鐵路企業招標管理信息化建設研究

史 勇，王曉冬，于玲玲，趙 晴

（1.中鐵銀通支付有限公司，北京 100081；

2.中國鐵道科學研究院集團有限公司 電子計算技術研究所，北京 100081；3.北京經緯信息技術有限公司，北京 100081）

隨著我國鐵路的快速發展，鐵路建設項目大量增加，物資需求的種類及數量也在快速增長，使得物資采購管理工作日益受到企業經營管理和監督管理部門的重視并被社會廣泛關注[1]，鐵路企業采購管理工作具有涉及面廣、管理對象復雜、信息量大的特點，同時，也是廉政建設重點領域，對分權管理、程序控制、信息公開有著極高的要求。

根據中國國家鐵路集團有限公司、中國鐵道科學研究院集團有限公司（簡稱：鐵科院集團公司）提出的“兩級采購、三級管理”的采購管理規定[2-3]，招標采購管理工作涉及物資、工程、服務等方面，管理范圍逐步增大，管理復雜度大幅提高[4]。同時，各級管理部門對采購工作的專業性、規范性及可追溯性提出了更高的要求。國內外大型企業都很重視采購管理的信息化建設，通過采用成熟套裝軟件或自行開發的采購管理信息系統，控制采購成本，保障采購質量，努力做到信息公開、透明，采購公平、公正[5-7]。

本文借鑒其他行業的采購管理信息系統，針對鐵科院集團公司信息化板塊的實際需要，提出招標管理信息化建設的目標。結合信息化板塊的招標采購業務流程，設計招標管理信息系統，系統涵蓋項目申報與受理、集體決策、標前準備、開評標、采購結果管理等業務功能[8]，同時預留與其他系統互連互通的接口。

1 建設目標及業務流程

1.1 建設目標

實現信息化板塊對物資、服務、工程等招標采購行為的信息化管理，滿足各業務部門對采購管理的基本需要。具體目標如下[9]。

（1）采購全過程管理：包括項目申報與受理、集體決策、標前準備、開評標、采購結果審核、檔案管理和執行跟蹤，實現采購全過程信息化閉環管理和無紙化辦公[10]。

（2）采購流程靈活配置：系統具有通用性，用戶根據實際采購情況，能夠通過簡單、靈活的配置，建立不同的采購流程，最大程度滿足不同采購流程的業務需求。

（3）項目文檔模板化：項目文檔標準化、模板化，編制項目時可套用模板在線生成文檔，節省手工編制時間，提高工作效率。

圖1 招標采購業務流程

（4）縱向貫通、橫向協同：通過信息化板塊綜合管理部、各業務部門采購管理聯網運行，實現集約化采購管理模式下的縱向業務貫通、管理貫通；預留接口，與其他相關系統之間數據共享，實現橫向業務協同。

1.2 業務流程

梳理招標采購業務流程，使之更符合管理要求，關鍵工作節點必須審批，廉政風險點和安全風險點均有提示，作業痕跡完整保留，同時，提供統計查詢功能，為領導決策提供輔助支持。

信息化板塊招標采購業務流程如圖1 所示。

2 系統架構

2.1 總體架構

依托鐵科院集團公司辦公網，根據招標流程，搭建鐵路信息化板塊招標采購管理信息系統，應用的客戶端均在辦公網中。系統預留接口，可與鐵科院集團公司的物資管理信息系統、合同管理系統等互聯互通、信息共享。系統總體架構如圖2 所示。

2.2 技術架構

系統技術架構以信息安全體系和標準規范體系為保障，劃分為基礎設施層、數據層、應用支撐層、業務應用層、用戶交互層。

（1）基礎設施層：包括軟件（操作系統、數據庫軟件、防病毒軟件），網絡（辦公網），硬件設備（服務器、終端、網絡設備等）。

（2）數據層：包括Oracle 數據庫、文件數據。

（3）應用支撐層：包括Microsoft.Net Framework框架、互聯網信息服務（IIS，Internet Information Services）、C#、基層類庫、文件服務等。

（4）業務應用層：包括配置管理、項目管理、標前準備、開評標管理、采購結果管理、檔案管理、綜合管理、統計分析、系統管理等業務功能。

圖2 總體架構

（5）用戶交互層：通過IE 瀏覽器訪問系統。

系統技術架構如圖3 所示。

圖3 技術架構

2.3 網絡架構

系統依托鐵科院集團公司辦公網，各級用戶通過辦公網訪問。網絡架構如圖4 所示。

圖4 網絡架構

2.4 數據接口

系統使用Web Service 技術與物資管理信息系統、合同管理系統互聯互通。

3 功能設計

功能架構如圖5 所示。

圖5 功能架構

3.1 配置管理

為了適應招標流程多樣化的特點，抽取大部分招標管理流程的共性，將各個招標環節進行模塊化處理，降低流程中環節之間的耦合性，提高業務流程的適用性，采用配置的方式進行基礎功能搭建。具體的配置項目如表1 所示[4]。

