工程設備招標采購管理分析

田豐

（華陸工程科技有限責任公司，西安 710065）

1 我國工程設備招標采購管理要求

1.1 招標采購流程

為加強工程設備招標采購的程序化、規范化管理，有效控制設備采購和后續運營成本，實現成本節約和消耗節約，同時根據各種設備的價格、使用和租賃情況或外債情況，可根據項目的實際情況按照圖1所示的過程進行設備的招標和采購。

圖1 工程設備招標采購管理流程

1.2 工程設備招標采購管理要求

首先，項目控制部門協調設計部門編制設備需求總清單，列出設備的類型、名稱、型號、規格、數量、到貨時間和聯系信息，經項目審核后發布[1]。

其次，控制部門根據設備需求總清單結合設計技術文件編制設備請購文件，請購文件發送給項目采購經理開展后續招標采購工作。為避免浪費和其他不合理的情況，設備請購文件必須具有設備請購人、項目工程設計經理和項目經理的簽字確認，否則公司采購部門有權拒絕接受請購文件。通常情況下，采購部門不接受項目部門的電話或口頭通知。特殊情況下，需要公司領導批準并同意，由公司領導通知公司采購部門負責人，采購部門負責人批準采購，然后安排相關人員進行采購。由公司的采購部門購買設備時，項目部門的相關人員必須立即提交設備購買申請，并按照正常的審批流程進行審批。根據公司的管理規定，確定要購買的設備的類型和采購方法，如招標、查詢價格等。

最后，項目中設備使用的任何更改或增加均應基于甲方的書面通知或簽證。

2 我國化工工程設備招標采購現狀

目前，在我國大多數工程項目的化工設備采購中，通常選擇邀請招標的廠家投標文件來識別供應商，并且根據供應商的產品價格、技術水平、信用狀況和其他信息進行投標。大部分工程總承包單位均通過邀請招標和綜合評標進行工程設備招標采購，這將為我國設備制造商提供更多的發展機會。但是，工程設備的招標和采購管理仍然存在許多影響設備采購整體效益的問題。

3 工程設備招標采購管理存在的問題

3.1 采購評價指標的定量不足

就目前來看，我國大多數與化工行業有關的項目的設備招標和采購管理中，默認使用技術、業務和價格3項指標來評估和確定投標人。但是這種方法在技術和商業指標方面非常主觀。鑒于采購評估指標的量化不足，當指標無法量化時，投標人的主觀判斷將對招標采購管理造成極大影響。

3.2 落后的成本管理理念

很多企業在采購工程設備時，通常只考慮首次購買的成本，而不考慮設備在整個生命周期內的總運營成本。最低的投標評估方法通常用于投標和采購。

3.3 供應商考評系統不完善

大多數公司當前評估供應商時，主要基于供應量、質量以及基數等指標。某些評估過程通常涉及現場檢查和隨機檢查，但是方法很少。部分工程設備生產企業的檢驗設施非常少，一些通用備件和所購零件無法詳細進行檢查，產品質量只能通過原始記錄來區分，因此，產品證書對質量構成巨大的隱患。同時，供應商對自己的利益更感興趣，甚至有可能通過降低產品質量來獲利，這增加了檢查工作的難度并增加了檢查成本。因此，在當前時期，有必要建立一個能夠全面評估供應商的供應質量和水平的信息系統。

4 工程設備招標采購管理的具體策略

4.1 使用能夠量化的指標

在開展設備招標采購管理時，有關采購部門應盡可能使用定量指標，以提高這些指標的作用和價值。為此，采購部門應能夠根據特定項目改進投標評估機制，使評分方法更易于操作，并降低指標評估的難度。此外，采購部門還要在這方面積極學習國內外相關項目的先進經驗，不斷優化自己的招標和采購評估指標。此外，采購部門必須為每個投標評估建立相應的問責制，以便評標者對投標評估過程中的投標評估行動負責。這樣可以避免在投標評估過程中可能存在的某些投機行為。

4.2 深入澄清鎖定合同細節

工程設備的專業性和技術性較強，在準備投標文件和投標文件時需要盡可能地避免遺漏和含糊。對承包商的明確解釋是合同談判和與業主溝通的一種方式，因為合同談判的小問題會對項目實施或業務成果產生重大影響。對于業主而言，投標評估過程中的描述可以進一步確定產品的技術標準和性能，明確合同雙方的權利和義務，并降低質量風險。

投標評估委員會可以邀請投標人通過描述并解釋初步審查中發現的問題。質疑提出的問題不應超出招標文件的范圍，澄清投標問題的過程也是合同談判的過程。為確保競標公平，一般性的書面補充材料不被視為評標的基礎，但如果中標，則被視為承諾文件的組成部分。工程設備投標方必須高度重視投標評估過程的描述，并對每個可疑細節進行書面說明，直到問題得到徹底解決，并且將明確的事實包括在設備合同的范圍之內[2]。

4.3 重視采購人員的綜合素質教育

考慮部分采購人員無法明確工程設備質量和價格之間的關系這一事實，相關企業應積極培訓內部采購人員，使其在實際工作過程中能清楚并明白招標和采購管理的重要性。采購人員可以在工作前進一步分析招標文件，并在招標過程中改善相關的系統標準。另外，采購人員自身也要繼續加強對相關法律法規和專門知識的學習，做到與時俱進，不斷改善采購的業務水平，為開展科學的設備招標采購管理做出貢獻。

5 結語

總而言之，工程設備的招標和采購是企業管理發展的重要組成部分，不僅與項目的質量有關，而且與工程項目建設單位的經濟成本及生產企業的生產效率有關，因此，企業需要重視設備招標采購管理工作。通過本文的研究可知，有必要通過科學的招標和采購管理，以確保工程能順利高質量地完成。