成人教育檔案管理信息化管理若干思考

單兆軍

摘 要：在成人教育工作中，檔案管理是一個重要的組成部分。做好檔案管理工作，能夠為成人教育工作的有序、高效開展奠定基礎。隨著信息技術的發展，檔案管理的信息化成為勢不可擋的趨勢之一。實行檔案信息化管理，不僅方便檔案信息查詢檢索、減輕工作人員工作強度，還能提升檔案管理工作效率、增強檔案信息安全性。然而，就當下成人教育檔案管理現狀來看，存在重視程度不夠、管理制度不健全、管理人員信息素養偏低等一系列問題。本文立足實際情況，針對上述問題，就成人教育檔案信息化管理的具體實踐策略進行論述。

關鍵詞：成人教育;檔案管理;信息化管理

現如今，隨著就業門檻的提高，成人教育已經進入普及化、大眾化時代，學校的招生規模也在不斷擴大，而且生源也具有多樣化特點，加上辦學層次的多樣化，傳統的檔案管理模式已經不能適應新形勢的變化，必須要進行改革和創新。而信息技術的發展為檔案的管理提供新的契機。實踐證明，加強檔案的信息化建設，利用現代信息技術進行管理，能夠在減輕管理人員負擔的基礎上促進管理效率的提升。在本文中，筆者就成人教育檔案信息化管理存在的問題以及具體的管理措施分享幾點思考。

一、成人教育檔案信息化管理的重要性

（一）方便檔案信息查詢檢索

成人高校的招生規模近些年來呈現出逐年遞增的趨勢，學生的數量龐大，這也意味著，檔案管理工作愈加繁瑣、復雜。若是采取傳統的檔案管理模式，對學生信息的查詢十分復雜，管理人員需要翻閱大量的資料，甚至要根據相應的記錄去庫房中逐一篩選，耗時耗力[1]。而現代化信息技術的運用，讓這些工作得到了簡化。管理人員以及相關人員要想獲取某些方面的信息，只需要在計算機上輸入關鍵詞、檢索詞等，就可以將信息調出來，不僅查找速度非常快，而且查詢的信息準確、全面。因為信息技術的介入，檔案信息的查詢和檢索更加方便、快捷。

（二）減輕工作人員工作強度

檔案管理是一件工作量較大的管理工作，管理人員需要采集信息、整理信息、錄入信息、修改信息。若是采取傳統的管理方式，資料非常多，人工操作不方便，而且資料的查詢和修改也極其不方便。更重要的是，學生的檔案信息并非一成不變，而是在不斷變化的，具有時效性[2]。管理人員需要定期或不定期對檔案信息進行更新，工作量龐大，費時費力。若是使用現代化信息技術，管理人員就可以快速收集管理數據，在更新信息的時候，只需要幾秒鐘就可以調取檔案然后進行修改、補充、完善。除此之外，在錄入信息的時候，錄入的數據能夠重復利用，如課程名稱、教師名稱等，在錄入這些數據的時候可以直接使用一鍵復制等功能，操作輕松，也不容易出錯，管理工作人員的工作強大大減輕[3]。

（三）提升檔案管理工作效率

傳統的檔案管理模式下，不僅工作人員任務重，而且檔案占據的空間比較大。由于檔案保存的時間較長，在這個過程中可能會出現受潮、變質等各種問題。情況嚴重的會造成檔案損壞、無法使用。此外，檔案在被利用的過程中，比如被有關人員查找、翻閱，很容易出現丟失、磨損等情況[4]。這樣的檔案管理模式顯然已經不能滿足當下成人教育檔案管理要求。而現代化信息技術的運用，能夠有效解決上述問題。管理人員不需要再進行大量的手工操作，通過先進的網絡手段就能完成檔案的收集和編撰工作，而且檔案信息的利用率也非常高，并且不會因為受潮、變質而出現損壞情況，檔案管理效率高。

