人力資源檔案信息化的建設策略研究

李婕

摘 要：隨著經濟發展和時代進步，人力資源的作用越來越凸顯，而人力資源檔案作為人力資源管理中重要的組成部分，對人力資源管理具有不可或缺的作用。但是在實際應用過程中，由于人力資源檔案的管理方式過于傳統，很難滿足新時代背景下人力資源管理的需求，因此，本文根據這一現狀，對人力資源檔案信息化的建設策略進行研究，為人力資源檔案管理提供一定的幫助。

關鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化建設

人力資源檔案作為人力資源管理中重要的組成部分，不僅可以對企業單位的人員成長和發展進行詳細地記錄，還可以推動企業單位各項工作的開展，而隨著時代的進步，傳統的人力資源檔案模式已經很難滿足人力資源管理的需求，因此為了提高人力資源檔案管理的效率和質量，就需要對人力資源檔案信息化的建設進行探究，從而提高人力資源檔案管理的水平。

1 人力資源檔案信息化建設分析

1.1 人力資源檔案信息化建設的現狀

為了提高人力資源檔案管理的效率和質量，對人力資源檔案信息化的建設進行探究時，大部分的企業單位并沒有認識到檔案信息化與檔案數字化之間的區別，使得檔案信息化的建設并不全面，而且在實際建設過程中，由于人力資源檔案信息化建設的效益問題不夠規范，過于追求當前的利益，使得人力資源檔案信息化建設的效果并不是很好。不僅如此，在進行人力資源檔案信息化建設時，企業單位缺乏對于體制的創新，使得人力資源檔案信息化建設跟不上時代的步伐，無法滿足新時代背景下人力資源管理的需求。

1.2 人力資源檔案新消息化建設作用

由于傳統人力資源檔案管理主要使用人工的方式進行，使得檔案管理的時間成本和人工成本非常高，并且管理的效率和質量還不是很好。而信息化人力資源檔案管理，通過充分利用信息技術的方式，可以有效簡化人力資源檔案管理的歸檔過程，提高人力資源檔案管理的效率和質量。不僅如此，在使用信息化人力資源檔案管理時，可以實現人事檔案的多元化、多樣化管理，豐富和完善人事檔案資料的內容，提高人力資源檔案管理的效率和質量，

2 人力資源檔案信息化的建設策略分析

2.1 基于自身方面的建設策略

人力資源檔案信息化建設是新時代背景下，人力資源管理對人事檔案管理提出的新要求，主要是利用現階段比較先進的信息化技術，通過人才、資源信息化的方式，提高人力資源檔案管理的效率和質量，為人力資源管理提供良好的基礎和前提。但是在進行人力資源檔案信息化建設時，大部分企業單位的人力資源檔案管理制度并不完善，人事檔案的檔案信息錄入、檔案信息跟進、檔案信息管理等制度都或多或少存在一定的問題，導致在開展人力資源檔案新消息化建設時，大部分企業單位的人事檔案管理制度跟不上信息化建設的進程，對人力資源檔案信息化建設造成了嚴重地影響。因此在對人力資源檔案信息化建設的策略進行分析時，企業單位要做好“打鐵還要自身硬”強化自身實力，完善自身的管理機制，提高與人力資源檔案信息化建設之間的契合度，從而推動人力資源檔案信息化建設的進程。

例如在對人力資源檔案信息化建設的策略進行分析時，企業單位可以通過完善自身管理機制的方式，提高與人力資源檔案信息化建設之間的契合度，從而推動人力資源檔案信息化建設的進程。在建立健全人事檔案管理制度時，可以從以下幾個方面進行考慮：

