Excel在建設(shè)工程 “三查四定”工作中的應(yīng)用

張雪梅

四川科宏石油天然氣工程有限公司，四川成都 610051

在石油化工行業(yè)的工程建設(shè)過程中，工程按設(shè)計內(nèi)容安裝結(jié)束、施工單位自檢合格后，由質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行工程質(zhì)量初評，建設(shè)單位（或總承包單位）組織施工、設(shè)計、監(jiān)理等單位按單元和系統(tǒng)分專業(yè)進(jìn)行三查四定（三查即查設(shè)計漏項、查施工質(zhì)量及隱患、查未完工程量；四定即對檢查出的問題定任務(wù)、定人員、定措施、定時間限期完成）[1-7]，在確定問題后，需要根據(jù)問題按類別納入三查四定表格進(jìn)行統(tǒng)計，并對整改情況進(jìn)行更新、分析、統(tǒng)計。在一個石油化工或大型工程建設(shè)項目中，三查四定階段的問題數(shù)量有幾千項甚至上萬項，根據(jù)情況需要將問題劃分為A、B、C三個級別（A級表示存在影響投產(chǎn)的問題，B級表示存在不影響投產(chǎn)但影響長期運(yùn)行的問題，C級表示不存在嚴(yán)重問題且問題不影響投產(chǎn)及長期運(yùn)行。定級要求可能會有所不同），并歸類為：設(shè)計漏項、施工質(zhì)量隱患、未完工程問題，設(shè)計、采購、廠家服務(wù)、施工問題，土建專業(yè)組、安裝專業(yè)組、設(shè)備專業(yè)組、電氣專業(yè)組、儀表電信專業(yè)組、HSE專業(yè)組問題等。每天更新統(tǒng)計各類型問題的整改進(jìn)度，以便對A、B、C三個等級各類問題的消項數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計；對各負(fù)責(zé)單位整改進(jìn)度進(jìn)行考核，對設(shè)計、采購、廠家服務(wù)、施工問題分單位、分專業(yè)進(jìn)行消項等。

某LNG項目接收站工程有總圖運(yùn)輸、儲運(yùn)設(shè)施、公用工程、輔助生產(chǎn)設(shè)施、行政和生活設(shè)施、外部工程7大主項，包括LNG儲罐、LNG碼頭卸料設(shè)施、火炬設(shè)施、LNG汽車裝車設(shè)施、工藝及熱力管網(wǎng)、工藝處理設(shè)施、天然氣計量外輸設(shè)施等32個裝置單元，三查四定查出問題約3 000項，每天對問題分級、三查類型、責(zé)任主體、專業(yè)組四大類問題以及超過30個的小類問題分別進(jìn)行統(tǒng)計更新，有超過十萬種的組合統(tǒng)計需求。由于數(shù)據(jù)量較大，對數(shù)據(jù)進(jìn)行一條條人工篩選、分類、求和等容易出錯，不但效率低下，而且由于統(tǒng)計工作時間較長，還會對統(tǒng)計人員的身心造成不良影響。本文通過調(diào)研Excel電子表格函數(shù)并進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用，提出了提高以上統(tǒng)計效率的方法，此外對工程建設(shè)管理中三查四定工作進(jìn)行了探討，提出了建議。

1 Excel函數(shù)介紹

以某LNG項目接收站工程三查四定為例，對統(tǒng)計過程中需要使用的Excel函數(shù)進(jìn)行介紹。三查四定表格示例如圖1所示。

1.1 COUNTIF函數(shù)[8-12]

三查四定查出的問題根據(jù)中間交接或者投產(chǎn)需要分為A、B、C三個等級，需要對A、B、C三個等級問題的各自數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計，并在單元格中顯示，且隨著三查四定問題的不斷增加而自動更新。

圖1 三查四定表格示例

COUNTIF是一個統(tǒng)計函數(shù)，用于統(tǒng)計滿足某個條件的單元格數(shù)量，其用法為COUNTIF（所要統(tǒng)計的單元格范圍，統(tǒng)計內(nèi)容需要符合的條件）。示例：=COUNTIF（J4：J6，"A"），即統(tǒng)計Excel表格中第4行至第6行、定級為A的問題數(shù)量。同樣可以統(tǒng)計B、C級問題的數(shù)量。

