淺談提升現代院所治理中信息化辦公水平的對策

吳彥澎 李昀 李瀟

[摘 要]本文以北京市農林科學院為例，從加強頂層設計、聚集多方資源、提升協同辦公等方面列舉了院所治理的創新措施，闡述了從傳統辦公模式向現代院所高效治理的信息化辦公模式轉變取得的成效，分析了科研單位在創新管理方式中存在的主要問題，提出了要樹立系統思維、轉變建設理念，加強統籌規劃、做好系統整合資源共享，創新管理機制、健全保障措施等提升科研單位信息化辦公水平的對策，以期為破解管理難題、提升現代院所高效治理水平提供參考。

[關鍵詞]現代院所;信息化辦公;農林科學院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.037

[中圖分類號]R197.32[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-00-03

0? ? ?引 言

中國共產第十八次全國代表大會提出實施創新驅動發展戰略，將科技創新作為未來提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐。習近平總書記在中央財經領導小組第七次會議上強調，要按照遵循規律、強化激勵、合理分工、分類改革要求，繼續深化科研院所改革?？蒲性核鳛槲覈鴩覄撔麦w系與區域創新體系的中堅力量，應主動適應信息技術快速發展的新趨勢和新要求，積極研究提升科研單位辦公信息化水平的理念和方法，高質量地推動信息化建設的跨越式發展。

1? ? ?信息化辦公在現代院所治理中的意義

我國正在積極實施國家治理體系和治理能力現代化建設，國家治理體系的不斷豐富和完善對現代科研院所高效治理提出了具體明確的改革要求。從“管理層面”向“治理層面”的轉變是科研院所改革的核心內容，科研院不僅需要通過一系列制度創新現代科研院所治理體系，不斷強化頂層設計，還要在治理模式的探索中不斷提升治理的有效性，滿足治理能力的現代化需求。科研治理體系是通過相應機制，以先進的理念、高效的手段、完善的機制集成不同科研要素，使其相互效力，發揮有機整體的價值。辦公自動化水平制約了科研治理效率，通過信息技術路徑開發一套科學有效的辦公平臺系統，確保體系運行的科學化、現代化和高效率，是現代院所治理的主要途徑之一;進一步延伸，就是通過現代信息技術，整合互聯網、人工智能、物聯網、云計算、大數據等方式和手段，構建正式、非正式的運行規則和制度體系，高效合理地配置責、權、利，讓科研院所的管理層面更加智能化、多元化、科學化、精準化，協調科研院所各方利益關系，實現科研院所相關者的整體利益最大化和治理高效化。

2? ? ?創新工作取得的成效

農林科學院于2016年啟動了協同辦公平臺建設，目的是確保體系運行的科學化、現代化和智慧化，從而實現學院資源的優化利用，進一步提升科研創新能力和現代化管理水平。

2.1? ?協同辦公平臺

2.1.1? ?OA辦公管理系統

OA辦公管理系統集內部通訊、信息發布、流程審批、知識管理、協同工作、輔助辦公為一體，實現高效電子化協同工作，并積累工作成果，創新知識管理體系。

2.1.2? ?人事管理系統

人事管理系統可以對農科學院1 219名職工、510名學生、768名外聘人員進行信息管理。具體涵蓋了人員基礎信息管理、人事變動、人才項目、博士后管理、退休管理、職稱管理、合同管理、繼續教育、工資管理等各類人事相關數據業務，形成了完備的人事信息庫。

2.1.3? ?國際合作交流系統

國際合作交流系統實現了科學院各類合作交流項目的申報及管理，國際組織和外來人才的記錄、國際會議、對外合作協議、聯合研發機構、外賓團組接待情況的登記，護照的管理、使用以及在線辦理跟蹤等。全面提升了科學院對外合作交流事務的管理水平，方便了廣大職工。

2.1.4? ?財務管理系統

財務管理系統按照財務業務管理需求，涵蓋經費到賬、下撥、支出、對賬查詢等業務，實現院所兩級財務標準化協同管理，保證財務數據管理業務理規范化、精準化，簡化煩瑣的數據校核操作及業務辦理流程，提高財務工作效率。