1）建立健全人事檔案管理制度，促進人力資源檔案信息化建設的進程。首先要對人事檔案管理的部門和職責進行明確的展示，然后對人事檔案管理人員的職責進行明確，如收集分析及整理檔案資料，辦理檔案的查閱、借閱、轉遞手續，登記所屬部門、職務以及工資變動狀況，做好人事檔案資料的保密和保護工作等等。其次是對人事檔案管理過程中需要遵循的要求和原則進行明確的規定和完善，在規定和完善時可以根據相關的法律法規和操作規范，結合其他企業單位案例的方式進行規定和完善，不僅如此，還要對人事檔案中包括的內容進行明確的展示，可以通過分類型的方式進行規定，如履歷資料方面包括簡歷、人員登記表;考核考察材料方面包括自我鑒定;前任單位鑒定;學校鑒定;調動資料等;資格證書方面包括學歷證書、專業技能證書等;政審資料方面包括團關系、黨關系等等。

2）完善人事檔案管理流程和管理架構，提高內部借閱和調換檔案的效率。在完善人事檔案管理流程和管理架構時，首先是對員工的檔案進行全面細致的檢查，然后根據密封是否完整、材料是否齊全的標準進行判斷，是直接提交還是讓員工進行補充，最后是對人事檔案進行登記、整理和歸檔，從而完成人事檔案管理流程的架構。

2.2 根據實際情況，對人力資源檔案信息化建設的軟件和硬件部分進行完善

在探究人力資源檔案信息化建設的具體策略時，除了對自身的人事資源檔案管理制度和管理流程進行完善和強化，為人力資源檔案信息化建設提供良好的基礎和前提以外，還要根據企業單位的實際情況，以實際需求為主要方向，對人力資源檔案信息化建設的軟件和硬件部分進行完善，從而加快人力資源檔案信息化建設的進程，提高人力資源檔案信息化建設的水平。

例如在探究人力資源檔案信息化建設的具體策略時，還要根據企業單位的實際情況，以實際需求為主要方向，對人力資源檔案信息化建設的軟件和硬件部分進行完善，從而加快人力資源檔案信息化建設的進程，提高人力資源檔案信息化建設的水平。首先是人力資源檔案信息化建設的硬件部分，在建設時企業單位要加大經濟投入，以實際需求為核心，對自身的人事檔案管理設備進行更新和替換，提高自身的設備水平，為人力資源檔案信息化建設提供穩定的設備基礎。如在建設時可以根據人事檔案管理的工作流程需求，進行設備的更新和替換，在收集和錄入方面，要在準備檔案袋、檔案柜、各類型打印紙等基礎設施的基礎上，對人事檔案管理的打印機、電腦、保存、掃描儀等設備進行更新和替換，選擇更加先進便捷，更加全面的設備進行人事檔案管理。而人力資源檔案信息化建設的軟件部分，要基于人事檔案管理的流程和主要內容，充分利用現代新進的信息技術，構建全面系統的人事檔案管理平臺，提高人事檔案管理的智能化和信息化，為人力資源檔案信息化建設提供先進的軟件基礎。如在建立人事檔案管理平臺時，可以利用大數據技術和云平臺技術進行建立，通過大數據技術和云平臺技術，構建一個管理平臺，然后根據人事檔案管理的流程和具體內容，在平臺中設置各種板塊。其次是在設置好板塊的基礎上，根據人事檔案管理的需求，在管理平臺中加入錄入、預覽、整理、歸檔、查閱、轉換等功能，從而提高人事檔案管理平臺的全面性。最后要對人事檔案管理平臺的權限設置、查閱日志、安全保密系統、登錄系統等方面進行完善，提高人事檔案管理平臺的便捷性和信息化水平。

3 總結

探究人力資源檔案信息化建設的策略時，首先要對現階段人力資源檔案信息化建設的現狀進行充分地了解，結合人力資源檔案信息化建設的作用，通過對自身人事檔案管理制度和管理流程進行完善的同時，充分利用信息技術，對人力資源檔案信息化建設的硬件部分和軟件部分進行完善，從而促進人力資源檔案信息化建設開展的速度，提高人力資源檔案信息化建設的水平。

參考文獻

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