高職院校數字檔案室建設中檔案隊伍轉型問題研究

摘 要：高職院校數字檔案室建設是機關檔案信息化事業過程中的必要載體。其在建設過程中必然會面臨相關困境，檔案員隊伍轉型的問題就是其中之一。本文以國家級數字檔案室建設試點單位鄂爾多斯職業學院檔案室為研究基點，調研走訪大量的檔案室，就在數字檔案室建設過程中對檔案員隊伍提出的新要求等問題展開研究，并提出相應對策。

關鍵詞：數字檔案室;檔案員隊伍;轉型;高職院校

基金項目：本文系鄂爾多斯職業學院科研基金項目“高職院校數字檔案室建設過程中檔案員隊伍轉型問題研究——以鄂爾多斯職業學院為例”（項目編號：EJD19002）的階段性成果。

1 高職院校數字檔案室建設概述

2014年國家檔案局發布《數字檔案室建設指南》提出了數字檔案室的概念、原則、建設內容和要求，開啟了機關檔案信息化工作的新篇章。高職院校數字檔案室建設就是地方機關檔案信息化事業的一項重要組成部分。2015年10月鄂爾多斯職業學院被內蒙古自治區檔案局推薦，由國家檔案局設為數字檔案室建設試點單位。在建設過程中，筆者深感，數字檔案與傳統機關檔案工作不同，數字檔案室建設是試圖通過技術要求、借助技術手段重塑適應現行檔案工作分工的電子文件管理流程，推動檔案工作從人工到智能，檔案工作人員從手工操作到腦力勞動的轉變，實現機關檔案工作轉型升級。

2 數字檔案室建設過程中高職院校檔案工作人員轉型的必要性

1）從高職院校檔案室的設置基礎看。在高職院校的建設進程中，除極少部分院校屬于新建院校外，絕大部分都是由過去的中專、大專、廣播電視大學等升級或組建而來的。在這些前身院校中，檔案工作本身就是一項弱勢工作，無專門的工作場地，無專業的檔案工作人員。因此，在組建或升級新的高職院校后，這些前身根本無法給新校提供成熟的、專業的檔案管理經驗以及工作人員。所以，新校在建設初期為了解決、整理幾校移交回的大量檔案材料，只能從合并后的教職工隊伍中挑選部分老師充實到檔案室，以便開展工作。久而久之這部分老師也就扎根在檔案線上了，成為一名“專業”檔案工作人員。可是，當下啟動數字檔案室建設工作，這些“老”檔案員卻受到了專業性的挑戰和考驗，因此，從專業的角度出發，高職院校檔案工作人員向專業的檔案工作人員轉型是必要的，也是必須的。

2）從高職院校檔案室原有工作人員的工作心態看。高職院校的檔案管理工作隊伍一般是由專職檔案員與兼職檔案員組成。但高職院校普遍受到建校初期事務冗雜的影響，經常會忽視檔案管理這項常規性工作。具體表現在專業檔案管理人員出現角色認知偏差，失去了工作創新的動力，有需求就完成流程性服務，對本職工作無熱情可言。另外，從兼職檔案員來看，其本職的教學、管理工作已經占據了他大部分的工作時間、精力以及注意力，根本無暇顧及檔案工作。

如果高職院校數字檔案室建設工作是建立在這類型的工作心態和現狀基礎上，其進展和建設效果可想而知。反之，如果學校重視檔案工作，工作人員的精神面貌是很正態的，此時再開展數字檔案室建設工作，就會順暢的多。比如鄂爾多斯職業學院檔案室在組建后通過8年時間的建設就成為國家級數字檔案建設試點單位，其中副高職稱的檔案工作人員就占到66.6%，這項成績在業內也應該是排在前列的。

