核電設(shè)備竣工文件管理

白新朋

摘要：隨著設(shè)備安裝調(diào)試工作的深入展開，設(shè)備文件利用率逐漸提高。設(shè)備竣工文件組卷工作重要性日益加強(qiáng)，但在日常組卷移交過程中，也可能會(huì)遇到一些困難。本文就從某核電項(xiàng)目常規(guī)島及附屬區(qū)域設(shè)備竣工文件管理角度，結(jié)合設(shè)備文件組卷移交現(xiàn)狀，就如何控制設(shè)備文件質(zhì)量，加快進(jìn)度談?wù)剛€(gè)人的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：核電;設(shè)備竣工文件

一、設(shè)備竣工文件的概念

設(shè)備竣工文件是指設(shè)備從準(zhǔn)備、制造到竣工驗(yàn)收整個(gè)過程所產(chǎn)生的，反映設(shè)備制造過程和真實(shí)面貌的具有查考利用價(jià)值的文件的總和。主要由設(shè)計(jì)文件、質(zhì)量證明文件、運(yùn)行維修文件、裝運(yùn)開箱文件等構(gòu)成。它貫穿于設(shè)備（材料或部件）研發(fā)、設(shè)計(jì)、采購、制造、試驗(yàn)、運(yùn)輸、驗(yàn)收交付及安三裝、調(diào)試、運(yùn)行的全過程，形成的設(shè)備檔案為核電科技檔案的重要組成部分。

二、設(shè)備竣工文件重要性

自主化依托項(xiàng)目采用的是目前世界上最為先進(jìn)的核電技術(shù)之一，它區(qū)別于二代核電技術(shù)的顯著特點(diǎn)之一就是采用模塊化建造，其中設(shè)備模塊是除結(jié)構(gòu)模塊外的重要組成部分。在其常規(guī)島建設(shè)安裝工程中也是如此，結(jié)構(gòu)模塊主要是指構(gòu)筑物或者支撐物，而設(shè)備是整個(gè)核電廠的核心。在設(shè)備從制造、安裝到調(diào)試運(yùn)行的過程中，產(chǎn)生了大量的文件。設(shè)備竣工文件作為開展設(shè)備安裝、調(diào)試、運(yùn)行及維護(hù)、檢修等工作的依據(jù)性文件，是核電廠運(yùn)行維修人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)及開展工作的第一手資料，是核電廠成功運(yùn)行的重要保證。

三、現(xiàn)狀、特點(diǎn)及難點(diǎn)

鑒于核電廠工藝復(fù)雜和設(shè)備技術(shù)難度大，安全性能要求高，接口眾多，形成的設(shè)備竣工文件也呈現(xiàn)出諸多特征，給設(shè)備竣工文件整理移交帶來了一定的難度。每個(gè)制造商對(duì)設(shè)備文件的管理水平不一，在文件形成、收集等方面做法不一，給設(shè)備竣工文件組卷工作帶來了一定的難度。

歸納起來，設(shè)備文件具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、文件責(zé)任者多，文件源頭復(fù)雜，數(shù)量巨大。設(shè)備制造商從設(shè)備備料到成品，過程中使用大量原材料，其原材料供應(yīng)商更是數(shù)不勝數(shù)。質(zhì)量相關(guān)等文件不完整，影響了后期形成的設(shè)備檔案的完整性。

2、提交周期較長，文件狀態(tài)缺失，失去效力。國內(nèi)常規(guī)設(shè)備制造商對(duì)設(shè)備文件的認(rèn)識(shí)不夠充分，往往不夠重視，拖延了提交時(shí)間。設(shè)備竣工文件作為設(shè)備完工狀態(tài)的文件，各種文件必須是最終版本，且滿足核電現(xiàn)場(chǎng)安裝需求。

3、涉及專業(yè)眾多，文件載體不一，難以移交。較多的設(shè)備制造商大多沒有核電設(shè)備制造經(jīng)驗(yàn)，使用文件材質(zhì)方面還停留在多年之前，文件本身的厚度、重量等不符合核電文件材質(zhì)要求，各種檢驗(yàn)記錄數(shù)量巨大，字跡不清晰，編審批不完備，都給形成設(shè)備檔案帶來了一定隱患。

項(xiàng)目公司的程序中設(shè)備文件組卷的條款不清晰、不全面，項(xiàng)目公司也只能參考同行業(yè)經(jīng)驗(yàn)開展相關(guān)工作，其規(guī)范性審查標(biāo)準(zhǔn)一直沒有定性，導(dǎo)致設(shè)備竣工文件移交效率不高，同時(shí)也給設(shè)備制造商造成了一定的影響。其次由于設(shè)備制造商在設(shè)備制造過程中文件收集工作不到位，導(dǎo)致的文件不完整，也給竣工組卷移交帶了很大影響。項(xiàng)目公司內(nèi)部各部門之間的銜接關(guān)系至今沒有固化，各方職責(zé)分工雖然明確，但組卷工作整體推進(jìn)工作中的協(xié)調(diào)性不充分。在組織制造商整理歸檔過程中，作為承包方，推進(jìn)該項(xiàng)工作的力度略顯單薄。

四、過程質(zhì)量控制

文件產(chǎn)生于設(shè)備從設(shè)計(jì)到安裝使用的全周期，要整理出完整系統(tǒng)有效的竣工資料，必須對(duì)設(shè)備文件進(jìn)行過程控制。過程控制覆蓋設(shè)計(jì)提資階段、制造階段、完工階段等階段，對(duì)應(yīng)的講，文件控制可以劃分為合同簽訂階段、合同執(zhí)行階段、設(shè)備完工階段。為保證順利向項(xiàng)目公司移交設(shè)備檔案，就必須在每個(gè)階段嚴(yán)格按照要求進(jìn)行收集、積累，做好每個(gè)階段文件質(zhì)量控制工作。

