利用VBA 實(shí)現(xiàn)工程文檔數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸

田路路 呂君毅 屈坤玉 陳 勇

（1、中國建筑第八工程局有限公司，上海200120 2、杭州蕭山國際機(jī)場(chǎng)有限公司，浙江 杭州310000）

1 概述

項(xiàng)目工程文檔通常是word、Excel 和PowerPoint 格式的文件，在這些文檔中通常會(huì)有很多數(shù)據(jù)處理和查看工作。word 的主要功能在于文字處理；Excel 的功能在于數(shù)據(jù)計(jì)算，可以對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、排序甚至繪制圖表等；PowerPoint 的主要功能在于在召開會(huì)議、遠(yuǎn)程會(huì)議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。這些軟件之間的數(shù)據(jù)傳遞通常都是人為完成的，然而遇到數(shù)據(jù)很大的時(shí)候，需要的工作量就很大，工作效率也很低。這就需要軟件來自動(dòng)完成數(shù)據(jù)傳遞工作，這樣工作效率很高而且不會(huì)出錯(cuò)。

例如在施工現(xiàn)場(chǎng)許多臨時(shí)結(jié)構(gòu)的計(jì)算中，方案中都需要附有計(jì)算書，大部分計(jì)算書都是由word 編寫，word 中不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算功能，計(jì)算完全靠編寫計(jì)算書人員完成，每次修改數(shù)據(jù)，計(jì)算書中的很多數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行修改，因此會(huì)造成修改計(jì)算書中的數(shù)據(jù)工作量很大，也可能造成錯(cuò)誤。可以通過在Excel 來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算，然后把數(shù)據(jù)傳遞給word，使Word 自動(dòng)更新計(jì)算書。

再比如工程例會(huì)匯報(bào)ppt 中的施工進(jìn)度數(shù)據(jù)都是工作人員查看Excel 表格數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入的，這種ppt 和Excel 中的數(shù)據(jù)格式比較固定，不會(huì)經(jīng)常變化的情況下，完全可以通過PowerPoint 來讀取Excel 表格中的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞。這樣提高了工作效率，節(jié)省時(shí)間。

2 VBA概述

VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic 的一種宏語言，是在其桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行通用的自動(dòng)化（OLE）任務(wù)的編程語言。主要能用來擴(kuò)展Windows 的應(yīng)用程序功能，特別是Microsoft Office 軟件。它也可說是一種應(yīng)用程式視覺化的Basic 腳本。

VBA不但繼承了VB的開發(fā)機(jī)制，而且VBA還具有與VB相似的語言結(jié)構(gòu)，它們的集成開發(fā)環(huán)境IDE 也幾乎相同。但是，經(jīng)過優(yōu)化，VBA專門用于Office 的各應(yīng)用程序。VBA的項(xiàng)目（Project）由使用VBA的Excel、Word、PowerPoint 等稱為宿主（Host）的Office應(yīng)用程序（Application）來調(diào)用。

在Excel、Word 和Powerpoint 中使用VBA 可以發(fā)揮以下作用：

（1）規(guī)范用戶的操作，控制用戶的操作行為；

（2）多個(gè)步驟的手工操作通過執(zhí)行VBA 代碼可以迅速的實(shí)現(xiàn)；

（3）利用VBA可以Excel 內(nèi)輕松開發(fā)出功能強(qiáng)大的自動(dòng)化程序。

（4）充分利用各個(gè)軟件的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)Excel、Word 和Powerpoint中數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。

3 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)應(yīng)用過程案例

3.1 Word 和Exel 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)

通過一個(gè)混凝土梁的模板驗(yàn)算程序來實(shí)現(xiàn)word 和Excel 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)word 中計(jì)算書數(shù)據(jù)根據(jù)Excel 計(jì)算的數(shù)據(jù)更新。

下面是word 中的計(jì)算書，如果混凝土梁的尺寸進(jìn)行更改，計(jì)算書如果手動(dòng)計(jì)算工作量就會(huì)很大。所以可以用Excel 表格來計(jì)算這些數(shù)據(jù)，然后在word 里讀取Excel 表格中的數(shù)據(jù)。

3.1.1 基本參數(shù)

（1）面板類型：覆面木膠合板

（2）面板厚度t（mm）:15

（3）面板抗彎強(qiáng)度設(shè)計(jì)值［f］（N/mm2）：15

（4）面板抗剪強(qiáng)度設(shè)計(jì)值［T］（N/mm2）：1.4

（5）面板彈性模量E（N/mm2）：10000

取單位寬度b=1000mm，按二等跨連續(xù)梁計(jì)算：

W=bh2/6=1000x15x15/6=37500mm3

I=bh3/12=1000xl5xl5xl5/12=281250mm4

q1=[l2（G1k+（G2k+G3k）xh）+1.4xQ1k]xb=[l.2x（0.l+（24+1.5）x0.8）+l.4x3]xl=28.8kN/m

q1=1.2x[G1k+（G2k+G3k）xh]xb=l.2x[0.1+（24+1.5）x0.8]xl=24.6kN/m

q1活=1.4xQ1kxb=l.4x3xl=4.2kN/m

q2=[lx（G1k+（G2k+G3k）xh）+lxQ1k]xb=[lx（0.1+（24+1.5）x0.8）+lx3]xl=23.5kN/m

3.1.2 強(qiáng)度驗(yàn)算

Mmax=0.125q1L2=0.125x28.8x0.12=0.036kN·m

σ=Mmax/W=0.036x106/37500=0.96N/mm2＜[f]=15N/mm2滿足要求！

3.1.3 撓度驗(yàn)算

Vmax=0.521q2L4/（100EI）=0.521x23.5xl004/（100xl0000x281250）

=0.004mm＜[v]=min[L/150，10]=min[100/150，10]=0.667mm

滿足要求！

利用Excel 表格對(duì)混凝土梁模板進(jìn)行受力驗(yàn)算。驗(yàn)算滿足后，用Word 讀取Excel 生成的數(shù)據(jù)。（圖1）

