機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平提升策略研究

許傳熙

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案內(nèi)容較多且非常重要，需要具有一定的檔案管理水平并且投入較多的成本，才能夠更好地保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的效果。而在應(yīng)用了信息化管理技術(shù)后，其對提升當(dāng)前檔案信息管理的水平有著不可替代的作用。本文就此展開研究，分析當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并且結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作是其日常工作中的重要內(nèi)容，良好的檔案管理可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供證據(jù)參考。而每個單位都有大量的視頻、文書等檔案需要管理，并且檔案的種類繁多、數(shù)據(jù)龐大，無形中增加了工作人員的壓力。傳統(tǒng)的工作方式除了增加工作人員的工作壓力以外，傳統(tǒng)的檔案管理方式還時常會出現(xiàn)文件損壞等問題，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理起到了一定的阻礙作用。由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，勢在必行，為檔案管理水平的提升發(fā)揮了積極作用。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的影響因素

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

在信息化的檔案管理模式中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接影響檔案管理信息化的水平。領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化重視不足部分是由于年齡問題導(dǎo)致的，也因?yàn)樽陨淼默F(xiàn)代化信息素養(yǎng)不足，其認(rèn)為檔案的信息化管理僅僅就是電腦管理檔案的形式而已，對其中的意義和作用認(rèn)識不夠深刻。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性有利于提高事業(yè)單位檔案管理的水平，保障檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。特別是在人才的培養(yǎng)問題上，會起到極大的促進(jìn)作用，提高檔案管理工作的效率。

（二）經(jīng)費(fèi)支持

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑。經(jīng)費(fèi)是進(jìn)行所有信息管理工作的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，也是信息管理人才福利待遇的保證，經(jīng)費(fèi)支持有助于調(diào)動工作人員的工作積極性。由此可以看出，在檔案管理中，開展信息化管理模式需要大量的經(jīng)費(fèi)投入，有了經(jīng)費(fèi)的投入才能吸引人才、留住人才。領(lǐng)導(dǎo)階層加強(qiáng)認(rèn)識，給予信息管理部門充分的經(jīng)費(fèi)支持，有助于更加全面開展檔案信息化管理，突破當(dāng)前困境，使檔案管理信息化建設(shè)有序開展。

（三）數(shù)據(jù)庫完整性

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是事關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分。數(shù)據(jù)庫的完整性對于開展檔案信息化管理具有重要意義。信息的完整性體現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的很多檔案資料能夠進(jìn)行實(shí)時共享，很多檔案內(nèi)容可以及時查詢，對外部開放，各單位之間具有檔案查詢的通道。信息完整性直接影響檔案利用的效率，遵循檔案管理信息化建設(shè)的初衷。

（四）人才隊(duì)伍

檔案管理信息化建設(shè)中，人才的支持是一項(xiàng)重要的指標(biāo)。每個個體都是組成檔案信息現(xiàn)代化管理的重要組成單元，所有的工作內(nèi)容和工作計(jì)劃都需要人去落實(shí)。只有具備現(xiàn)代化信息技術(shù)能力和創(chuàng)新能力的人才，才能推動檔案管理。因此，我們在工作中要正確認(rèn)識到人才建設(shè)的重要意義，動員一切力量加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的建議

（一）提升高層認(rèn)識水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高層管理人員要不斷強(qiáng)化自身對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識程度，要用長遠(yuǎn)的目光來看待時代的發(fā)展，從各方面加大對單位檔案建設(shè)的力度。領(lǐng)導(dǎo)們還要有一定的合作意識，深刻地認(rèn)識到檔案管理需要的還是各單位之間的通力合作，積極與其他兄弟單位進(jìn)行信息化建設(shè)的資源共享、加大對人才的培養(yǎng)力度，從而更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）加大資金扶持力度

檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時，需要的是現(xiàn)代的設(shè)備和技術(shù)的支持，而這些在實(shí)現(xiàn)過程中需要資金支持。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，要重視對相關(guān)資金的投入問題，奠定單位的檔案管理的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。在資金的扶持中，首要的是現(xiàn)代化設(shè)備的采購，在設(shè)備的選擇中要以當(dāng)前的時代發(fā)展要求為基礎(chǔ)，積極選擇更加有利于檔案管理的設(shè)備，以運(yùn)行大數(shù)據(jù)能力為首選，這樣才能夠滿足當(dāng)前不斷發(fā)展變化的社會和單位內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制。在設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)中，也要加大資金的投入，特別是人才的培養(yǎng)上，要不斷充實(shí)隊(duì)伍建設(shè)，真正提升檔案管理水平。

（三）加強(qiáng)信息建設(shè)力度

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，要科學(xué)合理地制定相關(guān)制度，構(gòu)建完善管理體系，如實(shí)行人才的獎懲制度，從而調(diào)動檔案管理工作者的工作積極性，提升檔案管理的工作效率，達(dá)到高效運(yùn)行的效果;第二，要實(shí)行信息現(xiàn)代化管理模式，如大數(shù)據(jù)、數(shù)字化等方式的應(yīng)用，不斷完善檔案管理的工作水平，簡化檔案管理中的繁瑣程序，更快、更準(zhǔn)地查找檔案類目和內(nèi)容;第三，要保證現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用中的安全性，保障檔案管理過程中的數(shù)據(jù)安全性。

（四）提升人才建設(shè)水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視對人才的建設(shè)問題，積極構(gòu)建人才管理的機(jī)制，從而提升檔案管理的效果。要不斷引進(jìn)高水平人才，建設(shè)檔案管理的優(yōu)良隊(duì)伍，特別是復(fù)合型人才，要提升對其培養(yǎng)的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建人才發(fā)展的通道，從而提升檔案管理人才的工作積極性。同時，也要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)，豐富其檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提升工作能力，打造良好的工作隊(duì)伍，提升工作效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作離不開信息技術(shù)的支持，我們作為新時代下的檔案管理工作者，需要不斷地提升自我的信息技術(shù)能力，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用意識，為提升檔案管理信息化水平提供強(qiáng)有力的保障。

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