《電影藝術檔案著錄規則》（DA/T 51—2014）要點解析與思考

李甜

摘要：國家檔案局頒布的《電影藝術檔案著錄規則》（DA/T 51—2014）填補了我國檔案著錄規則體系有關方面的空白，對促進電影藝術檔案管理的標準化與規范化、建立健全國家電影檔案數據庫有著深遠意義。文章對其體例結構和主要內容進行了分析與解讀，并就其在用語統一性、條款表述、著錄方案規則制定方面存在的不足給出了相應改進建議。

關鍵詞：電影藝術檔案 檔案著錄規則 檔案行業標準

Abstract： The Cataloguing rules for film art ar？ chives （DA/T 51—2014） promulgated by the Na？ tional Archives Bureau fills the gaps in our countrys archives description rule system in relating re？ spect， which has far-reaching significance in pro？ moting the standardization and standardization of film art archives management and establishing the national film archives database. The article analyz？ es and interprets its style structure and main con？ tent， and gives corresponding suggestions for im？ provement on its deficiencies in terms of unity of terms， clause expression， and formulation of rules for the description plan.

Keywords： Film art archives； Archives descrip？ tion rule； Archives industry standard

檔案著錄規則的制定與推行是推動檔案管理的標準化、科學化與現代化的一項基礎工作，也是優化檔案管理與利用的必要手段[1]。電影藝術檔案作為國家檔案的重要組成部分，專業特性明顯，出臺專門的著錄規則是規范電影藝術檔案著錄工作，加強電影藝術檔案管理和利用，更好地為電影創作、生產、研究服務，繁榮我國電影藝術文化發展的重要舉措。國家檔案局于2014年12月31日發布了由中國電影資料館起草的《電影藝術檔案著錄規則》（DA/T 51—2014）（以下簡稱《規則》），并于2015年8月1日實施。《規則》依據2010年國家廣播電影電視部、國家檔案局令第64號《電影藝術檔案管理規定》、2006年國家廣播電影電視總局令第52號《電影劇本（梗概）備案、電影片管理規定》、DA/T 18—1999《檔案著錄規則》、GB/T 3792.1—2009《文獻著錄第1部分：總則》、GB/T 3792.4—2009《文獻著錄第4部分：非書資料》、GB/T 1.1—2009《標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫》等相關行政規章和國家標準，并結合和參考國內外專業電影藝術檔案機構和非專業電影藝術檔案機構處置電影藝術檔案的辦法或措施，明確規定了各類電影藝術檔案的著錄項目、項目名稱、相應的代碼、基本著錄格式和著錄細則，以建立健全國家電影檔案數據庫，充分開發、利用國家電影檔案信息資源，實現行業信息標準化[2]。本文對《規則》的要點內容進行解析，反思其不足并提出相應修訂建議，為電影藝術檔案著錄工作實際開展與后續修訂提供參考。

一、《規則》制定與實施的價值和意義

（一）有利于填補著錄規則體系空白，補充和完善我國檔案著錄規則體系

著錄工作的標準化，是檔案管理標準化的前提。從我國1985年正式頒布GB/T 3792.5—1985《檔案著錄規則》到1999年對其進行全面修訂并再次予以頒布（DA/T18—1999），再到如今我的檔案著錄工作的標準化進程已有二十余年。《檔案著錄規則》作為總則性的標準，不可能對所有檔案通用，尤其是對內容或載體特殊檔案的著錄，需要在此規則的指導下進行變通，所以《檔案著錄規則》規定“某些內容和形式極其特殊的檔案，可遵循本標準制定細則”[3]。在這樣的指導思想下，為滿足某些內容或形式比較特殊的檔案著錄需要，我國檔案著錄標準化選擇了版本系列化道路，以使我國檔案著錄標準處于內容廣泛、涵蓋面廣、相互補充的局面，以保證著錄質量與檢索效率，促進檔案著錄工作的良性發展。簡言之，形成了由總則性的《檔案著錄規則》以及與之配套的標準、輔助工具和為滿足其特殊需求而制定的部分檔案著錄細則形成的檔案著錄規則體系。雖然這個體系架構已初具規模，但并未能全面覆蓋當代的檔案著錄工作，還存在一定的空白與漏洞。《規則》的出臺與實施有效地填補了我國檔案著錄規則體系在電影藝術檔案著錄這一方面的空白，補充和完善了我國檔案著錄規則體系。

