Excel在中小企業財務管理中的應用策略分析

伍國惠（廈門華天涉外職業技術學院）

■引言

Microsoft office中最重要的組件之一就是Excel，其在數據處理上有獨特的功能和優勢，受到中小企業財務管理的廣泛歡迎。現階段，在信息技術不斷發展的過程中，如何將其有效的應用在中小企業財務管理中成為相關人員關注的重點，需要對其進行深入研究。

■中小企業財務管理中應用Excel的優勢

首先，Excel的功能強大。最常被財務人員使用的功能是電子表格和儲存功能，可以將財務數據進行儲存與處理等，可以在財務數據出現之初就對其進行準確記錄方便后續工作的進行。此外，其計算功能、圖表功能以及模板功能可以有效提升中小企業財務管理工作的效率和準確性，避免從傳統財務管理工作中由紙、筆以及計算機等方法對中小企業財務管理起到的負面影響，其圖表功能可以將不同類型的數據進行簡潔展示，增強相關人員對財務情況的理解，進而提高中小企業決策的科學性。

其次，部分財務軟件需要中小企業付出一定的資金才可以擁有其使用權，而且其主要適用于大型企業復雜化的業務處理中，中小企業規模并不大使用可以直接進行下載的Excel已經完全滿足其財務管理的需求，可以盡可能的將其成本節省。同時Excel操作較為簡單，對于財務人員的技能要求相對較低，財務人員只需要準確掌握在財務管理中常用的各種公式就可以保證自身的工作質量。最后，Excel支持VBA，數據獲取工作也比較方便，保證中小企業財務管理工作全過程的高效性[1]。

■中小企業財務管理中應用Excel的策略

（一）完善財務數據分析與處理管理機制

要想將Excel應用在中小企業的財務管理工作中需要將其管理機制進行完善，首先管理人員應當在財務部門的會議中重點強調Excel在財務管理中的作用，引起其注意，要求其應用Excel進行財務數據的分析和處理。例如，財務人員在財務管理工作中可以應用Excel菜單工具欄將財務數據進行篩選、排序等操作實現對數據的處理，應用統計分析工具分析其中較為復雜的問題，從而提高財務管理工作質量。其次，中小企業管理人員應當定期查看財務電子表格，監督財務人員的使用情況，根據其實際情況制定相應的獎懲機制，引起財務人員的充分重視，鼓勵、引導財務人員加深Excel的應用，結合自身企業所處的行業將管理機制進行完善。最后，加強對Excel的宣傳，Excel作為常用的辦公軟件，基本在職的財務人員都了解其基本情況，需要在其原有認知的基礎上加強其對Excel的認可，通過定期推送相關文章使其將Excel應用于數據分析和處理中，在切實應用體會過其為工作帶來的優勢后，財務人員會在之后的財務管理中自覺將Excel進行應用。

（二）實現高效工資核算

現階段，部分企業在工資核算上都是利用工作管理系統進行的，其在實際應用的過程中存在一定的不足，中小企業通過Excel的應用可以將管理系統中存在的不足進行改善，保證工資核算不會出現問題。首先，財務人員需要明確Excel在工資核算中可以涉及到的內容有很多，如員工工資信息表、員工考勤信息表等，需要結合中小企業的實際情況，靈活將其進行應用。其次，財務人員通過Excel編制具體的工資名冊，主要步驟有以下幾個：（1）制作電子工資報表；（2）結合工作崗位的實際要求設置工資項目；（3）利用篩選功能查詢財務信息，并通過VLOOKUP函數查找具體員工的個人工資狀況，結合其崗位工資數據計算其當前應發的工資數據，然后匯總工資數據，利用公式進行分析；（4）根據數據分析結果，生成工資條并將其進行打印。最后，通過圖表功能將中小企業各個部門的工資情況進行展示，并交付給管理人員進行查看，從而保證工資核算的準確性和高效性[2]。

