淺談社保檔案數(shù)字化的工作思路

馮忠豪

摘? 要：社保檔案直接記錄人們?cè)谏鐣?huì)參保的實(shí)際情況，社保也是民生根本問題的保障，社保檔案管理對(duì)社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)有著必然價(jià)值，社保是社會(huì)穩(wěn)定的必要因素，傳統(tǒng)的社保檔案采用紙質(zhì)文檔管理，存放于各地的人力資源管理中心，但由于我國的人口活動(dòng)范圍快速增長，傳統(tǒng)的社保檔案管理已經(jīng)滿足不了公民快速提取社保信息要求，所以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，對(duì)構(gòu)建我國社保信息體系具有重要價(jià)值意義。

關(guān)鍵詞：社保檔案;數(shù)字化管理;數(shù)字化

現(xiàn)如今是信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以快速查詢檔案內(nèi)容，信息技術(shù)誕生也為社保員工就業(yè)造成巨大的沖擊，同時(shí)社保數(shù)字化管理為我國公民信息基礎(chǔ)建設(shè)帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，社保被稱為社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系到公民退休的養(yǎng)老標(biāo)準(zhǔn)，通過詳細(xì)完整的社保記錄為公民的參保情況做事實(shí)依據(jù)，社保數(shù)據(jù)檔案庫的建立為社保管理體系帶來全局性的便利，本文主要從社保檔案數(shù)字化管理需求和社保檔案數(shù)字化構(gòu)架措施闡述數(shù)字化管理重要性。

1 社保檔案數(shù)字化管理的需求探析

1.1 社保檔案管理數(shù)字化是改變應(yīng)用現(xiàn)狀的需求

傳統(tǒng)的社保檔案管理大部分集中紙質(zhì)檔案的管理，隨著信息技術(shù)的誕生，少部分利用電子檔案進(jìn)行管理，但是紙質(zhì)檔案管理存在諸多的弊端，紙質(zhì)檔案有眾多紙張構(gòu)成，對(duì)于檔案的存放需要較大的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，還要保證存儲(chǔ)環(huán)境的相對(duì)安全，對(duì)于檔案的整理投入大量的人力進(jìn)行檔案社保內(nèi)容的編目。就現(xiàn)有狀態(tài)而言，我國社保檔案管理人員由于管理需求人員隊(duì)伍明顯不足，同時(shí)在檔案整理上由于管理人員疏忽會(huì)造成檔案文獻(xiàn)的缺失或破損，此外公民在查閱社保信息時(shí)，沒有辦法通過個(gè)人信息直接查詢社保內(nèi)容，直接造成社保檔案管理的壁壘降低社保檔案的真正價(jià)值。數(shù)字化技術(shù)的誕生直接改變社保檔案管理模式，改變傳統(tǒng)檔案管理雞肋現(xiàn)狀，數(shù)字化檔案管理直接節(jié)省檔案存儲(chǔ)的空間，公民通過身份信息通過社保檔案系統(tǒng)直接查詢社保繳費(fèi)年限和社保基礎(chǔ)信息，解決異地查詢存在的弊端也方便社保信息異地轉(zhuǎn)換，數(shù)字化檔案管理模式下需要加強(qiáng)就是社保系統(tǒng)安全隱患，公民咋查詢社保信息時(shí)可通過驗(yàn)證碼技術(shù)對(duì)社保檔案進(jìn)行加密處理，保證社保檔案數(shù)字化的廣泛應(yīng)用。

1.2 社保檔案管理數(shù)字化是拓寬社保檔案管理渠道的需求

社保檔案涉及公民私人信息，社保檔案管理部門屬于個(gè)體進(jìn)行工作的銜接，所以傳統(tǒng)的社保檔案管理工作，各部門之間無法統(tǒng)一協(xié)調(diào)出現(xiàn)溝通不順暢，所以造成公民的檔案信息經(jīng)多個(gè)部門審核生產(chǎn)，在社保審核上常出現(xiàn)工作人員的失誤，造成社保信息與實(shí)際情況不符，應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)管理社保檔案有效解決這一問題，數(shù)字化檔案管理可以提高社保內(nèi)容查詢和修正的工作效率，提高社保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，社保檔案管理可以借鑒計(jì)算機(jī)信息結(jié)束構(gòu)建社保查詢軟件，以投保人作為信息核心對(duì)象，有效建立各個(gè)部門之間溝通的紐帶，實(shí)現(xiàn)社保信息的安全共享與信息交換，社保管理部門之間設(shè)置訪問權(quán)限，通過權(quán)限密碼進(jìn)行密保快速查詢，利用數(shù)字化技術(shù)擴(kuò)寬社保檔案的管理渠道。