（二）有利于電影藝術檔案資源的管理與開發，健全國家檔案資源體系

電影產業與市場的繁榮發展，形成了獨特的電影藝術文化，也形成了極具經濟價值、歷史文化價值、藝術價值的電影藝術檔案。但是電影藝術檔案在內容與載體上的多樣性與獨特性也意味著其有不同的檔案著錄要求，僅靠總則性的《檔案著錄規則》并不能滿足實際需要。為了充分滿足電影藝術檔案的著錄需求，在《檔案著錄規則》《檔案編制規則》等標準的基礎上，制定具有針對性的檔案著錄規則，科學規范地體現電影藝術檔案的內容和特征，利于建立電影藝術檔案資源庫，對實現電影藝術檔案的開發利用與共享具有重要的現實意義。同時，電影藝術檔案作為我國檔案的重要組成部分，建立電影藝術檔案資源庫，對健全國家檔案資源體系也將起到關鍵性作用。

（三）有利于電影藝術檔案資源的利用與共享，繁榮電影藝術市場與文化

電影及其周邊產品，已成為人民群眾休閑娛樂、培養文化情操的重要選擇，電影藝術文化的繁榮也是文化多樣性的重要表現。電影藝術檔案資源作為電影藝術最珍貴、價值濃度最高的“資源寶庫”，《規則》的制定與實施，使電影藝術檔案管理邁出標準化、科學化、規范化的重要一步，為有效利用、充分共享、最大限度發揮電影藝術檔案的寶貴價值奠定基礎。電影藝術檔案資源的利用與共享，能為電影藝術市場、電影藝術文化的繁榮與興盛，提供重要的信息支持、資源支撐作用，為電影藝術的創新發展注入動力與活力，對豐富文化多樣性、促進精神文明建設、豐富人民群眾的精神文化消費等都意義深遠。

二、《規則》的主要內容解析

結構上，《規則》一共包括前言、引言、正文及附錄四大部分。其中正文內容又可以細分為三個部分：導引部分、著錄總體要求部分、著錄細則部分。第一部分（第1章—第3章）是《規則》的導引部分，規定適用范圍、陳述引用文件、界定術語和定義；第二部分（第4章—第7章）是《規則》的總體要求部分，對電影藝術檔案著錄在著錄項目的選擇、著錄用輔助標識符的使用、著錄條目格式的要求、著錄用文字的規范使用四個方面的總體要求做出了詳細規定與說明；第三部分（第8章—第16章）是《規則》的具體要求部分，采用總分結構，總體上先對“案卷級”的電影藝術檔案共同項與電影藝術檔案藝術項的著錄項目與著錄小項進行詳細說明與示例，然后再具體地對電影拷貝項、電影素材、文字檔案項、照片檔案項、海報檔案項、電影評論資料項、數字電影母版項7個類別“分卷級”與“文件級”的著錄項目和著錄小項進行詳細說明與示例。本文擇其要點進行解讀：

（一）引言部分

《規則》在引言部分對標準的制定目標、制定依據、案卷構成、著錄層次、著錄格式、著錄用輔助標識符號進行了充分闡釋與詳細說明，為規則具體內容的理解與應用做出綱領性引導。

制定目標。《規則》將其明確為電影藝術檔案著錄的基本規則，為電影藝術檔案著錄規范有序進行提供科學依據。以“建立健全國家電影檔案數據庫，充分開發、利用國家電影檔案信息資源，實現行業信息標準化”為重要目標，充分體現了《規則》在電影藝術檔案著錄過程中“重視檢索利用、關注資源開發、注重標準化”的原則與思想。