1.2 GETCELL函數(shù)[13-16]

為醒目和方便地對完成的問題和未完成的問題進(jìn)行分類，將今日完成的問題行的表格背景用綠色標(biāo)出，昨天及以前完成的問題行的表格背景用黃色標(biāo)出，今日新增問題行的表格背景用紅色標(biāo)出，見圖1。可以利用GETCELL函數(shù)找出背景顏色為綠色、黃色的單元格。在公式選項卡中點(diǎn)擊名稱管理器中新建名稱為yanse的名稱，范圍為本頁，在引用位置中填寫GET.CELL函數(shù)，用法為GET.CELL（類型號，單元格（或范圍）），類型號指的是要得到的數(shù)據(jù)類型，在這里以數(shù)字（1～66）代替，不同的數(shù)字代表不同的數(shù)據(jù)類型。示例：在引用位置輸入=GET.CELL，確認(rèn)并關(guān)閉該對話框，然后在需要輸出GET.CELL函數(shù)結(jié)果的表格中輸入=yanse，就會出現(xiàn)對應(yīng)的數(shù)值，綠色為10，黃色為6，紅色為3。接下來可以使用SUMPRODUCT函數(shù)來統(tǒng)計符合顏色條件、分類條件的問題數(shù)量。

1.3 SUMPRODUCT函數(shù)[17-18]

SUMPRODUCT函數(shù)可以在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應(yīng)的元素相乘，并返回乘積之和。在這里，舉例利用該函數(shù)對問題等級為A且為今日消項的問題數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計。在需要顯示數(shù)據(jù)的單元格中輸入 =SUMPRODUCT（ （J5：J15="A"） *（U5：U15="10"）），表示統(tǒng)計表格中第J列的5至15行中背景為綠色（字符為A） 的問題總數(shù)。同理，也可以統(tǒng)計A、B、C級問題的昨日和以前問題的消項數(shù)量、今日增加的問題數(shù)量；某一廠家服務(wù)問題的昨日和以前問題的消項數(shù)量、今日增加的問題數(shù)量；施工問題、設(shè)計問題、采購問題的昨日和以前問題的消項數(shù)量、今日增加的問題數(shù)量等的任意組合統(tǒng)計。

1.4 IF（AND（） ）嵌套函數(shù)[19-20]

AND函數(shù)的語法為AND（條件一，條件二），條件一、二都成立時返回TURE，否則返回FALSE。IF函數(shù)的語法為IF（條件，條件為TURE時返回值，條件為FALSE時返回值）。IF和AND嵌套使用：=IF（AND（G253="A"，F(xiàn)253="廠家服務(wù)問題"），1，0），該問題為三查四定問題第253行，G列為問題分級（A、B、C），F(xiàn)列為問題分類（設(shè)計問題、采購問題、廠家服務(wù)問題、施工問題），當(dāng)?shù)?53行的問題為A級且為采購問題時，顯示結(jié)果的單元格（假設(shè)為X253）顯示1，通過SUM函數(shù)統(tǒng)計X列所有單元格（X4到X3003，一共有3 000個問題，前3行為表頭）之和，即可得到既是廠家服務(wù)問題又是A類問題的數(shù)量。當(dāng)然，如果需要，可以利用篩選功能[9-10]進(jìn)一步篩選出A級問題中屬于某一個廠家的廠家服務(wù)問題。

1.5 SUM函數(shù)[9]

SUM函數(shù)將多個數(shù)據(jù)相加求和，用法為SUM（數(shù)據(jù)1，數(shù)據(jù)2，…），也可以為SUM（單元格區(qū)域），SUM（A1：A5） 表示將A列第1至5單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。

通過組合使用或者單獨(dú)使用上述函數(shù)，即可實(shí)現(xiàn)Excel表格對三查四定問題的分類自動統(tǒng)計，操作者只需根據(jù)需要點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計即可。

2 統(tǒng)計的內(nèi)容及分類

（1）三查四定問題的統(tǒng)計內(nèi)容。在三查四定問題統(tǒng)計的過程中，在問題不斷消項的同時，新的問題不斷發(fā)現(xiàn)，并添加進(jìn)入表格；在消項過程中，需要分別或者同時協(xié)調(diào)設(shè)計單位、采購單位、服務(wù)廠商、施工單位對有關(guān)問題進(jìn)行回復(fù)、整改，這樣就出現(xiàn)了各種需求，管理者對統(tǒng)計者提出了更多的要求，管理者需要知道設(shè)計、施工、采購、廠家服務(wù)問題中A、B、C級問題的整改情況以及整改責(zé)任人等相關(guān)信息，同時各參建單位也有自己的關(guān)心側(cè)重點(diǎn)，比如設(shè)計單位關(guān)心的設(shè)計相關(guān)問題，各家施工單位關(guān)心的自己單位的施工問題，采購部門關(guān)心的設(shè)備和材料采購問題以及廠家服務(wù)問題，各專業(yè)組關(guān)心的本專業(yè)提出的問題的整改落實(shí)情況等。因此，需要對表格的信息完整性進(jìn)行多方面考慮，對整個項目采用一張表格，這樣各單位可根據(jù)自己關(guān)注的內(nèi)容，點(diǎn)一下鼠標(biāo)，篩選出自己需要的內(nèi)容即可。

