高校外事檔案的信息化管理策略研究

趙寒冰 孫勇

【摘? 要】新時代背景下，信息技術出現簡化了高校傳統檔案管理繁瑣的步驟，開創了檔案管理的新格局。高校作為人才培養的重要基地，外事檔案種類繁多，管理繁瑣。為此，管理人員要充分利用信息機技術的優勢，搭建信息管理平臺，實現科學化管理，優化檔案管理體系。同時，管理人員還要不斷提升自身工作能力能力，進一步提升高校綜合競爭力。

【關鍵詞】新時代背景下;外事檔案;信息化管理模式

引言

隨著教育體系的不斷改革，高校招生范圍也逐漸擴大，外事檔案管理人員工作量也越來越大。為了推進高校整體建設，實現工作現代化、管理科學化的新局面，相關部門對高校教學檔案管理提出了更高的要求。傳統的管理模式過于單一，大量冗雜的文件導致管理人員壓力日益增大。因此，為了不讓外事檔案束置高閣，管理人員工作需要充分發揮信息技術的優勢，將多種資源靈活進行整合，完善信息查詢系統，從根本上提升外事檔案管理人員的工作效率，優化高校外事檔案管理資源配置。

1.目前外事檔案管理存在的問題

外事檔案歸類作為管理人員工作的重要組成部分，也是管理人員工作的重難點。高校外事檔案文件冗雜，類別多樣。大量的數據導致管理人員壓力日益提升，工作成效也無法保證，而且傳統的管理模式過于單一，只是由專門的管理人員按照國家制定的編號進行分類，不僅工作耗時長，而且質量也得不到保證。部分高校雖然引進了相關檔案管理技術，但由于管理人員對網絡認知的局限性，只是將其作為查詢平臺，沒有充分利用網絡數據的優勢。這樣不僅浪費了大量人物資源，而且在長時間整理過程中也會因為人為因素而產生錯誤，造成不必要的損失，影響管理人員工作積極性。

其次，外事檔案的復查時效性較差。外事檔案作為高校對外工作的重要參考，對高校發展有著舉足輕重的作用。根據外事檔案類別的不同，有時還會出現文件復審、更新、傳輸等問題。但從目前工作情況來看，傳統的傳輸方式多為傳真機和快遞兩種方式，傳真機雖然方便，但是文件清晰度受設備狀態的影響;快遞雖然能保證文件的完整性，但是耗時長，影響工作對接效率。由此可見，為了提升外事檔案管理工作效率，需要管理人員加強對外事檔案信息平臺的建設，借助信息技術的優勢，打造線上線下科學化檔案管理平臺，有效地提升管理人員的工作質量。

2.外事檔案的信息化管理具體策略

2.1構建網絡安全信息管理平臺

外事檔案是高校檔案管理的重要環節。在信息技術的影響下，數字化管理模式逐漸成為工作的主流。由于管理人員網絡意識的不足，致使信息數據在錄入和傳輸的過程中存在一定的安全隱患。因此，相關技術人員需要加強平臺管理，定期對網站防火墻以及系統進行維護檢修。而且還要加強對數據篩選力度，對可疑文件及程序進行隔離檢測，進一步提升平臺的可靠性。其次，管理人員還可以構建智能電子檔案管理系統，從借閱申請到檔案歸還，在網絡大數據分析系統的幫助下進行科學規劃，進而形成階梯式的管理模式，提高管理人員的工作效率。此外，還要加強與各個高校之間的聯系，管理人員借助系統網絡平臺，定期開展安全數據交流大會，各個高校之間相互學習，分享成果與技術，對未來工作發展方向進行分析，“軟硬兼施”優化設備兼容性與網路系統的安全性，從而提升管理平臺的可靠性。

2.2培養管理人員互聯網意識

信息化背景下，外事檔案信息管理人員處于整個檔案管理工作的核心地位，其個人素質關系到整個檔案管理工作是否順利進行。為了加快數字化檔案管理建設，外事檔案管理人員也要不斷提升個人綜合能力，提升職業素養。目前來看，高校外事檔案種類繁多，文件冗雜，工作內容也愈發復雜，在此過程中強化人才培訓工作尤為重要。首先，高校要宣傳外事檔案管理工作的重要性，使相關工作人員從思想上重視該工作，進而打造良好的工作環境，加快外事檔案管理信息化建設的步伐。其次，管理人員還可以借助網絡平臺，與專業檔案管理人員在線進行交流學習，提升管理能力，使其與最新技術接軌，有效地提高人才的適應性。再次，高校內部可以定期開展學習交流會，相互交流管理經驗，以社會發展趨勢為參考，調整日后工作方向，促進管理技術的有機融合，進一步推動高校外事檔案管理工作的順利開展。

2.3打造數字化線上線下外事檔案管理體系

在進行外事檔案管理時，紙質檔案與電子檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，需要管理人員統籌兼顧，將兩者有效整合，打造新時代科學外事檔案管理體系。首先在進行外事檔案錄入時，管理人員可以借助大數據依照本校情況進行科學體系分類體系的制定，從檔案類別到文件方向、檔案編號，逐級細化，形成系統的檔案結構。此外，檔案管理人員還要將線上線下檔案分類進行同步，保證工作對接質量。其次，云計算、云處理等技術的出現，大大減輕了檔案管理人員的工作質量。在上傳檔案時，管理人員在對文件掃描后，可以在線進行編輯，實時溝通，依托網絡高速傳播有效地提升了工作效率。

3.結束語

綜上所述，高校教學檔案信息化管理是一個長期的過程。需要檔案管理人員根據外事檔案內容制定合理的工作方式。檔案管理人員通過搭建網絡信息管理平臺，實現檔案信息化、管理數字化的高質量工作模式。此外，網絡的交互性將各個高校緊密聯系起來，形成良好的區域網絡，有效地提升檔案管理工作效率，從而推動高校教育事業順利發展。

參考文獻

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