1.3 社保檔案管理數(shù)字化是提高管理效率的需求

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，近年來社保業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，參加社保的人員不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)社保檔案管理方式和手工管理方式已經(jīng)不能滿足日益增長的社保檔案數(shù)量的需要，陳舊的管理模式面對(duì)過量的社保檔案管理工作量已經(jīng)一籌莫展。社保檔案管理數(shù)字化極大地提高了社保檔案管理的工作效率，同時(shí)也使用戶或投保人對(duì)社保檔案的查閱、查詢更加方便快捷。利用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，社保檔案的有效信息可憑用戶本人的有效信息在相關(guān)網(wǎng)站上即可查詢個(gè)人參保相關(guān)信息，真正實(shí)現(xiàn)了足不出戶就可知社保信息。因此社保檔案管理數(shù)字化也是提高參保人員查詢效率的重要舉措。

2 社保檔案數(shù)字化管理的架構(gòu)措施

2.1 社保檔案數(shù)字化的硬件支持措施

要構(gòu)架完善的社保檔案數(shù)字化管理體系，首先應(yīng)當(dāng)建立滿足社保檔案數(shù)字化管理.需求的硬件支持。無處不在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是社保費(fèi)用征繳工作的方便快捷的新渠道，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)或商業(yè)銀行網(wǎng)點(diǎn)隨時(shí)隨地方便快捷地交費(fèi)、取費(fèi)。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整合了用戶的養(yǎng)老、工傷、醫(yī)療、失業(yè)、生育等保險(xiǎn)項(xiàng)目為一體，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)資源方便地查詢個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)了大范圍的資源共享，是用戶有了更多的知情權(quán)和對(duì)自已社保檔案的了解，也增加了用戶加入社保的積極性。而社保檔案數(shù)字化管理帶來的快捷與方便必須有足夠的硬件支持，面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)庫，必須有專業(yè)的、穩(wěn)定的服務(wù)器來處理數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)檔案管理人員也必須有功能強(qiáng)大、計(jì)算速度快的計(jì)算機(jī)終端來管理和運(yùn)行數(shù)據(jù)庫資料，由于社保檔案綜合了用戶的各個(gè)項(xiàng)目的保險(xiǎn)。

2.2 社保檔案數(shù)字化管理的軟件支持

由于我國參保人員年限數(shù)量廣泛，相對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫信息龐大復(fù)雜，社保檔案數(shù)字化管理要滿足多人同時(shí)在線查詢社保信息不出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓的現(xiàn)狀，保障社保檔案查詢軟件的快速運(yùn)行，進(jìn)行社保檔案管理工作可將紙質(zhì)文檔通過計(jì)算機(jī)掃描或者手機(jī)掃描直接傳輸?shù)缴绫n案系統(tǒng)中建立社保檔案信息文檔，同時(shí)可以根據(jù)公民的年齡性別和參保年限進(jìn)行優(yōu)質(zhì)用戶的篩選，直接規(guī)避誠信失信人員形成有效的社保信息管理和分類，數(shù)字化管理同時(shí)實(shí)現(xiàn)異地社保信息的查詢，公民不用通過工作時(shí)間直接辦理社保檔案查詢和管理，減少工作原因帶來的查詢不便，雖然社保檔案管理軟件存在強(qiáng)大的使用功能，但是由于參保人員的文化水平不同，所以社保檔案管理軟件操作系統(tǒng)要進(jìn)行精簡(jiǎn)處理，實(shí)現(xiàn)不同人群均可操作社保檔案管理軟件。

2.3 社保檔案數(shù)字化管理的安全保障

社保檔案數(shù)字化管.理的優(yōu)勢(shì)縱多，但也有一定的風(fēng)險(xiǎn)，尤其以檔案的數(shù)據(jù)完全為甚。由于數(shù)字化檔案通常存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)終端或服務(wù)器的硬盤、存儲(chǔ)卡等存儲(chǔ)介質(zhì)上，這些介質(zhì)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有毒害氣體等，必須保證載體完整性，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字化的社保檔案比較容易復(fù)制和下載。因此，要防止管理人員誤操作或?qū)⒐娚绫n案用作其它無關(guān)用途，對(duì)此應(yīng)制定嚴(yán)格的信息操作規(guī)程和保密流程，防止數(shù)據(jù)丟失或外泄。再次，由于社保檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸和共享，應(yīng)當(dāng)采用加密傳輸或口令查詢等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止用戶個(gè)人社保檔案外泄。

3 結(jié)束語

綜上所述，社保檔案管理體系直接決定民生基礎(chǔ)的建設(shè)，社保檔案管理數(shù)字化的實(shí)施有利于辦公效率的提升，改變傳統(tǒng)的社保檔案整合模式，參保人員樂意跨地區(qū)跨時(shí)區(qū)進(jìn)行參保情況的查詢，社保檔案管理系統(tǒng)也可以直接篩選參保人員的誠信程度，規(guī)避社保體系的不良因素，保障社保檔案系統(tǒng)的真實(shí)性和可靠性。

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