事業單位檔案管理中精細化管理模式的運用研究

段驚龍

摘要：要想推動我國公益事業的穩步發展，需要事業單位做好日常各項管理工作，而檔案管理作為一項重要管理內容，融入精細化管理模式，有助于事業單位檔案管理水平的提升，從而迎合時代發展步伐。故此，本文立足筆者工作實務，重點研究了將精細化管理模式運用到事業單位檔案管理工作的優勢及方式，旨在提高事業單位的檔案管理成效。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;精細化

所謂精細化管理，是在管理成本壓力不增加的情況下，對管理工作細節進行改良。此種管理模式，是基于個性化、規范化及精細化所發展起來的。首先，精細化管理重視日常管理分工的明確，強調具體管理責任的良好落實，并在落實到位的基礎上，將各項檢查工作做好，從而有效、及時消除掉問題目標。其次，在強調分工的同時，精細化管理重視先進技術的引進，旨在通過有效的生產管理技術將日常活動中的問題成功解決，對檔案管理過程做提前控制[1]。第三，精細化管理的一個核心方向即為個性化，強調在科學配置現有人員和設備的基礎上，竭力實現設備與人員的巧妙結合，從而提高管理實效。因此，對精細化管理模式在事業單位檔案管理工作中的運用展開相關研究，有助于事業單位的穩定發展。

一、事業單位檔案管理中運用精細化管理模式的優勢

（一）促進服務利益最大化

對事業單位檔案展開精細化管理，能夠推動單位檔案管理工作邁向更高層次，如此則有助于檔案管理服務利益實現最大化。運用該模式，能夠清晰審視整個檔案管理工作，有利于相關問題的第一時間發現，并且精細化管理理念的融入，能夠逐漸在單位內部營造出良好的檔案運用氛圍，使員工能重視檔案資料所具有的價值。

（二）推動檔案事業的發展

在精細化管理模式的作用下，工作目標能夠更好完成，首先，當前社會對于公共服務供給的需求增大，采用該模式可以幫助事業單位有效收集各種數據，并做好數據的記錄，如此一來，則有利于相關人員對數據中的有用信息做深入挖掘[2]。并且，能及早發現目前檔案管理工作隱藏的問題展開相應處理。其次，在該模式的作用下可進一步優化事業單位檔案管理體系，實現檔案管理工作的顯著提升。另外，實現事業單位檔案精細化管理，能使工作戰略目標更為明確，進而在規劃自身發展時也更具科學性，實現單位工作能力的持續提升。

（三）增強檔案管理人員的工作能力

精細化管理模式，在促進檔案管理人員專業能力發展方面也發揮著顯著作用。在這一模式的實行中，明確了相關崗位的工作職責，優化了檔案管理制度，而優化后的制度對于相關人員提出了更高的要求，需要相關人員嚴格遵循制度展開各項操作。在制度的良好約束下，人員的工作態度和效率都將得以改善。

二、精細化管理模式的具體運用方式

根據筆者實際工作經驗，認為應從三個方面來全面實行精細化管理模式即：制度、流程及技術。

（一）管理制度精細化

現實中各項具體工作的穩步推進，需要制度層面的保障，故此事業單位應注重管理制度的精細化。具體而言，第一，優化完善檔案管理工作制度，保證現有制度與相關法律要求相符合。第二，結合單位實際著手事業單位檔案管理工作制度的制定，強調基于事業單位管理工作實際，對檔案管理制度不符實際的問題展開有效修訂，進而使檔案數據信息的真實性、檔案管理職員的完善性得到良好保障。第三，在重視科學工作制度建立的同時，應依托檔案專業方面的法規，來使管理工作不斷完善。總之，在實踐工作中事業單位須注重經驗的總結，對工作制度做不斷完善，以工作制度的實操性得以持續提升，從而實現檔案的精細化管理。

（二）管理流程精細化

精細化的檔案管理流程，能使整體工作質量得以改善，將多種現實問題有效解決。具體而言：第一，結合電子檔案管理的具體需求著手合理工作流程的制定，進而能夠規范化、標準化地收集、整理、鑒定、保管及移交檔案。并且，對這些流程進行審視，將其中的問題及時發現展開相應處理[3]。第二，根據上級部門的要求，做好檔案總目錄、類目錄、卷目錄的管理。注重檔案的掃描工作，做好數字化檔案的及時收錄。第三，加強管理電子檔案，特別是保證電子檔案的安全性，以及實現完整傳遞。唯有如此，才能使電子檔案良好滿足相關人員的使用需求，有效提高檔案資源的共享率和利用率。

（三）管理技術精細化

事業單位檔案管理能否實現精細化，采用的技術是否先進、科學占據很大程度因素。故此，事業單位應充分運用現代技術的力量，推動檔案管理工作精細化，建議采用如下幾點方式：第一，投入適當資金，使配套的檢索、服務器、存儲和管理設施得以完善，對信息化管理做全面落實，使檔案管理更具效率。第二，不斷引入先進的科學技術，處理好質量與效率間的關系。第三，強調樹立智能化、數字化理念，促進服務質量的提升。第四，定期更新技術，確保事業單位檔案管理工作在技術層面能夠保持長久的優勢。通過設施投入、技術引進等方式，確保檔案信息使用者，可以快速、準確地實現數字檔案信息的獲取，使檔案利用更具效率，有效發揮檔案的價值。

結語

總之，事業單位檔案信息是對以往信息的數據記錄，包含了本單位各階段、各部門的發展歷史，在事業單位日常工作及未來發展中都扮演著重要角色。尤其在當前，要想推動我國公益事業的穩步發展，需要事業單位做好日常各項管理工作，所以需要全面實行檔案精細化管理，做好檔案管理工作，更多挖掘出檔案資源的價值，進而為單位決策與管理提供參考依據。

參考文獻：

[1]吳巧玲.事業單位檔案管理創新思路探究[J].辦公室業務，2019（5）：25-26.

[2]張敏.網絡時代如何完善事業單位檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（007）：70.

[3]劉燕.推進行政事業單位檔案管理改革探究[J].環球慈善，2019，000（010）：P.1.