案卷構成。電影藝術檔案作為內容和載體較為特殊的專門檔案，《規則》也對電影藝術檔案的案卷構成進行了特別說明：在《規則》里所示的“電影節目”是一個獨立的電影藝術檔案保管單位，等同于“卷”；其下屬所含的電影拷貝、圖片、數字母版等屬類，等同于“分卷”；各分卷里所包含的件、個、套、張、幅等稱謂所指的材料均為電影藝術檔案最基本的保管單位，等同于“件”。《規則》的這一特別說明有利于理解與把握電影藝術檔案這一特殊類別的檔案案卷的構成。

著錄層級。對于著錄層級問題，采用“案卷級著錄”對電影節目的基本形態特征和內容特征進行著錄；各分卷進行“分卷層”和“文件層”兩級著錄，在“文件層”根據檔案實體逐“件”標引著錄。《規則》這種分級著錄規則一方面提煉了電影藝術檔案著錄的通用項目，避免在分述各分類電影藝術檔案類別時復述相同的通用著錄項目，有利于保證著錄規則的簡潔性與系統性；另一方面，在“分卷層”仍然保留“案卷級”著錄信息，在保留“分卷”相對獨立性的同時又保持了“分卷”與“案卷”之間的有機聯系，有效地解決了電影藝術檔案在組卷、著錄、保存的相對獨立性與有機聯系性之間的平衡問題。同時《規則》著錄級次豐富，實現了多級著錄，有利于立體多維地揭示著錄對象，使著錄信息更加完整、全面[4]。

著錄項目選擇。最后在著錄項目的選擇問題上，《規則》“綜合了中外電影藝術檔案各個片種、各種載體形式本身所具有的藝術信息著錄項，根據信息管理和利用檢索的需求，合并相同項，保留不同項”，保證了著錄項目的全面性。同時考慮到實際應用的可能，“允許缺省”并可根據實際需要進行取舍，賦予了根據實際需求的一定的自由選擇空間，保證了著錄規則的可操作性。

（二）導引部分（范圍、規范性引用文件、術語和定義）

規定適用范圍。《規則》將著錄對象明確為“在電影創作、生產、發行、放映過程中形成的文字、圖片、標準拷貝、數字母版、影片素材等具有保存價值的文件及其相應電子檔案材料”，應用范圍與使用群體是“電影藝術檔案機構（含電影制作單位的藝術檔案室、資料室）以及與電影藝術檔案相關的組織和個人”。適用范圍明確具體是《規則》條款得到實施與落實的重要前提。

陳述規范性引用文件。對《規則》引用的13個標準規范進行陳述與說明，其中9個為國家標準，4個為行業標準，全面涵蓋文獻著錄、檔案著錄、電影藝術行業的重要標準規范，充分反映了《規則》的制定注重規范性，也極大地保證了《規則》條文的科學性。

界定術語和定義。對電影藝術檔案著錄過程中涉及的14個專業術語和定義進行界定，既包括著錄對象“電影藝術檔案”“電影資料”“電影節目”，也有著錄單元“電影藝術檔案共同項”“電影藝術檔案藝術項”等，有助于厘定重要著錄項目和著錄對象的邊界，減少著錄工作不確定性因素。其中應注意區分兩對概念，一是“電影藝術檔案”與“電影資料”，總體可將電影資料理解為除電影藝術檔案之外，與電影密切相關的有保存價值的各種形式與載體的資料；二是“電影藝術檔案共同項”與“電影藝術檔案藝術項”，電影藝術檔案共同項是指“描述電影藝術檔案基本特征的、各業務處置環節和檔案利用者共同關心的基本信息”，而電影藝術檔案藝術項是指“在共同項之外，以電影創作信息、內容信息、藝術價值、保存價值、利用價值等為主要描述內容的信息”，二者相互補充，共同構成揭示電影藝術檔案基本特征、背景信息、內容與結構、檢索和利用的關鍵著錄要素，正是如此，電影藝術檔案共同項與電影藝術檔案藝術項也處于電影藝術檔案著錄的案卷級一層。

