試論信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

杜艷

摘 要：當前我國文書檔案是一項獨立性的科目，對我國文化藝術建設工作有著積極的影響意義。雖然我國文書檔案管理工作發展時間較短，但是卻有著較快的發展速度，并且也已經取得了顯著的成果。但是在實際發展進程中仍然存在著一定的問題，本文就對信息時代下文書檔案管理工作的現狀進行分析，然后結合實際提出合理地解決措施。

關鍵詞：信息時代;文書檔案管理;問題與對策

一、信息時代背景下文書檔案管理工作的現狀

（一）缺少規范化標準

現階段我國檔案管理工作還處于發展的階段，所以有關信息化檔案管理的工作流程規范以及管理制度等還存在著一定的不足，需要不斷地進行完善，同時信息化檔案管理工作也需要不斷地提高自身的規范性，但是由于沒有建立健全的檔案管理制度，所以在向著信息化方向轉變的過程中還存在著許多問題。除此之外，由于文書檔案管理工作的信息系統以及網絡平臺等存在著不同程度的建設差異，所以在進行共享等有關服務時也存在較多的問題，嚴重阻礙著文書檔案管理的進步和發展。

（二）信息化建設安全性較低

信息化的檔案管理工作不僅可以提高整體的工作效率，還可以有效降低管理工作的成本開支，但是信息化檔案管理工作也有一定的局限性，在有關信息安全方面存在著一定的問題[1]。因為在實際的工作過程中檔案信息需要存儲在計算機的服務器中，這樣一來一些不法分子就會利用網絡中的安全漏洞偷取一些重要的檔案信息。對現階段我國檔案信息管理平臺現狀進行分析可以發現，信息管理平臺還處于發展建設階段，所以這額在一定程度上增加了檔案管理工作面臨的風險，文書檔案的安全性無法得到保障。

（三）工作人員專業技能水平較低

在當下新的信息時代背景下，文書檔案管理工作在發展的過程中對于相關工作人員也有了更高的標準和要求。檔案管理工作的內容比較多，工作流程復雜，所以文書檔案管理工作人員需要首先樹立正確的管理理念，學習有關的管理學制止，不斷地提高自身的專業技能水平，從而進一步提高管理工作的質量和效率。但是當前我國大多數企業并沒有認識到文書檔案管理工作人員的重要性，對其沒有較高的要求，在工作人員正式上崗之前也沒有進行培訓，在后續工作崗位中沒有進行考核，最終導致檔案管理人員自身綜合素質無法滿足實際的工作需求。

二、強化信息時代文書檔案管理工作的有效措施

（一）強化信息化管理

要想強化管理工作的信息化建設力度不僅需要對管理軟件進行合理地應用，同時還需要結合檔案管理工作的現狀對標準制度進行合理地規劃，但是目前我國文書檔案管理工作還處于發展階段，并沒有對有關的管理制度進行完善，所以檔案管理工作的服務水平也無法得到有效的提高。在當前信息化時代下文書檔案管理工作的制度建設工作有著非常重要的作用，因此需要對管理體系進行完善，建立健全的管理制度，推動檔案管理工作的規范化發展。

（二）強化管理工作人員培訓

在現階段高速發展的時代背景下，管理工作人員不僅需要具備豐富的理論知識，同時還需要能夠掌握現金的信息技術并可以對其進行靈活的應用，從而為我國文書檔案管理工作的進步和發展提供保障。同時有關管理部門需要加強對工作人員的培訓力度，管理人員也要不斷強化自身學習意識。高校也應該加強對學生專業知識和專業技能培訓的重視，為文書檔案管理的進步和發展提供人才支撐。除此之外，管理部門也需要結合實際發展需求對考核機制進行完善，根據考核結果進行獎勵和懲罰。因為現階段我國文書檔案管理工作還處于發展的階段，工作人員無法獨自解決工作中的難題，此時可以組建專門的管理小組，對問題進行探究和分析，然后結合實際制定合理地解決措施。

（三）對安全體系進行完善

在進行檔案管理工作的過程中，信息安全是管理工作進行的基本要求之一，但是由于信息化的檔案管理以及檔案資料存儲的特殊性，所以也在一定程度上增加了檔案管理信息安全工作的難度，因此強化檔案管理信息化建設的工作過程中有關工作人員需要提高對信息安全的重視，可以聘請有著較高技能水平的安全技術管理人員進行系統平臺的安全漏洞進行完善和處理[2]。除此之外，在進行管理工作過程中工作人員也需要不斷的對自身信息安全意識以及保密意識進行強化，可以在電腦中安裝安全監管軟件，并對其及時的進行更新。同時網絡安全監管人員可以定期篩查網絡日志，對于其中存在的問題及時的處理。只有對檔案管理信息化中的安全問題有一個全面的了解，并對安全體系進行完善，才可以切實提高整體文書檔案的安全性。

總結：

綜上所述，文書檔案管理工作涉及到的工作流程比較多，不僅需要進行整體，同時還需要對文書檔案進行鑒定，保證檔案的完整性。雖然現階段我國文書檔案管理工作還存在著一定的問題，但是只要有關部門和管理人員可以強化信息化管理力度、加強對工作人員的培訓力度、對安全體系進行完善等就可以有效解決上述存在的問題，并進而推動文書檔案管理工作的進步和發展。

參考文獻

[1] 李愛英.信息時代下檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城建檔案，2017（06）：67-68.

[2] 王學武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛生產業，2017，14（17）：65-66.