關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

陳杰

摘 ?要：檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長(zhǎng)，會(huì)檔案管理人員帶來(lái)了巨大工作壓力，其中存在的對(duì)檔案管理重視度不高、人員管理能力不強(qiáng)、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問(wèn)題日益顯露。基于此，以下對(duì)關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

引言

近年來(lái)，人們生活質(zhì)量逐步提高，事業(yè)單位承擔(dān)了更多社會(huì)發(fā)展責(zé)任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能保證事業(yè)單位未來(lái)穩(wěn)定和諧發(fā)展。事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，結(jié)合當(dāng)前檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，既要增加資金投入，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，也要引進(jìn)人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。

1實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的意義

社會(huì)主義新時(shí)期已經(jīng)到來(lái)，各事業(yè)單位在此形勢(shì)下均面臨改革挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露弊端，不能有效促進(jìn)其他工作順利進(jìn)行，甚至為其他工作的進(jìn)展帶來(lái)阻礙。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位各項(xiàng)工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，將信息技術(shù)充分應(yīng)用于工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)檔案管理工作的形勢(shì)創(chuàng)新和效率提升。事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內(nèi)容，以此為例，若將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，則單位內(nèi)部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學(xué)歷及特點(diǎn)，進(jìn)而有效匯總事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案，更好實(shí)現(xiàn)人事任免考核或者晉升，也可科學(xué)解決員工的調(diào)動(dòng)，福利以及工資的調(diào)整等問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要，提升檔案管理工作效率也具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理模式下，人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理成為主要形式，而內(nèi)容繁雜、工作量大使得人工較易出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性。現(xiàn)代化管理模式的實(shí)現(xiàn)一方面可以讓使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，另外將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時(shí)間和地域束縛，在減少誤差的同時(shí)極大提升整體檔案利用效率。

2事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1組織管理方面

首先，單位檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，崗位職責(zé)不明確，并且一些工作崗位職責(zé)不具體，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行明確。其次，檔案管理工作制度缺乏完善性，致使一些工作很難有效落實(shí)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是檔案基礎(chǔ)管理制度有待完善，沒(méi)有覆蓋到檔案工作收集、歸檔、保管等方面。二是雖然構(gòu)建了檔案工作制度，但是與實(shí)際工作內(nèi)容有較大偏差，在落實(shí)的過(guò)程中缺乏時(shí)效性。

2.2工作認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理理念落后

部分事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視，檔案管理設(shè)施滯后、管理制度機(jī)制缺失，歸檔工作不規(guī)范，造成部分檔案缺失嚴(yán)重。同時(shí)導(dǎo)致檔案管理資金、人員投入力度不足，檔案工作設(shè)施老舊、管理手段落后，使檔案工作處在低層次徘徊。

2.3設(shè)備設(shè)施方面

隨著單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作質(zhì)量有不同程度的提高，而且資金投入有所增加，能夠有效完善安全防護(hù)設(shè)施，比如辦公設(shè)備、防爆燈以及防盜門等。但也有一些企業(yè)由于投入經(jīng)費(fèi)較少，導(dǎo)致必要的設(shè)備設(shè)施不完善，這對(duì)檔案工作質(zhì)量的提高會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。因資金投入有限，會(huì)使庫(kù)房設(shè)施不完善，這就無(wú)法對(duì)檔案采用有效的“八防”措施，這將不利于檔案管理質(zhì)量的提高。

3事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度

要想保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，須保證檔案管理的規(guī)范化，檔案管理人員必須樹(shù)立新的理念，對(duì)各項(xiàng)檔案資料的價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，才能積極履行自身職責(zé)，保證檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作量逐步增加，且工作內(nèi)容與方式也有了很大轉(zhuǎn)變，若是仍然實(shí)施傳統(tǒng)手工管理檔案的模式，不僅工作效率不高，且難度也很大，需要主動(dòng)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的不足與問(wèn)題，盡快作出改進(jìn)與調(diào)整。事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在人力、物力和財(cái)力上增加投入，并實(shí)施相應(yīng)的政策，保證檔案管理工作能夠規(guī)范、有序開(kāi)展。

3.2隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范化

檔案規(guī)范化管理需要高素質(zhì)管理人員具體實(shí)施，這就要求管理隊(duì)伍建設(shè)要走向規(guī)范化，注重專業(yè)技術(shù)、注重思想道德、注重職業(yè)品質(zhì)。首先，吸引和選聘專業(yè)人員，提升管理隊(duì)伍的專業(yè)水平;其次，做好檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)管理人員進(jìn)行定期輪流培訓(xùn)，使其掌握和應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升檔案規(guī)范化管理的能力和意識(shí)，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強(qiáng)橫向交流，吸收先進(jìn)的檔案規(guī)范化管理方法和經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內(nèi)容，從而保證檔案更好地服務(wù)于單位職能和業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.3增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位在檔案管理工作中主要為紙質(zhì)文件，并通過(guò)人工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務(wù)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，事業(yè)單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設(shè)備配置齊全，讓檔案管理可以有效進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位要加快信息化建設(shè)步伐，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，讓檔案管理的規(guī)范性與保密性得到提升，消除檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位要大力建設(shè)檔案管理多媒體平臺(tái)，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數(shù)據(jù)信息，便于檔案管理人員輕松、高效開(kāi)展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

3.4存檔保管規(guī)范化

首先，檔案保存要做好分類和密級(jí)，并進(jìn)行規(guī)范化編號(hào)存放。在應(yīng)用、回顧、調(diào)取、審核時(shí)，才能條理清晰，高效快捷。第二，對(duì)于保密性檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，按照保密要求實(shí)施保密保存，確保密級(jí)有效。同時(shí)，管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規(guī)范化管理流程，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行信息化管理。對(duì)檔案的管理全程進(jìn)行監(jiān)控錄像，確保檔案安全和管理的規(guī)范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發(fā)生。

3.5引入現(xiàn)代管理，提高檔案管理工作效率

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云共享等技術(shù)手段已經(jīng)覆蓋到工作、生活的方方面面，因此各級(jí)事業(yè)單位要在確保檔案保密管理的基礎(chǔ)上，加大先進(jìn)檔案管理手段的引進(jìn)力度，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)多種檔案形式的有效收集、存儲(chǔ)和查閱，提高檔案管理的針對(duì)性、保密性、高效性。推進(jìn)數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)，結(jié)合智慧城市建設(shè)，加快館藏重要文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程，完成存量數(shù)據(jù)上傳、掛接與存儲(chǔ)備份工作。

結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹(shù)立科學(xué)化、規(guī)范化管理理念，不斷將檔案管理意識(shí)融入管理制度、隊(duì)伍建設(shè)、收集保管、設(shè)施系統(tǒng)建設(shè)等工作中去，并且持續(xù)不斷地推進(jìn)檔案管理工作的改革與優(yōu)化，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)與利用的價(jià)值，進(jìn)而提升事業(yè)單位的工作效率與工作質(zhì)量，以其良好的信譽(yù)與工作狀態(tài)，博得社會(huì)各界的歡迎與好評(píng)。

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