2.1.5? ?科研管理系統

科研管理系統涵蓋院科研處及14個所（中心）的所有科研業務管理功能，實現科研事務院所兩級管理。該系統側重于用戶數據填報及個人數據管理，院級用戶側重于數據統籌管理及綜合查詢。

2.1.6? ?科技推廣服務系統

科技推廣服務系統立足科學院科技推廣工作，通過串聯專家、基地、推廣成果、實用技術等信息，實現科技成果推介，專家基地對接、重點幫扶、推廣項目管理，提升院農業科技推廣與服務水平。

2.1.7? ?基建管理系統

為了滿足基建規劃處對農科院基礎設施規劃建設管理工作需求，基建管理系統實現了院內各類重點基建項目報建、審批及辦理。

2.1.8? ?行政管理系統

以構建科學院行政資產臺賬為目的，行政管理系統實現了院內房屋及土地等資產信息管理。

2.1.9? ?綜合服務系統

綜合服務系統面向科學院后勤工作管理需求，以實現科學有效管理與方便廣大職工業務辦理為目標，實現全院行政后勤工作的信息化管理與服務。

2.2? ?移動辦公平臺

隨著技術更新的步伐不斷加快，移動辦公是大勢所驅，未來愿景是把辦公“揣”兜里。農林科學院協同辦公平臺化逐漸向移動化延伸，建立了科學院企業號，提升了辦公的便捷性與工作響應的及時性。協同辦公平臺中，流程審批等基礎功能全部實現移動化辦公;建立了院公眾號，構建科學院對外消息發布渠道，成為宣傳的重要窗口，同時服務黨建、人事招聘、科技創新、老干部活動等宣傳工作。

2.3? ?協同辦公系統的特點

2.3.1? ?協同性

農林科學院協同辦公平臺的啟用，消除了系統間壁壘、打破了信息資源部門的割據現象，構建了全院的數據資源池，建立了協同體系，成功實現了3個層面的協同。①組織協同：構建了科學院所兩級統一的組織架構體系和功能權限體系，實現全院一盤棋，領導以及職工在平臺上都有明確的工作權限。②工作協同：利用工作流技術構建電子流程審批協同體系，實現院所兩級逐級審批，為以后全面實現無紙化辦公打下基礎。③業務協同：實現跨業務的數據共享協同體系，在保證縱向業務高效運轉的基礎上，增強橫向的數據產出、數據共享能力。

2.3.2? ?便利性

①統一登錄，全網通：實現所有業務系統的統一入口、身份全網通。②固定工作一鍵完成：為科研、人事、計財等科室定制開發了常用報表一鍵生成功能，實現跨室數據的按需調入，讓原本復雜煩瑣的工作變得簡單、隨時、高效、精準，極大提高了工作效率。

2.3.3? ?實現數據融合

平臺采用數據構建與業務系統構建相分離的設計模式，健全數據間的關聯關系，從根本上保證各業務系統間數據的互聯互通性，建立全院統一的數據資源池。隨著各業務系統的上線運行與數據的不斷完善，平臺將從人事、科研、財務、資產等方面對數據進行深入挖掘和系統分析，為科學院領導的科學決策奠定數據基礎。

2.3.4? ?個性化服務

隨著系統的深入推廣與廣泛應用，平臺可以根據不同用戶的需求提供個性化服務，定制個性化界面。例如，面向科學院領導提供業務審批、日程安排、綜合查詢分析功能及界面;面向處室及所（中心）提供業務管理、計劃監督等方面功能及個性化界面。

3? ?提升信息化辦公水平的障礙

3.1? ?建設理念有待轉變

農林科學院高度重視辦公自動化建設，不僅投入了大量的人力、財力，還采購了先進的硬件設備，配備專業的機房設施，自主開發了多個信息系統，但大部分領導和科研人員傳統的辦公觀念仍根深蒂固，將信息化辦公手段僅當作一種輔助工具，總體上對科學院辦公自動化建設的全面革新、深刻調整、豐富內涵和重大意義認識不充分。大部分職工更習慣于書面辦公，無紙化辦公需要借助平臺的深度推廣應用實現。此外，科學院還要完善辦公自動化系統，打破實際辦公和平臺化辦公的障礙，提升平臺與實際業務的貼合度。