（2） 統(tǒng)計內(nèi)容的分類。表格的列（見圖1）包括：序號（隨著問題的增加而增加）、單元或裝置號（如果只有一個單元則不必要）、單元序號（如果只有一個單元則不必要，在多個單元情況下可以根據(jù)問題的增加而增加，用于篩選出某一單元的所有問題）、問題描述（盡量把問題的具體位置、問題的現(xiàn)象描述清楚，必要時附照片，照片可以用圖片處理器把尺寸減小至能看清問題即可，否則將占用大量空間，像素太高、圖片過多對電腦顯卡和虛擬內(nèi)存要求較高，可能導(dǎo)致無法打開電腦里的文件）、提出人（用于對整改問題的確認(rèn)，確認(rèn)是否達(dá)到提出人的要求）、提出單位（提出人所在單位，如果本單位不統(tǒng)計，則可以刪除或隱藏）、專業(yè)組（如果不統(tǒng)計，可以刪除或隱藏）、提出時間（如果不統(tǒng)計，可以刪除或隱藏）、問題分類（設(shè)計單位問題、采購問題、服務(wù)廠商問題（如果均由采購單位聯(lián)絡(luò)，可以歸為采購問題）、施工單位問題）、等級（可以根據(jù)本單位的要求，分為A、B、C三個等級）、整改措施、責(zé)任單位、責(zé)任人（為避免問題追蹤鏈條過長，責(zé)任人確定為現(xiàn)場廠商服務(wù)人員、本問題的設(shè)計服務(wù)人員、施工的基層管理員或施工人員、直接采購者或采購管理者）、整改計劃完成時間（涉及到的各家共同確定的合理完成時間或工作計劃，比如，缺少彎頭需要重新采購后安裝，就要確定物資采購時間、貨物到達(dá)現(xiàn)場時間、施工單位焊工到位及焊接時間、檢測時間、補(bǔ)漆時間，同時還要考慮在施工期間天氣情況是否會影響焊接、無損檢測和補(bǔ)漆等）、實(shí)際完成時間等。

以上的內(nèi)容分類基本可滿足大部分管理者的統(tǒng)計需要，如果需要其他內(nèi)容，可以繼續(xù)向Excel表格中添加，編寫函數(shù)的方式與本文第一章所述的內(nèi)容相同。

3 實(shí)例應(yīng)用

為避免圖表篇幅過大，以圖1為例進(jìn)行函數(shù)編寫和表格操作說明。

（1） A類問題統(tǒng)計。在單元格E9輸入：=COUNTIF（J4：J6，"A"），E8即可統(tǒng)計出從單元格第4行至第6行A類問題的數(shù)量，同理可以得到B、C類問題數(shù)量。

（2）整改情況統(tǒng)計。需要用到顏色判斷，在Excel名稱管理器中建立名稱為yanse的函數(shù)，應(yīng)用位置填寫：=GET.CELL。在U4單元格輸入：=yanse，U4單元格即輸出判斷結(jié)果：0。通過使用Excel單元格拖放功能（鼠標(biāo)變成十字符號后拖拉），向下拉，即可實(shí)現(xiàn)對第5、6行結(jié)果的判斷。U5單元格顯示：10，U6單元格顯示：6。由于第4行為未完成項，該行背景未用顏色標(biāo)出，顯示結(jié)果為0；第5行為今日完成問題，該行背景用綠色顏色標(biāo)出，顯示結(jié)果為10；第6行為以前完成問題，該行背景用黃色顏色標(biāo)出，顯示結(jié)果為6；下面只需統(tǒng)計出U列中數(shù)字0、6、10的個數(shù)即可分別統(tǒng)計出未完成問題數(shù)量、今日完成問題數(shù)量和以往完成問題數(shù)量，通過SUM函數(shù)將今日完成問題數(shù)量和以往完成問題數(shù)量相加，統(tǒng)計出截至今日一共完成問題的數(shù)量，也可以通過問題總數(shù)減去未完成問題數(shù)量，得到一共完成問題數(shù)量。