1、規(guī)章制度宣貫（合同簽訂階段）

簽訂前，務(wù)必按照國家規(guī)范及項(xiàng)目公司的程序要求細(xì)化、清晰文檔條款。明確規(guī)定制造商對(duì)過程技術(shù)文件和最終形成的設(shè)備竣工文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)，對(duì)于不合格的設(shè)備竣工文件有義務(wù)按要求進(jìn)行整改，甚至可以從進(jìn)度款支付方面加以控制。在合同簽訂后，務(wù)必對(duì)設(shè)備制造商進(jìn)行培訓(xùn)宣貫，確保合同執(zhí)行相關(guān)人員熟悉文件質(zhì)量、規(guī)范性等要求，提高合同執(zhí)行階段文件傳輸效率，并保證能夠按時(shí)進(jìn)行組卷移交。同時(shí)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)一定要讓制造商認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從文件形成的源頭確保文件的質(zhì)量，保證文件的完整性和原始性。

2、過程文件控制（合同執(zhí)行階段）

由于設(shè)備制造周期長，形成文件時(shí)間跨度長和涉及人員多，如果等到交貨驗(yàn)收時(shí)再進(jìn)行檢查，存在問題整改起來非常困難，這樣很難保證文件的完整、系統(tǒng)。承包方應(yīng)督促設(shè)備制造商從設(shè)備制造就開始嚴(yán)格按照要求規(guī)范化形成、收集積累文件，這是過程文件質(zhì)量控制的難點(diǎn)和重點(diǎn)。此階段，項(xiàng)目公司相關(guān)部門經(jīng)積極指導(dǎo)承包方，做好技術(shù)指導(dǎo)工作，盡量減少文件的提交、檢查、整改、再檢查、再提交的往返次數(shù)，減輕文件整改工作量，提高設(shè)備竣工文件的質(zhì)量。

3、設(shè)備竣工文件驗(yàn)收（設(shè)備完工階段）

設(shè)備竣工文件由項(xiàng)目公司組織審查、驗(yàn)收，項(xiàng)目公司應(yīng)派出熟悉整個(gè)組卷工作流程和要求的有經(jīng)驗(yàn)人員參加驗(yàn)收活動(dòng)，同時(shí)按程序要求對(duì)設(shè)備文件的完整性、系統(tǒng)性、原始性和規(guī)范性進(jìn)行檢查。為減少審查次數(shù)、整改次數(shù)，設(shè)備制造商按照審查驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整改，承包方和項(xiàng)目公司嚴(yán)格按照該紀(jì)要進(jìn)行驗(yàn)證，各方一起應(yīng)積極探索一次性審查、一次性驗(yàn)收通過的辦法。

五、幾點(diǎn)建議

文檔過程控制覆蓋文件生命周期全過程，必須從源頭消除問題，過程加以控制跟蹤，確保設(shè)備文件質(zhì)量，保證設(shè)備竣工檔案順利驗(yàn)收移交。各方應(yīng)密切合作，而不是過分區(qū)分各自責(zé)任。在此根據(jù)已經(jīng)移交成功的部分合同設(shè)備竣工檔案，為做好設(shè)備文件竣工組卷工作，有以下幾點(diǎn)措施。

一是合同簽訂時(shí)強(qiáng)化文檔程序培訓(xùn)學(xué)習(xí)，文檔相關(guān)人員適時(shí)參加開工會(huì)，引起各方重視。項(xiàng)目公司、承包方和設(shè)備制造商等都應(yīng)參與，明晰各方責(zé)任，梳理后期傳輸流程。

二是項(xiàng)目公司和承包方一起，借鑒同行和貫徹國家關(guān)于設(shè)備檔案的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)核電標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的學(xué)習(xí)研究，形成一套舒暢的文件傳輸途徑。

三是加強(qiáng)合同和項(xiàng)目公司程序的執(zhí)行力度，提升設(shè)備文件質(zhì)量。按程序或規(guī)定對(duì)質(zhì)量保證、技術(shù)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)的文件或數(shù)據(jù)的獲得、處理和記錄保存等進(jìn)行嚴(yán)格控制。

四是建立健全設(shè)備文件問題反饋機(jī)制。設(shè)備制造商分布全國各地甚至國外，其管理水平不一，對(duì)設(shè)備文件管理認(rèn)識(shí)深度不一，所以買賣各方應(yīng)固化接口人，及時(shí)積極主動(dòng)解決設(shè)備文件問題。

五是對(duì)重要或大型設(shè)備，文檔人員應(yīng)參與質(zhì)保活動(dòng)，適時(shí)開展文檔專項(xiàng)監(jiān)督檢查。文檔管理作為每個(gè)單位質(zhì)量保證體系的重要組成部分，影響著整個(gè)單位的管理水平。

六是開展或參加檔案專項(xiàng)培訓(xùn)，提高文檔人員自身業(yè)務(wù)水平。對(duì)設(shè)備制造商進(jìn)行文件形成細(xì)節(jié)指導(dǎo)，將問題消除在設(shè)備和文件放行前。提高項(xiàng)目公司和承包方文檔人員業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理水平。

綜上，通過對(duì)設(shè)備文件的概念、重要性、面臨的困難以及設(shè)備文件質(zhì)量過程控制、有效的改進(jìn)措施，希望各方文檔人員能夠?qū)υO(shè)備文件有更清晰、更深刻的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案的重要性，并一起形成一個(gè)順暢的文件傳輸流程，做好設(shè)備竣工文件組卷工作。

參考文獻(xiàn)：

1.DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》;

2.國檔發(fā)[2006]第2號(hào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》。