（三）著錄總體要求部分（著錄項目、著錄用輔助標識符、著錄條目格式、著錄用文字）

著錄項目。《規則》共有7項著錄項目，分別是“題名與責任者項”“排檢與編號項”“時間項”“主題描述項”“基本形態項”“技術狀態項與保存狀態項”“其他信息與備注項”，共94個著錄小項，其中60個為必要著錄項目，34個為選擇著錄項目（用“*”標出）。將《規則》的著錄項目與GB/T 3792.4《文獻著錄第4部分：非書資料》與DA/T—18《檔案著錄規則》里規定的著錄項目進行對比分析可以發現，《規則》在盡量滿足上述兩個標準的基本規定的基礎上，兼顧了電影藝術檔案的特性，使規定的著錄項目既符合通用標準規定的普通檔案著錄項目，又有能充分滿足電影藝術檔案著錄需求的特殊細節項目，再次體現了《規則》制定過程中對規范性與科學性的兼顧。

著錄用輔助標識符。著錄規則需要添加規定的標識符以識別各著錄項目、著錄單元或著錄小項及其內容。《規則》對電影藝術檔案號、照片檔案號、海報檔案號、案卷號等兩個著錄數據之間的連接符號進行說明與解釋，共計“-、/、[]、（）、*”五種輔助標識符。

著錄條目格式。著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式[5]。《規則》共采用表格式著錄格式和卡片式著錄格式兩種，在資料性附錄表B中對兩種著錄格式下的多種著錄情形進行了詳細說明與展示。

著錄用文字。《規則》十分重視著錄用文字的規范化，漢字需使用規范化的簡化漢字、外文依照具體語種文字書寫規則書寫，數字使用阿拉伯數字。

（四）著錄細則：案卷級與分卷級

《規則》采用總分結構從案卷級和分卷級兩個層次對電影藝術檔案的著錄細則進行了相應規定。

1.案卷級。電影藝術檔案共同項（案卷級）著錄細則。根據《規則》的定義，電影藝術檔案共同項是指“描述電影藝術檔案基本特征的、各業務處置環節和檔案利用者共同關心的基本信息”。《規則》一共規定了編號項、題名項、國家與機構項、時間項、基本形態項、相關鏈接項、備注7個著錄項目，并對各著錄項目下的共計36個必要著錄小項的內涵、著錄要求與著錄示例進行了相應闡釋與說明，對電影藝術檔案的內容和形式特征進行了充分揭示。

電影藝術檔案藝術項（案卷級）著錄細則。根據《規則》的定義，電影藝術檔案藝術項是指“在（電影藝術檔案）共同項之外，以電影創作信息、內容信息、藝術價值、保存價值、利用價值等為主要描述內容的信息”。《規則》一共制定了責任者及其責任方式項、主題描述項、獲獎情況項、可視級別項、排檢項、其他信息項6個著錄項目，對各著錄項目下的共計20個必要著錄小項的內涵、著錄要求與著錄示例進行了相應闡釋與說明，充分揭示了電影的創作信息、藝術價值、保存價值和利用價值等。

2.分卷級。《規則》第10章至第16章分別就電影拷貝項、電影素材、文字檔案項、照片檔案項、海報檔案項、電影評論資料項、數字電影母版項7個類別在“分卷級”與“文件級”的著錄項目和著錄小項進行詳細說明與示例。根據著錄對象類別的不同，著錄項目與著錄小項略有不同。詳細明確、層級分明的分卷級著錄細則提高了《規則》條目落實與執行的可操作性，有利于發揮《規則》的指導與規范作用。