（3）設(shè)計等問題分類統(tǒng)計。A級設(shè)計問題統(tǒng)計，在V4單元格輸入：=IF（AND（J4="A"，J4="設(shè)計問題"），1，0），V4單元格即顯示：0，表示第4行的問題不屬于A級設(shè)計問題，同樣可以得出設(shè)計、采購、施工、廠家服務(wù)四類問題中的A、B、C級問題各有多少個。當(dāng)然，可以根據(jù)需要增減所需要統(tǒng)計的內(nèi)容。

（4）問題的分類篩選。可以使用Excel表格的數(shù)據(jù)篩選功能，對需要的問題進(jìn)行篩選。比如需要統(tǒng)計A級問題中某一廠家（比如：艾默生）剩余的服務(wù)問題還有哪些，使用篩選功能，在問題等級下拉菜單中只選中A，在責(zé)任單位下拉菜單中只選中艾默生，在整改措施下拉菜單中選擇“按顏色篩選”、“無填充”，系統(tǒng)將自動挑選出所有A級問題中艾默生廠家剩余的服務(wù)問題還有哪些，由此可以得到管理者想要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，輔助管理層進(jìn)行決策。

4 結(jié)論與建議

（1） 編制了適用于三查四定工作的Excel統(tǒng)計表格，并使用Excel自帶函數(shù)生成模板文件。在增加行的內(nèi)容時，只需通過使用Excel單元格拖放功能（鼠標(biāo)變成十字符號后拖拉）即可實(shí)現(xiàn)對已編寫公式的復(fù)制，無需重新編寫任何函數(shù)；在增加列的內(nèi)容時，可以采取復(fù)制已經(jīng)編寫好的公式，改變該列的表述內(nèi)容（公式中的關(guān)鍵詞）即可實(shí)現(xiàn)自動統(tǒng)計。

（2） 使用三查四定Excel模板可以避免人工統(tǒng)計產(chǎn)生的錯誤，可以通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)得到統(tǒng)計所需的信息，大大減少統(tǒng)計人員的工作量。

（3）在問題四定階段，為了使問題得到滿意的解決，可組織由各單位基層工作人員為主要參與者的四定會議，由問題提出人和相關(guān)的監(jiān)理人員與責(zé)任單位共同四定。定任務(wù)要準(zhǔn)確，描述要清晰；定人員要實(shí)用，盡量是現(xiàn)場廠商服務(wù)人員、本問題的設(shè)計服務(wù)人員、施工的基層管理員或施工人員、直接采購者或采購管理者；定措施和定任務(wù)相輔相成，任務(wù)安排合理、措施得當(dāng)是解決問題的關(guān)鍵，定整改完成時間需要考慮人員、材料、機(jī)具、天氣、其他工作對該工作的影響，該工作對其他工作的影響等因素，以確定的因素進(jìn)行計算，不能拍腦袋直接主觀臆斷。

（4）責(zé)任單位在確定的時間、按照不同的問題分別召開消項會。由于四定和消項時需要討論，提前對問題進(jìn)行分析后，分責(zé)任單位開會可以避免造成與該問題無關(guān)的單位參加而耽誤現(xiàn)場工作。

（5）為了使問題不被刪除、篡改，由業(yè)主單位確定的人員進(jìn)行統(tǒng)計歸類、消項，可以根據(jù)管理部門實(shí)際情況，將整個單項工程或者單位工程統(tǒng)一建成一張整改表，每次統(tǒng)計之后都發(fā)給各相關(guān)單位，以避免重復(fù)整理數(shù)據(jù)而增加人力和管理成本。

（6）在業(yè)主方資源許可的情況下，盡可能地采用建、管分離的管理模式，一方面有專業(yè)化的工程建設(shè)管理隊伍，在工程建設(shè)階段就可以減少各種設(shè)計、采購、施工、質(zhì)量等問題，這樣在三查四定階段，需整改的工作量就很小；另一方面，在整改階段避免了建、管結(jié)合造成工程管理部門變生產(chǎn)經(jīng)營部門，一方面抓生產(chǎn)，一方面抓工程，造成人員不足，并且建、管結(jié)合模式下最終造成同一個團(tuán)隊人員，要么工程建設(shè)管理經(jīng)驗不足，要么生產(chǎn)經(jīng)驗不足，且容易導(dǎo)致工程管理部分的過程資料丟失，不利于整個項目的良性發(fā)展。