圖1 Excel計(jì)算文件

要實(shí)現(xiàn)word 中的數(shù)據(jù)根據(jù)Excel 表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，首先需要word 找到Excel 文件。所以在word 文件中創(chuàng)建一個(gè)窗體，窗體上讓用戶輸入Excel 表格文件的文件路徑和文件名。（圖2）

圖2 用戶輸入和數(shù)據(jù)更新窗體

在word 中每個(gè)變化的數(shù)據(jù)可以使用標(biāo)簽控件Label 進(jìn)行顯示和存儲(chǔ)。例如表格中面板厚度、面板抗彎強(qiáng)度設(shè)計(jì)值等參數(shù)都放置標(biāo)簽Label 進(jìn)行顯示。每個(gè)Label 需要命名，且名字是唯一的不能重復(fù)。Label 顯示的數(shù)值可以通過讀取Excel 表格對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞。Word 文件中需要添加控件Label 標(biāo)簽如下：

σ=Mmax/W= Label10 N/mm2＜[f] = Label2 N/mm2滿足要求！

（3）撓度驗(yàn)算

Vmax = 0.521q2L4/（100EI）= Label11 mm ＜[v]= min[L/150, 10]=min[100/150, 10] = 0.667mm

滿足要求！

編寫代碼和創(chuàng)建窗體要打開Visual Basic 編輯環(huán)境。

點(diǎn)擊窗體命令按鈕“更新”，程序運(yùn)行以后word 文檔會(huì)出現(xiàn)下面的效果

（1）基本參數(shù)

①面板類型：覆面木膠合板

②面板厚度t（mm）: 15

?Katherine O’Donovan，“‘Real’Mothers for Abandoned Children”，Law ＆ Society Review，347(36)，2002，pp．361～363．

③面板抗彎強(qiáng)度設(shè)計(jì)值［f］（N/mm2）：15

④面板抗剪強(qiáng)度設(shè)計(jì)值［T］（N/mm2）：1.4

⑤面板彈性模量E（N/mm2）：10000

W=bh2/6=37500 mm3

I=bh3/12=281250 mm4

q1活=1.4xQ1kxb= 4.2 kN/m

q2=[lx（G1k+（G2k+G3k）xh）+lxQ1k]xb=23.5 kN/m

（2）強(qiáng)度驗(yàn)算

Mmax = 0.125q1L2= 0.036 kN·m

σ=Mmax/W= Label10 N/mm2＜[f] = 0.96 N/mm2

滿足要求！

（3）撓度驗(yàn)算

Vmax = 0.521q2L4/（100EI）= 0.004 mm ＜[v]= min[L/150, 10]=min[100/150, 10] = 0.667mm

滿足要求！

通過以上步驟，實(shí)現(xiàn)了word 文檔從Excel 中讀取數(shù)據(jù)，然后在word 中顯示這些數(shù)據(jù)。

3.2 PowerPoint 和Excel 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)

在會(huì)議匯報(bào)中，經(jīng)常使用PPT來匯報(bào)施工進(jìn)度情況。施工進(jìn)度包含很多表格，表格中有很多數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是由工程日?qǐng)?bào)表來統(tǒng)計(jì)的，也就是規(guī)定的Excel 表格。項(xiàng)目上編寫匯報(bào)PPT人員的每次都是查看很多單位的工程日?qǐng)?bào)表來填寫PPT中的表格，這樣工作需要花費(fèi)很多時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。對(duì)于匯報(bào)PPT和工程日?qǐng)?bào)表都是規(guī)定的格式，不會(huì)經(jīng)常變化的文件，完全可以通過PowerPoint和Excel 數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)PowerPoint 從Excel 中讀取數(shù)據(jù)，利用電腦來完成這件重復(fù)性的工作，提高工作效率，節(jié)省時(shí)間。

下面舉例說明一下。

下面是匯報(bào)PPT 中的表格，表中的數(shù)據(jù)可以通過讀取Excel表格中的數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)更新。

要實(shí)現(xiàn)匯報(bào)PPT 中可以讀取數(shù)據(jù)，首先要在PPT 的表格中創(chuàng)建控件Label。每個(gè)Label 來顯示原來的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)通過讀取Excel文件中對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)來獲得。這樣實(shí)現(xiàn)以后每次就不需要工作人員來填寫了，讓電腦自動(dòng)完成。

4 結(jié)論

利用VBA實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，每個(gè)軟件之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸，在工作中我們會(huì)遇到常用的文字排版、表格處理和匯報(bào)工作的情況，單純依靠Office 提供的普通功能，工作效率有時(shí)候很低，會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間。掌握Office 提供的VBA，針對(duì)具體問題具體分析，為我們提供工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)提供了一種有效的途徑。