事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理策略探析

邵光勇

摘要：檔案信息屬于事業(yè)單位開展決策工作的主要依據(jù)之一，需要通過(guò)科學(xué)的方式增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的提高。將精細(xì)化管理運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，可促進(jìn)管理效率的全面提升，并解決傳統(tǒng)檔案管理存在的不足。基于此，本文就談?wù)勈聵I(yè)單位檔案精細(xì)化管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;精細(xì)化

精細(xì)化管理既是一種管理理念，也是管理技術(shù)，通過(guò)規(guī)范精細(xì)的流程，讓各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及數(shù)據(jù)化。同時(shí)，此項(xiàng)技術(shù)還能夠幫助檔案管理工作中的各項(xiàng)流程，根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)高效、精確地運(yùn)行，進(jìn)而在明確崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，落實(shí)好檔案管理責(zé)任，查找、發(fā)現(xiàn)以及處理檔案管理工作中的問(wèn)題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量、效率的提高。

一、建立完善的責(zé)任制

事業(yè)單位運(yùn)用精細(xì)化檔案管理模式的過(guò)程中，需要重視對(duì)管理制度的健全，確保各項(xiàng)管理制度能夠向著精細(xì)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變[1]。首先，立足于國(guó)家制定的法律法規(guī)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。其次，避免出現(xiàn)盲目跟風(fēng)的情況，不能夠直接借鑒其他單位所使用的檔案管理制度，而是需結(jié)合本單位具體狀況，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，以便更好地加強(qiáng)工作效率和質(zhì)量，并保證檔案管理和信息資源的可靠性、完整性、真實(shí)性。再次，在檔案管理制度健全的過(guò)程中，需要立足于相應(yīng)的法律法規(guī)，促進(jìn)管理服務(wù)水平的提高，以便于管理工作有理可依和有據(jù)可循，并優(yōu)化檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量，確保檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定地發(fā)展。

二、制定精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)流程

當(dāng)前，隨著各類信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生了諸多的影響，諸如服務(wù)流程、管理方式以及工作氛圍等[2]。就檔案精細(xì)化管理而言，目標(biāo)在于推動(dòng)檔案管理工作向著系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向進(jìn)行發(fā)展，并增強(qiáng)其實(shí)際運(yùn)用價(jià)值以及保管質(zhì)量，確保檔案資料的可靠性、真實(shí)性以及完整性等。要想實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，事業(yè)單位需要立足于自身實(shí)際狀況，構(gòu)建具有精細(xì)化特點(diǎn)的流程，并嚴(yán)格按照指定好的流程開展各項(xiàng)工作。采取此種模式，可以加強(qiáng)檔案在歸檔過(guò)程中的時(shí)效性，并通過(guò)精細(xì)化的方式對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸檔以及檢索等。但是，在具體的精細(xì)化管理工作中，應(yīng)將各類理念和制度融入到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，以便于促進(jìn)檔案管理水平的全面提高。

三、增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

要想確保事業(yè)單位在檔案工作方面順利地實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，需對(duì)各類信息技術(shù)予以正確使用，并設(shè)置好相應(yīng)的設(shè)備，加強(qiáng)信息化建設(shè)[3]。立足于此，方可推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作水平、質(zhì)量以及效率的提高。同時(shí)，在信息技術(shù)的作用下，檔案工作者可以利用更少的時(shí)間完成對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，防止檔案出現(xiàn)丟失的情況，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檢索功能，即只需將文件名抑或是檔案編號(hào)輸入到檢索框內(nèi)，系統(tǒng)就能迅速地將對(duì)應(yīng)檔案調(diào)取出來(lái)，節(jié)省了大量的時(shí)間。

另外，開展檔案信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，需要注重檔案的安全性，采取權(quán)限、防火墻以及加密等相關(guān)技術(shù)，防止檔案資料被篡改和泄露等。但是，在改造難度、經(jīng)費(fèi)等的影響下，要想一次性實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)較為困難，對(duì)此可運(yùn)用“雙檔制”的方法，即紙質(zhì)+電子檔案的形式，以便于單位工作人員可以逐漸適應(yīng)信息化的運(yùn)轉(zhuǎn)方式，并確保檔案的安全性，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理效率的提高。

四、改善檔案管理者素質(zhì)

通過(guò)對(duì)精細(xì)化管理方式的正確運(yùn)用，能夠提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，這主要是因?yàn)榫?xì)化管理在具體落實(shí)的過(guò)程中，會(huì)完善各類制度和明確崗位職責(zé)。在檔案管理制度的約束下，工作人員需要遵循制度要求開展各項(xiàng)操作，進(jìn)而促進(jìn)工作態(tài)度以及效率的改善，最終實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的增強(qiáng)。并且，檔案精細(xì)化管理還提出了許多硬性要求，進(jìn)而較好地激發(fā)了工作人員的主觀能動(dòng)性。在傳統(tǒng)工作模式中，檔案管理者涉及到的工作量較大，使得工作效率得不到有效的提升，精細(xì)化的管理方式可以打破時(shí)間以及空間的限制，更加高效地開展各項(xiàng)工作?？傊跈n案精細(xì)化管理的過(guò)程中，事業(yè)單位檔案工作者在精神面貌方面能夠?qū)崿F(xiàn)較好的轉(zhuǎn)變，檔案管理水平也隨之上升。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，積極運(yùn)用精細(xì)化的管理方式，并立足于單位具體狀況，健全各項(xiàng)管理制度，優(yōu)化服務(wù)流程，增強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)而提升檔案管理工作有效性的提高，確保事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李格格. 淺談如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， 000（003）：72.

[2]李偉旭. 精細(xì)化管理模式在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用[J]. 卷宗， 2019， 000（024）：84.

[3]劉燕. 如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， 309（04）：119.