（五）附錄部分

《規則》附錄部分由規范性附錄A“電影藝術檔案著錄項目名稱/代碼表”和資料性附錄B“電影藝術檔案著錄格式”構成，對電影藝術檔案著錄的各種代碼、著錄項目、著錄格式等進行補充說明與示例。其中，附錄A共10個表，包括電影片種著錄代碼、各片種主要責任者及其責任方式著錄項目、電影類型（一級分類）著錄項目、有聲片著錄代碼、銀幕畫幅簡稱及寬高比值、電影膠片片基著錄代碼、電影拷貝（素材）技術鑒定等級劃分、電影拷貝損傷位置、電影拷貝（素材）質量程度著錄項目、文字檔案著錄項目，對各著錄單元的項目名稱、代碼進行了詳細規定。附錄B共11個表，對各類別電影藝術檔案“案卷級”“分卷級”和“文件級”的著錄格式進行了說明與展示。詳盡實用的規范性附錄與資料性附錄是電影藝術檔案著錄工作實際開展的重要參考性指南。

三、《規則》的不足與改進建議

（一）用語統一性問題與改進建議

GB/T 1.1—2009《標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫》對標準的編寫提出了統一性原則，這是對標準編寫及表達方式最基本的要求，主要要求在標準結構、文體、術語、形式四個方面的統一[6]。《規則》在術語與定義部分對“3.6電影藝術檔案藝術項”進行了界定，而第9章標題表述則為“電影藝術項（案卷級）著錄細則”。根據《規則》內容與語境進行分析，二者應為同一概念。根據GB/T 1.1—2009《標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫》規定的統一性原則，為保證《規則》第9章標題表述與“3.6電影藝術檔案藝術項”表述相統一，建議修改為“9電影藝術檔案藝術項（案卷級）著錄細則”。

（二）條款表述問題與改進建議

整體上，《規則》條款內容的表述詳細具體，但仍不免有少數條款存在詳盡性不足的問題。如《規則》第5章為“著錄用輔助標識符”對電影藝術檔案著錄時需要使用的五種連接符的使用情形做了具體說明。但對比DA/T 18—1999《檔案著錄規則》可以發現，此處缺乏對各著錄用輔助標識符具體使用規則的說明與規定，如著錄時符號占用格數問題，符號前后是否空格問題等。建議《規則》增加相應的著錄用輔助標識符使用說明。

此外，《規則》還存在部分內容不夠規范問題。一是術語與定義界定規范性問題。《規則》將“電子檔案”定義為“在數字設備及環境中生成，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的電子數據”。這一“電子檔案”的定義與DA/T 58—2014《電子檔案管理基本術語》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》里電子檔案的定義“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”明顯不一致。再通過對《規則》里其余使用“電子檔案”這一術語的9處表述進行研究，發現《規則》里“電子檔案”主要指電影藝術檔案與電影資料的“數字形態”或“數字版本”。因此，為了保證《規則》與其他標準規范在術語方面的協調性，建議在術語與定義部分刪除“電子檔案”這一條款，《規則》里電子檔案的相關表述更改為“數字版本”或“數字形態”。如條款14.2.12電子格式“海報通過掃描儀、數碼相機等設備獲得的圖像電子檔案，其通用格式為TIFF、GIFB、PDF、JPEG等，按照12.2.3的要求著錄”可以修改為“海報通過掃描儀、數碼相機等設備獲得的數字形態的圖像，其通用格式為TIFF、GIFB、PDF、JPEG等，按照12.2.3的要求著錄”。二是用語協調性問題。標準規范在制定過程中要注意術語使用與其他標準規范相協調的問題。著錄項目根據是否為必須著錄項目一般表述為選擇著錄項目與必要著錄項目。《規則》在第4章里規定“著錄小項后加注‘*號為可著項”，這里的可著項代表的應是非必著項，也就是選擇著錄項目的意思。因此，建議將其中的“可著項”改為“選擇著錄項”。