3.2 項目管理

項目管理集成項目編制、審核和查詢的功能，由項目工作臺（用于完成項目的編制工作）、審核工作臺（用于完成項目的審核工作）和查詢工作臺（用于對項目進行查詢）組成。

表1 配置管理

項目工作臺和審核工作臺向登陸用戶呈現當前待辦的項目；查詢工作臺則呈現登陸用戶參與過的項目，具體功能如下。

（1）項目信息管理：項目、包件及明細信息的新增、刪除、修改等，支持附件上傳。其中，明細信息可以提供手工錄入、下載模板批量導入兩種錄入方式。

（2）項目文檔管理：套用項目模板、在線生成項目文檔，支持其他文檔上傳。項目文檔是指在項目各個環節中所存儲的Word、Excel 等文件，分為模版文檔和其他文檔兩大類。模版文檔可以讀取項目中大量的數據信息，自動由模版生成所需要的文件。其他文檔是指通過上傳方式存儲的文檔。

（3）角色管理：項目在各個環節上對工作進行分工處理。每個環節受理人在處理完本環節業務后，在角色管理頁面選擇本環節的審批人和下一環節受理人，提交項目進行后續流轉。

（4）項目審批：項目的串審、并審功能。支持提交多個審批人同時審核或逐一審核，審核人審核項目時可在線打開系統生成的項目文檔，符合條件則給予審批；不符合條件，則輸入意見后回退。

（5）項目查詢：項目在采購流程中的信息查詢。按照用戶的查看權限，查詢工作臺可查看本人相關項目、本業務部門項目、信息化板塊所有的項目。

3.3 標前準備

標前準備主要包括招標公告、招標文件編制、供應商報名、答疑補疑、確定開評標的時間和使用的會議室、組建評委會、評委確定后對評委進行分工等，具體功能如下。

（1）在線編制招標文件：在線套用招標文件模板，自動生成項目招標文件。

（2）供應商報名、答疑補疑：供應商報名信息錄入、答疑補疑文件上傳，支持下載模板、批量導入供應商報名信息。支持將答疑補疑的相關文件上傳系統，以備后續查看。

（3）會議室安排及會議室費用維護：新增項目會議，將采購項目與新增會議勾稽聯系。會議新增后，安排會議室，維護會議室可能產生的相關費用等信息。

（4）評委會安排及評委分工：評委會組建、評委分工。新建評委會，在線抽取或手工錄入評委信息，并對評委按照包件、評審內容進行分工。支持下載模板、批量導入評委信息。

3.4 評（定）標管理

評（定）標管理是指對開標、評標、定標過程的管理。開標時供應商簽到、包件唱標信息記錄、評標過程及評標結果審核，按照評標辦法推薦排名、最終實現包件定標。

3.5 綜合管理

綜合管理包括黑名單管理、執行跟蹤、投訴管理、檔案管理等。

3.6 查詢統計

系統支持對在采購前、采購中和采購完成之后各個環節數據的查詢，包括進度查詢、價格查詢、投標查詢、項目情況查詢、統計指標分析等。

3.7 系統維護

系統維護是對支撐系統運行的基礎數據的維護，包括基礎數據維護和模板管理。基礎數據維護有：單位字典管理，用戶字典管理，角色字典管理，供應商字典管理，通用字典維護，系統幫助維護等；模板管理有：項目文檔模板，資格條件模板，評審標準模板，評分標準模板等。

4 結束語

本文分析企業采購管理工作的現狀，結合鐵科院集團公司信息化板塊招標管理工作的實際需要，設計了信息化板塊招標采購信息系統。該系統實現了采購項目從申報、受理、審批、形成采購決策，到標前準備、開評標、確定采購結果一系列采購招標過程的全流程信息化管理。系統已在相關部門試用，借助該系統，采購管理部門完善了采購業務流程，建立了采購文件模板庫，強化了采購廉政風險防控能力，加強了各業務部門的合作，進一步提高了招標采購工作的管理水平和服務質量。下一步將對招標采購信息系統做進一步的優化和完善，使之更貼近業務需求。