3.2? ?平臺整體協調推進不足

辦公自動化建設是一項浩大的協同工程，涉及全院各項工作的方方面面。在統籌層面，科學院成立了辦公自動化領導小組，具體分布在院辦公室、科研處、人事處、行政處等多個職能部門，沒有形成高度統一的協作意識，導致各業務系統獨立建設，前瞻性不夠、集成度不強、整體性不足等，無法形成建設合力;導致資源浪費，任務交叉，形成信息孤島，不符合當前整合共享的要求。而開發人員缺乏對業務需求的準確把握及對系統功能的充分認識，已建系統存在很大程度的功能重復、資源堆疊問題。

3.3? ?更新迭代不夠充分

農林科學院先后開發了包括協同辦公、科研管理系統、財務管理系統、后勤管理等系統，有效提升了科研管理的效率。但隨著信息技術日新月異的發展，信息技術的更新迭代不夠及時，有些早期開發的信息系統數據難以實現數據共享應用，應用較早的系統因無法集成到平臺中反而束縛了平臺功能的延伸。特別是隨著云計算、大數據、區塊鏈等技術逐漸成熟和普遍應用的當今，無法引入這些新技術，將無法真正發揮這些技術的信息共享、高效協同等優勢。

3.4? ?高效規范的機制尚未完成

規范的管理機制是辦公自動化建設的核心，在組織有序、管理有效的基礎上，采用日益成熟的信息技術手段，能發揮事半功倍的成效。目前，農林科學院業務系統多由各部門獨立建設維護，缺乏強有力的協作機制與運維保障，導致科學院權責不明、效率低下、管理松散、成效甚微。

4? ?提升信息化辦公水平的對策

4.1? ?樹立系統思維，轉變建設理念

一是建立信息化平臺，以標準統一、數據共享、協作分工為抓手，整體配置項目人員和進度;二是從科研院所治理角度為切入點，將辦公自動化、信息化建設水平提升到現代院所管理制度規定的高度，以實現科學院治理體系和治理能力現代化的目標，實現整體效能的最大化;三是樹立系統思維，增強科研人員的服務意識。

4.2? ?統籌規劃，做好系統整合和資源共享工作

辦公自動化系統是一個既需要頂層設計，更需要不斷積累經驗的復雜的系統工程。要做好信息資源、數字化資源及檔案紙質資源的整合工作，就要對全部的結構化與非結構化資源進行分類，按需建檔和存儲，并在此基礎上構建統一數據庫，將符合共享標準的數據資源接入平臺，備份需要更新換代的系統資源，重新設計并統一加入平臺。同時，做好身份認證系統建設與平臺管理維護工作，通過單點登錄與統一管理的方式保證使用者的便捷程度，提升管理的便捷性和高效性。打破業務流程局限、資源孤島障礙，避免權限管理混亂，實現辦公自動化向集成有序轉變，將提升“一站式”服務能力作為平臺建設的核心目標。

4.3? ?加強組織協調，整體推進平臺建設工作

通過組建以院領導為首的信息化建設專項領導小組的形式，抽調各業務部門精干人員，使他們熟悉系統工程相關知識，全程跟蹤系統規劃、設計、開發、運維、管理和維護等過程。充分發揮領導小組的督導作用，協調各相關責任部門建立有效的工作保障機制，細化各項指標，保障項目時間進程，狠抓任務落實，確保項目順利實施。

4.4? ?加強信息化人才隊伍建設

通過項目實施、技術引進、協同開發等方式，有針對性地培養和引進信息化人才，提升現有信息化人才隊伍的工作能力;加強業務能力培訓，提升信息化人員自主學習能力與解決問題能力;進一步完善人才激勵機制，調動科研院所信息化人員的主動性、積極性和創造性。

注：李昀，通訊作者

主要參考文獻

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