（三）著錄方案問題與改進建議

第一，著錄層級不足問題。檔案著錄規則應充分體現多級著錄原則，參照國際檔案理事會1994年正式頒布的檔案著錄標準化特別委員會制定的《國際檔案著錄規則（總則）》的精神，結合檔案分級整理的自身特點，同時發揮我國文獻著錄的優良傳統，我國檔案多級著錄可分為全宗級、類別級、案卷級、案卷組合級、文件級、文件組合級和分析著錄七個著錄級別[7]。雖然《規則》也制定了多級著錄規則，但只包括案卷級、分卷級和文件級三級。根據《規則》引言對電影藝術檔案案卷構成的描述，考慮到電影藝術檔案構成的特殊性與復雜性，《規則》的著錄層級雖不必須與檔案多級著錄的七個著錄級別一一對應，但目前的三級著錄級次顯然偏少，特別是缺乏全宗級、類別級和分析著錄級的著錄。既往研究與實踐表明，缺乏全宗級與類別級著錄有悖于檔案管理尊重全宗的基本原則[8]。分析著錄則是對著錄對象中有價值的某些細微部分進行單獨著錄，能夠增加著錄深度，有利于檔案資源的深度開發與利用。鑒于此，建議《規則》增加電影藝術檔案的著錄層級，增加全宗級、類別級和分析著錄級的著錄單元與著錄小項，并規定相應著錄細則。

第二，著錄項目設置與排列不足問題。一是著錄細則里出現了第4章著錄項目里未陳述的著錄小項，如“10.2.2拷貝號”，建議在第4章著錄項目里的“4.2排檢與編號項”里增加“拷貝號”這一著錄小項。二是著錄小項的排列順序條理性不足問題。著錄小項在各細則里的排列順序理應和第4章里的排列順序相一致，以保持邏輯條理的通暢性。而著錄細則里部分著錄小項的先后順序與第4章出入較大，建議進行修改。如在著錄項目里，排檢與編號項較為靠前，而主題描述項相比靠后，而在第9章里，“9.2主題描述項”“9.3獲獎情況項”“9.4可視級別項”均排在“9.5排檢項”前。

第三，著錄規則前瞻性不足問題。《規則》的著錄規則前瞻性不足的問題主要表現在仍然聚焦于傳統形態的電影藝術檔案的著錄問題，未能正確預測技術發展趨勢，難以滿足新技術條件下數字形態、數據形態的電影藝術檔案的著錄需求。如《規則》的編制目的止步于制定檔案目錄，實現有序開發，對于電影藝術檔案“四性”問題關注不多；著錄內容集中在電影藝術檔案的內容和形式特征，而背景、結構、平臺與系統等信息關注過少。建議《規則》增加相應的電子電影藝術檔案著錄方案與規則。

注釋及參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案行業標準檔案著錄規則[EB/OL].[ 2020 -09-26].http： //www.saac.gov.cn/daj/ hybz/201806/edafc9c11bb24b01b47a5f2af6eeae36/files/ 94206f88c94a46d387f4dcfd7bc6ecc1.pdf.

[2][4]電影藝術檔案著錄規則[EB/OL].[2020-09-26]. http： // www. saac. gov. cn / daj / hybz / 201806 / f634d4bf8c474ab3b4249fdd6f7cd449/files/ d4a6293f93bb4778b3b6d812d2c0af4f.pdf.

[3][5]趙紅艷，康蠡.檔案著錄規則體系發展的動力根源探析[J].蘭臺世界， 2013（23）：44-45.

[6]國家質量技術監督局.GB/T 1.1-2009，中華人民共和國國家標準標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫[S].北京：中國標準出版社，2001：1-5.

[7]周銘，呂榜珍，戴挺.從完善到跨越——我國《檔案著錄規則》發展的必由之路[J].機電兵船檔案， 2008， （002）：3-5.

[8]周銘，陳雁兵.《檔案著錄規則》發展的回顧與展望[J].蘭臺世界， 2007（10）：5-6.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院