（四）提升檔案信息的安全性

在成人教育中，檔案信息的價值較高，這是一種重要的資源信息，其真實性、合法性等直接關系到學生今后的就業，也間接地影響社會發展。一旦檔案出現泄露或丟失等情況，會損害學生的利益、學校的利益，甚至會影響社會效益。而現代化信息技術的運用，能夠有效增強檔案信息的保密性和安全性。在信息化管理模式下，管理人員能夠隨時隨地、快速地檢查信息狀態，以保證檔案信息的完整性[5]。與傳統紙質檔案相比，建立在信息技術之上的電子檔案更具有保密性、快捷性，為檔案信息安全提供可靠的保障。

二、當前成人教育檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息化管理沒有得到重視

受傳統管理工作理念和模式影響，加上檔案管理信息化建設仍處于探索階段，現如今，成人教育檔案信息化管理存在重視程度不夠等問題。部分工作人員在進行檔案管理時，仍然采取傳統的管理方式。此外，一些成人院校為了節省成本資源，沒有針對檔案信息化管理專門設立部門，所以檔案管理信息化發展也就停滯不前。有些成人院校雖然進行了檔案信息化管理，但是流于形式。在日常工作中，管理人員只是簡單地收集檔案并分類，對于怎樣運用信息化技術管理檔案、優化檔案管理質量等問題，沒有進行深入研討，導致信息化程度不高[6]。

（二）檔案信息化管理制度有待健全

檔案信息化管理是一種新型的、現代化管理方式，與傳統的檔案管理有著本質區別。在實際工作中，必須針對檔案的信息化管理建立完善的制度，如安全管理制度、檔案查閱制度、檔案應用制度等[7]。然而，就目前實際情況來看。在成人教育檔案管理工作中，普遍缺少完善制度的支撐。在很多成人院校中，管理人員對檔案實行信息化管理，完全憑借自己的經驗，或者從網上查詢、借鑒的有關管理經驗。由于缺少完善的制度作支撐，所以檔案管理工作的開展存在很強的隨意性，每一個環節缺少制度把關，導致整體管理工作效率低下。

（三）檔案管理人員信息化素養偏低

在檔案信息化管理工作中，管理人員是主導者。所以，檔案管理效率和管理質量，在很大程度上取決于管理人員的綜合素質，尤其是信息素養。然而，就目前實際情況來看，成人院校中的檔案管理人員，普遍存在知識結構不完善等問題，老化現象嚴重，對于檔案管理的有關技能不能有效掌握，難以適應時代發展需求。而且很多管理人員自主學習能力較低、學習意識不強，很少主動去學習信息化管理技能，所以管理理念和管理手段存在一定的滯后性，影響檔案的信息化管理。

三、成人教育檔案管理信息化管理策略

（一）增強檔案信息化管理意識

思想是行動的先導。在檔案信息化管理工作中，要想讓行動取得實效性，必須要樹立正確的管理觀念。在成人教育檔案管理工作中，只有學校以及管理人員等重視檔案信息化管理，才能推動檔案管理信息化發展。所以，要想提升信息化管理水平，首先要增強檔案信息化管理意識，讓檔案管理人員認識到信息化管理的重要性并從內心接受信息化管理。當管理人員具有這樣的意識，才會付諸行動。因此，成人院校應當針對信息化管理進行宣傳并開設相應的培訓活動，對檔案管理人員進行相應的培訓，不斷增強管理人員的信息化意識，打造良好的信息化管理氛圍。除了要及時革新檔案管理人員的思想觀念，增強其信息化管理意識，學校還要加強信息管理設備基礎的建設。在檔案信息化管理過程中，先進的信息管理設備是基礎和前提。為了提升檔案信息化管理水平，學校應當針對信息化管理設備的建設加大投入力度，不僅要針對檔案的信息化管理成立專門的管理部門，還要為管理部門購買先進的的信息化管理設備，以此優化、改善網絡環境，建立一個完善的、能夠滿足檔案信息化管理需求、設備齊全的管理設備系統。有了優越的技術支持和環境基礎，檔案信息化管理工作效率會大幅度提升，這對加快成人教育檔案信息化管理進程步伐有一定的促進作用。

