淺析檔案開發與利用

張博

摘 要：充分發揮檔案信息資源的作用，是檔案工作者思考和探索的重要問題。從豐富館藏、加強信息交流、完善檢索體系、加強檔案編研、應用高新技術、做好檔案宣傳諸方面，對檔案信息資源的開發利用，進行了闡述，為更好服務社會大眾，提供了更多的方法和途徑。

關鍵詞：檔案信息資源;開發利用工作;檔案信息化建設;檔案館

近年，中辦和國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確提出，各級檔案館（室）要加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，為各級黨委和政府決策、管理提供參考，為維護人民群眾合法權益提供支持。如何做好檔案信息資源的開發利用，結合檔案利用的實際，筆者認為應從六個方面進行探討。

一、豐富館藏，增強儲量

檔案館（室）要向各級黨委、政府和社會大眾提供大量的、有價值的檔案信息，就需要大量地增加檔案信息資源儲存，不斷豐富館藏檔案資料種類和內容。而現實中，各級檔案館（室）的館藏量和館藏種類，明顯落后于社會發展，使得一些檔案館（室）館藏檔案中，存在品種單一、結構不合理、范圍不廣泛、特色不突出等問題。如何解決這些問題？其方法途徑應是：接收面上，由原來只接收一級機構的檔案，擴大到二級機構，以及一些群團組織、企業、著名人物，甚至典型的個體戶、專業戶的檔案等;接收門類上，由只接收文書檔案，擴大到接收專門檔案、科技檔案等;接收內容上，做到宏觀與微觀的全面結合。也可根據《檔案法》規定，進行代購或者征購，挖掘散存在社會上的檔案資料，使淹沒在社會中的珍貴檔案，匯集起來，發揮它們應有的價值作用。

二、加強交流，共享價值

做好檔案信息交流，應做好縱向和橫向兩個方面的工作。縱向是指各級各類檔案館（室）之間的交流，如下一級檔案館（室）向上一級檔案館（室）報送檔案目錄，用于建立目錄中心，集中檔案信息。橫向是指同一級檔案館（室）或文物、情報、圖書等部門（包括外省市）之間的交流。可交換或復制檔案及目錄，互通情報，增加本檔案館（室）的檔案信息資源量。但是，長期以來，由于受狹隘思想觀念的影響，造成部門利益個人化，檔案往往被一些單位和個人當作私有財產，只能為我所有、為我所用，以“保密”之名，行“封鎖”之實，阻礙檔案信息的交流，致使一些檔案信息資源得不到有效的開發利用，變成了“死檔案”。各級檔案館（室）應加大檔案信息交流的力度，不斷充實豐富檔案館（室）的館藏信息資源，實現檔案信息資源價值共享。

三、完善體系，便于利用

目前，各級檔案館（室）的檔案檢索工具種類單一、功能不齊全、檢索速度慢、效率低的現象，普遍存在。有些檔案館，在AI智能高速發展的今天，仍在用手工檢索，已成為檔案信息資源有效開發利用的瓶頸。建立健全檢索體系，已成為檔案信息資源利用的當務之急。編制檢索工具，應力求符合規范標準，檢索工具應配套，并把館藏檔案的內容特征、形式特征和儲存地點揭示出來。必須有選擇地編制案卷文件目錄、專題文件目錄、分類目錄、文件字號與檔案對照表、圖書資料目錄檢索工具。并根據檔案館（室）實際，建立自己的檢索體系，提供多維的檢索入口。要建立數字化、網絡化的自動檢索體系，充分利用現代智能辦公用具，快速、準確地檢索檔案信息，更有效地滿足各級黨委政府和社會檔案利用者的需要。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現檔案信息資源的共享。

四、加強編研，提高質量

檔案編研工作，就是把一次文獻逐步轉變到二次文獻、三次文獻，把檔案承載的信息從靜態轉化到動態，由傳統服務轉化為提供綜合檔案信息的高層服務。檔案編研工作包括兩個方面：一是編制二次文獻，即檔案的編目工作。這種編目工作不同于一般的目錄編制，是將問題一致的檔案信息集中編目，進行報道發布，系統提供利用;二是編制三次文獻，即檔案的編纂工作。編纂工作是對檔案信息進行系統化、精煉化的過程，把龐雜零散的檔案信息，進行采集、分析、加工、整序，使其準確、系統、專一。檔案編纂成果一經出版和公布，利用者很快就能獲取，從而縮短收集檔案信息的時間，提高工作效率。

檔案編研質量對深層次開發利用檔案信息資源，具有重要的決定作用。要高質量地做好檔案編研工作，檔案工作者必須積極地參與社會實踐活動，了解各級黨委政府和社會利用者對檔案信息的需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強針對性和實用價值的編研。

五、應用新技術，建好數字館

隨著現代高新信息技術的發展和運用，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術處理，為檔案信息資源開發利用提出了新課題。首先，要高度重視信息技術的規范化，加強相關理論的研究，如檔案信息開發、檔案數據結構、檔案數據庫等。其次，要努力推進檔案管理信息化、數字化、網絡化建設，充分利用電子信息、微縮掃描、網絡等現代技術，對檔案信息進行檢索、編研、統計、存儲等等，從而實現檔案信息資源聯網，達到資源共享，提高工作效率和檔案信息開發效益。

六、做好宣傳，提高利用意識

對檔案信息資源的開發利用，需各級各部門和全社會的積極參與和支持。因此，要采取多種形式、通過多種渠道，大力宣傳檔案信息。一是通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作等形式，廣泛宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內容和基本任務。通過宣傳教育，使人們逐漸了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的館藏內容、利用檔案方法等，自覺地、有針對性地開發利用檔案信息資源。二是擴大檔案工作的影響，使檔案工作走向社會、融入大眾，提高和強化全民全社會的檔案利用意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好更自覺地利用檔案。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[J].四川檔案，2014（03）：6-8.

[2]申曉景.檔案事業創新與發展——河南新時期檔案工作調研成果選編[M].北京：中國檔案出版社，2007.