享。為穩步推進電子文書檔案工作的實施，則應根據醫院規劃，制定階段性目標。通過掃描設備，識別文件同時轉為數字化模式，通過檔案系統錄入標準文書格式。

結束語

綜上所述，在醫院文書檔案管理中，實施辦公自動化有著重要的作用，為改革文書檔案管理帶來契機。在時間和物質上均能夠讓文書檔案管理工作得到改善，節省開支，提高效率。文書檔案管理工作靈活使用辦公自動化系統，統一標準，展現出辦公自動化的優勢，提高管理質量。

參考文獻

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