簡析如何加強人事檔案管理工作

張江梅

【摘? 要】在人力資源管理中，人事檔案發揮著重要作用，為干部選拔提供了充分的依據，隨著信息技術的不斷進步和人事改革的不斷深入，電子紙質檔案的出現給人事檔案管理帶來了巨大的變化，本文對這些不適應當前社會發展的問題提出了一些思考，并提出了加強個人檔案管理的建議。

【關鍵詞】人事檔案;管理;加強

人事檔案不僅是評價員工的依據，也是最重要的人才信息來源，在人才流動加速明顯的社會背景下，人事檔案的管理難度加大。只有加強人事檔案管理，才能更有效地保護員工隱私，向相關需求人員提供更有價值的人事信息，在此基礎上，迫切需要分析加強人事管理和改進檔案管理的策略。

1人事檔案的內容

人事檔案是為員工提供個人經歷、政治思想、道德作風、職業能力、工作業績等內容的書面材料，人事部門應當按照人事檔案管理框架對人事檔案進行設置、備案和分類，考慮到員工檔案的重要性，必須比其他檔案更仔細地保存，通過檔案我們可以追溯到古代偉人的光輝歷史，即人工抄錄，在這種形式的人事檔案管理中，應特別注意防潮和損壞，人事檔案的管理需要一套專門的制度來保證人事檔案的完整性和可執行性[1]。

2人事檔案管理的目標

人事檔案內容的真實性是人事檔案管理的前提和基礎，對后續工作具有重要意義，檔案的真實性和完整性充分體現了人事部門的工作狀態和心態。在人才的晉升上，要進行準確的定位和評價，評估個人的實際情況，顯然，人事檔案內容的真實性非常重要。如果人事檔案管理內容被篡改，影響真正有能力的人的職業發展，不僅是人才的流失，也是社會的巨大損失，不能充分發揮其作用，人事檔案管理從業人員必須認真審查和整理相關人事檔案，使個人檔案能夠充分體現實際工作能力和水平。個人信息會隨著個人的專業經驗和發展而變化，因此，人事檔案管理要隨時改變，體現個人經歷和經驗，豐富人事檔案。

3人事檔案管理工作的意義

從應聘者的角度看檔案工作，能反映用人單位的正常水平和發展潛力，人事檔案不僅可以提供求職者的全貌，還可以反映員工的學習、經驗和資產負債表表現，證明員工有資格獲得社會福利。根據人事檔案，員工可以提供就業證明或申請社會保險，并按照檔案中規定的退休年齡和教育程度繳納基本保險費。

4現階段人事檔案管理存在的問題

4.1人事檔案管理人員專業度不高

人事管理是對專業、保密和政策性工作的強烈需求，用人單位不重視人事檔案管理，檔案管理人才缺乏，也是企業亟待解決的問題。

4.2人事檔案管理力度不足

目前還存在人事檔案管理不到位的問題，這個問題主要體現在以下幾個方面：一是管理人員相對較少，目前，人事管理單位在人事管理方面存在不足，人員配備不足，其次，在績效考核過程中會對人事檔案進行收集，部分管理人員可能會收集當前工資和考核內容，有的管理人員只能收集信息內容，無法抓取相應的考核信息，后期信息管理復雜度和難度較高，檔案使用質量低;三是行政資源匱乏，檔案在對賬過程中屢屢受阻，可見人事檔案管理仍然管理不善。

4.3人事檔案信息化程度不高

目前，我國大部分單位都僅限于個人資料管理的電算化，如基本信息、編目、檔案傳輸等小環節，沒有進行全面深入的信息化。總的來說，個人資料管理的完整性和系統性不夠，會導致檔案信息更新不準確、不完整、延遲等問題，容易造成人員信息管理混亂，嚴重影響工作效率[2]。

4.4對人事檔案管理的重要性認識不足

很多人事部門認為，人事檔案管理只要能適應人事部門的變化、對外調動和檔案管控就可以。對人事檔案重要性認識不足，檔案收集不全，不能反映客觀真實情況，直接影響人事檔案管理水平。

5加強人事檔案管理工作的建議

5.1加強隊伍建設

在檔案工作中起著非常重要的作用。檔案人員不僅要具備專業技能和綜合技能，還要具備人事檔案處理技能和計算機技能。此外，必須具有較高的政治意識形態和職業道德，因此，應結合當前形勢，及時開展相應的檔案培訓，提高檔案管理人員的基本操作能力，培養高素質、高效率的檔案管理人才，只有這樣才能實現人事檔案的持續管理，把人事檔案管理的質量提高到總體戰略水平。

5.2建立完善的人事檔案管理制度

為了保證人事管理的效率，首先必須認識到人力資源管理的重要性。一方面，負責人要了解人事檔案對人力資源發展的影響，提高管理效率和員工對檔案管理的貢獻;另一方面，單位領導要分析人事檔案管理不到位的主要原因，在從基礎制度完善人事信息管理制度的基礎上，完善人事管理。由于大多數檔案工作者在工作過程中過度依賴他人，所收集的個人信息可能不完整，因此存在人事檔案不完整的問題。因此，要制定詳細的工作內容，并對工作過程中出現的問題考慮。監控人力資源，發現人力資源管理中存在的問題，提出改進人力資源管理的建議。

5.3推動人事檔案管理的信息化建設

為進一步提高人事檔案管理效率，需要進一步提高人事檔案的連續性、完整性和便利性。搭建個人信息平臺，普及科學和信息技術。讓全社會采用新的管理模式和技術手段，通過使用現代設備和技術，保持人員檔案信息的動態管理，通過多種終端設備，為不同用戶開通相應權限，提高現代人事檔案管理水平和服務質量。當然，人事檔案管理信息化建設存在一定的管理風險。因此，有必要建立適當的安全維護制度，以確保人員記錄的安全和保密。

5.4完善人事檔案管理工作的理念

人事檔案管理信息化理念的完善，將為人事檔案管理的創新與發展提供重要的理論依據。信息時代將為人事檔案管理提供適當的指導，引領人事檔案的發展。在人事檔案管理中，責任人要以科學發展觀為指導，重視人事檔案管理的重要性，充分尊重信息在提高人事檔案管理質量中的重要作用。同時要有創新意識，敢于拼搏，與時俱進，提高管理實效，更好地為人民服務。

5.5優化人事檔案管理工作模式

人事檔案管理的創新和發展，為提高人事檔案管理服務水平和質量提供了基礎。有效管理和整合人事檔案，根據不同單位和組織的需要進行人事檔案的管理和整合，進一步簡化管理流程，開發一個人事檔案管理模塊。明確人事檔案管理規則，規范硬件基礎設施建設和軟件升級的技術指標，優化和更新人事檔案信息管理[3]。

結束語

人力資源管理非常重要。人力資源管理在一定程度上依賴于人事檔案管理水平，才能更好地發展。因此，人事檔案管理最重要的是要有一個完善的管理制度，才能發揮人力資源管理的作用，滿足人民的需要。

參考文獻：

[1]苗菁. 創新人事檔案管理制度與模式的探索[J]. 蘭臺內外，2021（10）：37-39.

[2]喬才元. 新時代干部人事檔案工作芻議[J]. 人才資源開發，2021（5）：25-26.

[3]王順彩. 加強干部人事檔案管理工作的思考[J]. 社會主義論壇，2021（3）：53-54.