對提升檔案管理效能的思考

李曉婷

摘 ?要：檔案管理是每個單位必須面臨和從事的一項專業性基礎工作，這項工作對單位管理會起到一定的輔助性作用。通過檔案資料可以為領導科學決策，進一步提升領導水平，為工作人員尋求問題解決辦法，總結成功的經驗教訓都將起到重要的依據和參考性作用。本文針對如何更好地做好事業單位檔案管理做了一定的思考，以期與檔案工作同仁進行交流，達到促進工作，提升業務水平的目的。

關鍵詞：檔案管理;效能;發展

檔案管理是每個單位必須面臨和從事的一項專業性基礎工作，這項工作對單位管理會起到一定的輔助性作用。通過檔案資料可以為領導科學決策，進一步提升領導水平，為工作人員尋求問題解決辦法，總結成功的經驗教訓都將起到重要的依據和參考性作用，而強化檔案資源發掘管理從中梳理業務數據，更好地服務于日常業務工作，這些都是檔案作用發揮的基本方面。本文針對如何更好地做好事業單位檔案管理做了一定的思考，以期與檔案工作同仁進行交流，達到促進工作，提升業務水平的目的。

一、檔案管理存在的主要問題

1.對做好檔案管理工作意識不強，重視不夠。檔案工作在整個單位管理中是一項服務性工作，不能直接產生經濟效益，社會效益的產生也是間接的通過業務工作或其他工作才可以實現。這種狀況下，逐漸導致了人們對檔案工作的不正確認識和看法，檔案管理工作自然很難放到單位的主要方面來考慮和安排。有的單位檔案管理沒用專門人員，沒有符合要求的檔案廚具和檔案庫房，檔案管理制度，應當配備的基礎設施防火設備溫濕度調節設備都沒有或者達不到安全管理的基本標準;有的單位安排老弱病殘等即將退休的人員從事檔案管理工作，沒有工作經驗，不懂業務知識，思想老化保守，直接導致了檔案質量嚴重降低，檔案管理水平的落后現象。

2.沒有建立健全切實可行的檔案管理制度。結合單位實際制定形成符合上級要求的檔案管理制度，對檔案管理工作進行約束和規范是做好檔案管理工作必不可少的重要一環。而現實情況是有的單位照搬照抄外單位工作制度，掛在墻上，寫在紙上，沒有起碼的可操作性和現實性;有的單位沒有形成檔案管理制度，日常管理工作無據可循，任由自己的認識進行管理和處置，導致檔案管理工作散亂無序。比如起碼的檔案收集制度沒有形成，單位各部門形成的文件材料不知道整理歸檔什么內容，應該什么時間移交，移交歸檔的標準要求是什么，應該做什么工作等等一塌糊涂;在檔案整理工作中不按照規范標準整理分類，組成的檔案不合律，沒有必要的聯系和形成規律，檔案文件無從查找，相反為利用增添負擔和障礙，與檔案利用的初衷和目的背道而馳。

3.管理技術和水平陳舊落后。當下，信息技術和現代化網絡技術的快速發展，需要檔案管理工作不斷運用這些新的技術手段進行檔案管理，以適應社會和新技術對檔案管理工作的要求。但是目前很多單位仍然沿用過去傳統的手工檔案管理方式就行整理和手工查閱利用，不僅工作效率低下，還不利于檔案的安全管理，容易損毀檔案甚至丟失檔案，為檔案管理帶來很大的難度;有的單位配備了一定的現代化管理設備，不是因為沒人使用就是因為常年不用，年代久遠逐步被淘汰落后。種種原因導致了目前普遍存在的管理技術和管理水平陳舊落后的不良局面。

二、提升檔案管理水平的有效措施

1.提高檔案管理重要性的認識與提升專業人員素質并重。首先，做好檔案管理工作提升對檔案管理工作重要性的認識，這是解決做好檔案管理工作的第一步，在一定程度上思想意識決定了實際行動，只有從思想上真正認識到檔案工作的重要性才能真正安心專心用心做好具體的檔案管理工作。其次，要注重檔案人員的選配，政治素質過硬是前提，除此之外就是自身所具備的專業素質是否適應檔案崗位工作要求。選配年富力強有檔案專業背景或工作經驗的人員從事檔案管理工作，這些人員在工作崗位上知道怎么干，知道應該干什么，還會運用新的技術理念改進檔案管理工作中的弊端，必將促進單位檔案管理工作整體水平的的不斷提升。

2.健全制度，持之以恒做好檔案管理工作。合理的檔案管理制度是檔案管理的守則，具有約束力和現實可操作性，在實際檔案管理工作中作用明顯。按照既定的檔案管理制度做好檔案的收、管、用，持之以恒，久而久之形成習慣，檔案管理工作成效就會明顯顯現。

3.強化培訓，提升能力與水平。現形勢下的檔案管理工作是一項傳統與現代技術相結合運用的工作，信息技術和新媒體技術日新月異，檔案工作受到巨大沖擊。管理好檔案工作不僅需要檔案人員懂傳統業務知識，也需要檔案人員具備新媒體信息管理技術，要有與時代發展同步的戰略眼光與思維方式。這些要求不是哪個人與生俱來的，只有加強學習培訓才能跟上發展要求，不斷提升自身業務能力和業務水平。

4.合理配置檔案管理人員。檔案工作是一項細致而嚴肅的工作，需要檔案管理人員熱愛這項工作，從內心喜歡，起碼是有不排斥的態度，這樣才能確保檔案人員的穩定性，避免走馬燈似的頻繁更換，進而影響到檔案管理崗位職責的有效履行。管理人員的配備要根據檔案管理的數量和工作量進行合理配置，避免人少事多，疲于應付，這樣檔案管理工作的質量將無從談起。

綜上所述，做好單位檔案管理工作是單位的一項較為重要的基礎性工作，做好這項工作單位領導重視很關鍵，同時要進一步完善各項制度，提升管理認識，合理配置檔案管理人員，強化業務培訓，增強業務鍛煉和培訓，不斷提升綜合管理水平，不斷推進單位檔案管理水平的有效提升。

參考文獻

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