3）從數字檔案工作與傳統檔案工作的區別看。數字檔案工作較之傳統的檔案工作在管理和技術應用方面有著很大的差別，工作內容發生了很多變化，具體表現在：（1）承載檔案的載體發生了變化，數字檔案室更注重用計算機及相關軟件處理后的電子檔案的歸檔工作，包括各種音視頻資料、數據、電子基建圖紙、紙質檔案掃描件等。（2）對檔案室的評價體系也發生了變化。之前評價檔案室建設和管理的標準包括館藏檔案的起始年份、數量、種類、保存條件、保存效果以及使用率等，而對數字檔案室的評價體系又增加了多項的技術性指標，包括對實務檔案的數字化能力與比例、與同行檔案室數據的開放和鏈接能力、查閱檔案的便捷性等。（3）服務的方式也發生了變化，傳統的檔案服務工作基本流程多是體力勞動。而數字檔案可以說更便捷、高效，具體流程是：調檔人員通過互聯網注冊登錄相應的檔案存儲系統——了解所調取檔案的存儲情況（有或無）——網上提交相關驗證——數字檔案室審核通過——可以點擊查閱。對于調檔人員來說省去了大量的時間和精力，對于檔案工作人員也可提高服務的效率。

3 數字檔案室建設過程中高職院校檔案工作人員如何轉型

1）學校層面要加強領導，提高檔案工作認識，完善檔案管理機構及制度建設。（1）領導高度重視，用實際行動支持檔案工作人員轉型。各高職院校領導要充分認識到檔案工作對學校教學、管理工作及學校全面發展的重要性，用實際行動支持檔案管理工作，要通過經費投入、設備保障、學習培訓、甚至職稱評聘等角度，激發起檔案工作人員的積極性和信心，讓他們找回自己的角色認同，主動去創新檔案工作，才能有信心去從事數字檔案工作。（2）要引進必要的專業技術人員。數字檔案室的建設僅靠原有的以手工勞動為主的工作人員學習轉型是不夠的，這些人員雖然可以通過學習、培訓、調研、參觀等對數字檔案室建設工作有一定的認識和了解，掌握一定的技術，但系統地把握和搭建數字檔案室，還是需要專業技術人員的參與與引導。即從隊伍的專業結構上實現轉型。（3）穩定兼職檔案員隊伍。學校領導要重視和關注兼職檔案員，要用文件和政策確保他們的身份，讓他們師出有名。要加大宣傳力度，提高他們在師生中的認同感，要在實際工作中支持和鼓勵他們開展檔案工作;要保障他們要與專職檔案員在培訓、學習等方面有同等的權利;要鼓勵他們技多不壓身，主動走進并了解檔案工作，強化他們的檔案意識、服務意識、責任意識、甚至法制意識，要主動參與數字檔案室建設。

2）專職檔案工作人員要轉變心態，提高認識，主動掌握數字化專業技能。（1）專職檔案工作人員要轉變心態和作為。要改變以往在工作中形成的因循守舊、滿足現狀、不思進取、工作方式落后、服務效率低下的心態和表現。轉變精神面貌，提高自我的職業認同，要有職業榮譽感，要有干一行專一行敬業精神。（2）專職檔案工作人員要提高對數字檔案室的認識。要認識到檔案數字化是信息化時代的必然趨勢，是檔案工作換發生機、實現跨越發展的必然選擇。避免出現抵制情緒、說風涼話，甚至扯后腿行為。（3）要主動掌握數字檔案專業技能。除了要掌握一些必須的文秘、計算機、識圖等綜合性知識外，要求檔案員必須熟悉和掌握現代化技術知識，特別是檔案數字化過程中所必須的軟件、網絡技能，成為一名復合型的專業檔案人才。

4 總結

在信息化時代，在高職院校數字檔案室建設過程中，不可避免的對高職院校的檔案管理人員的綜合素質提出了要求，這就需要廣大檔案人注重自我學習，提高自身綜合素質。積極主動投身到檔案隊伍轉型的工作當中，從而適應更高的檔案工作要求。

參考文獻

[1]喬海霞.高校檔案管理員隊伍建設的存在的問題與對策[J].湖北函授大學學報，2013，26（005）：36-37.

[2]斯慶，杭剛，潘曄.數字檔案室建設初探——以鄂爾多斯職業學院為例[J].內蒙古教育，2019（20）.

作者簡介

王小娟（1984-），女，內蒙古鄂爾多斯人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。