外貿業務管理系統的實施

顧曉菲

1實施概述

在系統正式上線，被投入使用之前，外貿公司必須進行分批次的、不同范圍的培訓，并且需要保障系統推廣的過程中不影響正常的日常辦公。系統基本采取前期試運行、不同模塊分階段推廣上線的方式，從而做好過渡期的協調準備工作。在系統的實施過程中，再次鞏固驗證業務的各個操作環節的業務需求和目標是否達成，盡可能更全面的規范操作流程，確保系統最終可以順利投入運行。

2實施準備

2.1? 組織準備

根據業務流程和項目職能負責情況，組織相關工作人員按照客戶組、業務組、財務組、領導組、系統管理組進行系統的實施工作，并最后參與系統的評審和歸檔。

客戶組：通過外網瀏覽器打開系統，并且進行用戶的注冊及登錄，將客戶及商品的信息錄入系統并進行日常修改維護。在線上進行訂單的生成提交審核操作，并根據訂單的預期操作時間節點對訂單的業務進度、物流進度、報關申報進度、應收賬款和應付賬款的安排進度進行跟蹤、申請和查詢。

業務組：進入系統后，對客戶組提交的訂單數據進行讀取和基本審核，將審核情況提交領導組和財務組等待批示審核結果，查詢審核進度。

財務組：進入系統后，對領導組提交的收付款情況進行審核并及時反饋，生成財務單據。

領導組：聽取項目進度匯報，負責信息化項目的決策和總指揮。進入系統后，負責業務組和財務組提交的業務內容審核，并把審核結果反饋對應組別。

系統管理組：負責線上實施的日常管理工作，制訂項目實施的各項計劃及相關制度，能夠協調項目實施過程中各個方面的各種關系，并跟蹤實施的進度和質量，同時負責培訓和技術支持等。

2.2? 環境準備

操作系統：Windows XP、Windows Vista、Windows7;瀏覽器：IE8、火狐、谷歌、360瀏覽器

硬件環境：該項目實施范圍的使用人員預估同時并發數在10以內，建議使用10臺配置為Xeon E5-2640V22.6GHz，CPU E5-2640的服務器，一臺數據服務器內存16G，一臺應用服務器內存均8G。

數據庫環境：Oracle Enterprise Linux6

網絡環境：網線為普通雙絞線和100M網絡寬帶。

2.3? 數據準備

在系統的模擬運行之前，外貿公司業務相關負責人需要提供多套包括進口業務、出口業務等不同業務性質的已完全終結的訂單資料作為模擬運行時的數據支持。數據資料要求真實和完整，以檢測該系統的正確性和流暢性。數據信息需要包括：真實訂單的客戶信息、產品信息、采購和銷售的訂單信息、物流委托信息、出口退稅信息、應收應付賬款信息等。

3實施培訓

根據項目實施的進度，公司的系統培訓擬定分批次進行。首先在系統的實施階段針對公司在職員按照職務進行各自為期兩天的業務操作培訓。在系統正式上線推廣階段再安排關鍵用戶和系統管理員進行各自為期兩天的業務操作培訓。系統實施培訓計劃表如表1 所示。

4系統上線

為了保障系統推廣的過程中不影響正常的日常辦公，公司決定系統建設采用分模塊、逐步替換的策略進行前期試運行，將不同模塊逐步分階段推廣上線，從而做好過渡期的協調準備工作。

1.??? 基礎信息管理系統模塊的實施。公司相關客戶使用基礎信息管理功能，客戶可以通過瀏覽器進行在線自助下單業務。客戶輸入其ID、密碼、驗證碼后等待驗證通過，即可登錄系統，然后根據系統圖標按鈕進行進口業務、出口業務、金融服務的數據自助錄入及維護保存，并提交審核。

2.??? 進出口業務管理系統模塊的實施。在基礎信息管理系統模塊上線后，公司的業務員根據客戶自助錄入的產品信息、客戶信息、訂單信息進行審核，并自動生成審核結果。若審核結果不通過，則返回第一步，需要客戶進行基礎信息的重新修改和維護。若審核通過，業務員將根據客戶的服務需求進行下一步操作，比如提供相應的物流服務、金融服務等。

3.??? 財務管理系統模塊的實施。財務人員使用財務管理功能，根據公司的業務員提交的金融服務申請進行審核，并自動生成審核結果，提高財務自動化辦公的水平。若審核不通過，則駁回業務員申請。若審核通過，則提交領導層審核確認。收到領導層審核通過的批復后，財務人員根據業務申請要求安排支付供貨方貨款，并生成應付賬款憑證;或者確認來款入賬，生成應收賬款憑證。

4.??? 系統管理模塊的實施。系統管理員使用系統管理功能進行權限設置和用戶管理。系統管理作為整個系統運行的基礎之一，保證了合法用戶對系統的操作和訪問，確保了數據的安全性。

5.??? 業務數據統計模塊的實施。權限人員或領導層使用系統的業務統計管理功能可以進行出口銷售額統計、進口采購額統計、利潤統計、應收賬款統計、應付賬款統計和資金流統計，并將統計數據結果作為參考進行管理決策。

5實施效果評估

系統正式上線以來，運行情況良好，已經在公司正常業務過程中進行全面的推廣。

在系統實施的過程中，系統的用戶，包含客戶、業務員、財務人員、領導層等均對于整個系統的功能模塊、界面設計、系統的安全性、易用性、可維護性等進行全方面的驗證。客戶可以在線完成注冊和錄入客戶基本信息、商品信息、訂單信息。業務部門的訂單生成、費用預算、成本預算、利潤預算、預算調整均在系統中線上進行編制、提交和審批;領導層的合同審批、付款審批、資信審核也均在系統中進行。系統中對數據的查詢和統計準確及時，為領導層在公司管理上的宏觀調控和貿易決策中提供扎實的數據理論支持。財務人員可以在系統內錄入反饋應收賬款和應付賬款的資金情況。實施結果表明系統的運行情況準確、穩定、有較好的容錯能力，可以高效的完成公司業務的日常工作。

6.??? 總結

結合目前的運行情況來看，該系統已經可以滿足公司的日常業務管理，并且提高了公司工作效率，達到了系統建設的預期目標，取得了比較良好的使用效果。