（二）建立健全信息化管理制度

任何管理活動的開展，都要有完善的、健全的管理制度作支撐。成人教育檔案信息化管理也是如此。在實際管理工作中，學校以及有關部門、工作人員要根據檔案信息化管理特點建立完善的信息化管理制度。與傳統的檔案管理不同，信息化管理更加復雜、繁瑣，信息化管理并不僅僅是檔案管理工作與現代信息技術的簡單結合，而是兩者的有機融合，是方方面面的深度融合。所以，檔案管理部門及有關人員要立足實際，根據檔案信息化管理特點建立完善的管理制度，包括機房管理制度、檔案信息安全保密制度、檔案信息的管理規范、檔案工作制度等，通過這一系列的管理制度為檔案信息化管理工作的有序和高效開展提供可靠的保障，以實現檔案信息化管理工作標準化、科學化和規范化。對于檔案信息化管理制度，既要做好建設工作，還要重視制度的執行，保證每一項制度都能執行到位，只有這樣才能充分發揮管理制度的價值。譬如，對于違反管理制度的管理人員，要嚴格按照制度要求給予相應的處罰，同時，對于表現優異的，如責任意識強、管理出色的工作人員，應給予適當的物質獎勵或精神獎勵，以充分發揮管理制度的價值。除此之外，要樹立安全保密意識。安全問題是檔案信息化管理工作中的重要問題，信息化管理背景下，檔案的存儲主要通過數據的形式。所以，一旦出現安全問題，很容易造成大量數據丟失、損壞。故此，在檔案信息化管理過程中，要不斷增強安全防范意識，不僅要正確操作計算機，還要注重檔案信息的保存、備份，并且采取相應的安全措施以預防病毒、黑客的入侵。

（三）重視信息化管理人才建設

成人教育檔案信息管理工作效果，在很大程度上取決于管理人員的信息素養和綜合素質。所以，要想提升檔案信息化管理水平，必須要加強信息化管理人才建設。從根本上來說，成人院校應不斷提升管理人員的信息素養，使其更好地勝任信息化管理和工作。首先，通過引進的方式加強管理隊伍的建設。換言之，成人院校通過從外部引進的方式為檔案信息化管理隊伍注入新鮮的血液。在檔案信息化管理工作中，涉及到軟件的維護、系統的開發等諸多工作，這些都需要高素質信息化人才作保障。所以，成人院校以及檔案信息化管理部門可以通過高薪外聘的方式從外部引進有扎實專業技術基礎、豐富的信息化管理經驗的管理人才，以解決成人教育檔案信息化管理工作中的各種技術難題。其次，針對現有的檔案管理人員進行信息化培訓。作為檔案信息化管理工作中的中堅力量，現有的檔案管理部門人員必須要發揮自身的價值和作用，學校要立足實際，對檔案管理部門工作人員進行信息化培訓，以此提升其信息素養，尤其是信息化管理能力，為推動成人教育檔案信息化管理工作提供可靠的保障。

綜上所述，成人教育檔案管理工作具有繁瑣、復雜、政策性強等各種特點，而且要求數據的及時性和準確性，這就必須要用到現代化信息技術，通過這一現代化技術對檔案管理模式不斷創新和優化，確保成人學生學歷證書、學籍的合法性、有效性、真實性和準確性。這是推動成人教育事業可持續發展、塑造成人高校良好社會形象的有效措施。在本文中，筆者結合當前實際情況，指出了成人教育檔案管理中存在的問題，并且針對問題提出相應的信息化管理策略，希望能為有關工作人員的檔案信息化管理提供理論參考。

參考文獻

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