（三）建立應收賬款模型

中小企業在生產、經營的過程中常常會將客戶按照一定依據進行分類，并結合其具體的分類制定不同的應收賬款的明細賬目，其是企業最基本的應收賬款的臺賬來源，中小企業的財務人員的財務管理工作需要針對應收賬款情況編制其明細情況。一方面，財務人員可以利用Excel建立財務模型，根據近期的應收賬款情況設置提前提醒，例如，提前14天提醒，幫助中小企業做好收賬準備。主要操作流程可以先將14天之內的應收賬款在表格中標紅，短期逾期標黃、長期逾期標藍；然后將表格進行重新設計，在原有數據的基礎上在最前面插入兩行，合并單元格，A2中輸入=“今天是：”&TEXT等進行分析的公式，從而將應收賬款情況進行清晰化的展示，便于相關人員進行管理。另一方面，應用Excel做好計提壞賬準備，通過應收賬款的編制明確其整體情況的同時利用函數工具做好相關準備，保證企業管理人員可以在考慮到應收賬款實際情況的基礎上進行資金配置，從而保證中小企業的財務狀況。

（四）靈活使用固定資產折舊函數

Excel中的函數公式可以將中小企業財務管理中的固定資產折舊問題進行高效化的處理，在實際運用過程中可以采用以下幾種方法，（1）直線折舊法，即通過SLN函數將固定資產的每期線性折舊費進行返回性的計算，在Excel中的語法為“=SLN（cost,salvage,life）”；（2）年數總和法，即通過SYD函數將固定資產按照年限總和進行階段性的計算，在Excel中的語法為“=DDB（cost,salvage,life,per）”，（3）余額遞減法，即通過DDB函數將在定期內的固定資產的折舊值進行計算，在Excel中的語法為“DDB（cost,salvage,period,factor）”，通過這些函數的應用可以有效提升固定資產折舊結果的準確性。此外，Excel的存儲功能還可以將數據進行保存，方便之后進行數據查詢，在一定程度上還將財務人員的工作壓力進行降低，可以改變傳統固定資產折舊上通過計算固定資產產值以及預估凈產值等方式進行的計算、分析，降低對財務人員在技能上的要求，緩解其工作壓力，提高其工作積極性，從而保證中小企業財務管理工作的順利進行[3]。

（五）建立籌資決策分析模型

中小企業本身的資金相較于大企業并不雄厚，融資是否具有合理性直接影響到企業的生存、發展，需要其結合自身所處行業的實際情況，加強和市場之間的聯系，并將Excel合理的應用在籌資決策環節中，將自身的資金結構進行有效控制。基于此，中小企業可以采用資本成本法的融資方式調整自身的資金結構，應用Excel建立長期借款雙變量分析模型、租賃籌資和舉債籌資比較分析模型等相關模型，并通過運用Excel中的工具定量分析財務數據，保證管理人員可以通過財務模型進行正確決策。此外，這些模型的構建可以通過建立財務數據信息庫作為支持，將通過各種途徑獲取到的籌資信息整合在一起，在具體模型構建的過程中可以直接將其進行利用，從而保證模型構建的效率，使其具體較強的時效性，切實與管理人員的需求相符，保證財務管理工作的效果，促進中小企業長久穩定的發展。

（六）提高財務人員計算機能力

雖然Excel對于中小企業的財務人員的能力要求并不高，但在信息技術不斷進步的當前，Excel的功能等也在不斷完善和調整，需要讓財務人員積極關注Excel的運用技巧和功能變化等情況，不斷提升自身的計算機能力。對此，中小企業可以綜合Excel的簡單化特點，制定長間隔的培訓計劃，可以按季度進行培訓，在盡可能減少企業成本的基礎上保證財務人員擁有良好的職業技能，從而保證財務管理的工作質量。此外，將培訓內容進行完善，除了計算機能力的培養，還應當加強對財務人員的思想政治教育。例如，播放與思想政治內容相關的教育短片、發放各種品德培養的書籍等，在保證其計算機能力的基礎上提高財務人員的思想水平，幫助其樹立正確的工作作風，養成其誠信工作意識。最后，財務人員之間需要加強交流，溝通彼此在財務管理工作中應用Excel的小技巧，使其可以不斷調整優化自身的應用方式，提升財務數據處理效率，從而將Excel應用在中小企業財務管理中的作用最大化的發揮出來。

■結語

總而言之，中小企業在經濟全球化的趨勢中有廣闊的發展前景，如何借助財務管理工作將企業的投資成本等進行有效控制，提高決策的合理性都直接影響中小企業的市場競爭力，需要其結合當前財務管理的實際情況，將Excel切實的應用在財務管理中，從而提高財務管理的效率和精確度。