新時代背景下科研院所的檔案管理

摘 要：新時代，新征程。科研院所專職成為企業，成為社會競爭的一部分。只有不斷增強競爭力，才能在競爭中永葆強大的前行動力。檔案管理部門作為企業信息資源的管理部門，只有不斷地提高自身水平，才能更好地為企業提供信息資源支持。

關鍵詞：新時代;企業;科研院所;檔案管理

1 緒論

1.1 論述意義

一所企業的記憶和文化維系著職工的歸屬感和認同感，是職工人心凝聚力所在，是一所企業魅力和文化軟實力的核心競爭力。保存一所企業的記憶和文化能夠保護企業的特色，延續企業的歷史，創造新鮮的財富。我國原有的科研事業單位的管理體制是在傳統的計劃經濟體制下形成的，一直以來，是以政府領導、管理、投入為主體，科研院所歷來任務由政府下達，經費也主要靠政府撥款，其弊端日益暴露，科研與生產脫節;研究開發成果應用轉化率低;科技資源配置不合理;科研開發工作重復分散。隨著我國市場經濟體制的建立，科研事業單位原有的管理體制已越來越不適應社會經濟的發展。1985年中央做出關于科技體制改革的決定以來，科研事業單位先后組織實施了科學事業費撥款制度、擴大科研院所自主權和科研院所內部管理制度，產權制度等一系列改革，目前，以“轉制”為主要特征的改革使技術開發型、公益型科研院所走向市場，從根本上改變了我國舊的科研管理體制，被人們稱為“變性”革命，變革取得了很大的成績，但同時也存在或帶來很多問題。

由于檔案自身具有原始記錄性，記錄著企業的變遷與發展，它作為反映企業變化的憑證，具有天然的優勢。檔案管理部門作為企業記憶工程的主要組織者，對保存企業歷史、企業精神內涵、記載企業歷史變遷，具有重要作用，但在實際操作過程中，企業檔案歸檔并沒有統一和固定的模式，檔案管理部門大多按照企業發展的側重點進行歸檔，片面強調有形記憶，強調積累，忽視成果輸出等問題。

1.2 目的與意義

企業發展離不開信息支持，檔案管理部門作為信息資源保管者。因此，對于新背景下的檔案管理改革就顯得尤為重要。檔案部門需要采取措施來保存科研院所在形成以及整個變遷過程中形成的且具有價值的歷史記錄，包括與科研院所有關的資料、照片、新載體文件等，保存科研院所記憶，能夠保護歷史的延續性，能夠促進科研院所文化建設，能夠促進科研院所財富轉化，也能夠豐富行業發展道路。這既是科研院所發展的自身需要，同時也是該行業發展的需要。

2 科研院所檔案管理現狀—以我院為例

以我院為例，大致論述科研院所檔案管理存在的一些問題。我院暨四川省建筑科學研究院成立于1954年，歷經多次變革和發展，目前已發展成為專業門類齊全，科技力量雄厚，西部地區最大的綜合性建筑科研院。按照中央關于深化科技體制改革的要求和四川省科技廳的部署，我院于2001年4月轉制為技術開發型的科技型企業，成為四川省第一批由科研事業單位轉制科技型企業的科研院所。截至目前為止，我院檔案管理部門已形成集工程檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案、圖紙檔案，聲像檔案為一體的綜合檔案管理部門。但是，越是快速發展，檔案管理存在的問題暴露的也越明顯。

2.1 檔案征集范圍模糊，價值鑒定缺失

檔案的價值包括兩個方面，憑證作用和利用價值作用。傳統的檔案管理以及檔案工作更加注重檔案的憑證作用，凡事都講究個真憑實據?，F存的檔案歸檔范圍已經無法涵蓋企業發展的各個方面。并且，檔案價值鑒定模糊。以工程檔案為例，不同科室之間的歸檔范圍存在些許偏差，不同價值的檔案有著相同的保管期限。

2.2 重視檔案整理工作，忽視檔案資源建設

按照約定，每年在固定期限向檔案管理部門進行資料移交。檔案人員投入大量的時間精在檔案整理環節，檔案編研、檔案信息資源整合、檔案周邊開發、檔案修復方面所做甚微。

2.3 檔案管理信息系統落后，檢索工具單一

檔案管理部門的檔案信息系統存在弊端。對遠程服務器依賴嚴重，一旦服務器存在問題，信息系統即刻癱瘓。檢索工具效率低下，直接影響檔案服務效率。

3 基于現狀的一些解決措施

企業檔案是在其，科研、生產、管理與經營活動中生成并積累對過去的記錄，當前與未來具備參與與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、權威性、廣泛性、平整性、連續性、可擴充性的特點?？蒲性核诟闹浦筮M入企業運行的軌道，尋找與之更加契合的檔案管理辦法，更加能夠為科研院所的發展提供動力支持。

3.1 完善檔案管理制度

完善的制度是促進檔案工作邁向規范化、制度的重要保障。針對檔案管理工作的基礎環節暨“形成、收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編研、統計、利用”，嚴格參照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作條例》的相關規定，根據科研院所的實際情況與發展需求，制定切實可行的歸檔制度。

3.2 豐富檔案管理內容

檔案管理部門不僅應該承擔檔案整理工作，更該加強對檔案整體的管理工作。強化檔案資源的整合，也就是要注重的檔案的編研工作、檔案信息資源開發。在檔案資源開發利用中，充分了解借閱者的需求，針對各類不同借閱者的需求，查閱館藏檔案資料，進行二次整理綜合，使檔案資源信息從零散到綜合，從無序到有序，從冗長到簡潔，方便各類人員對檔案編研成果的利用。必須更新觀念，提高認識。牢固樹立檔案編研工作為科研院所長遠發展服務的指導思想，圍繞領導決策、科研生產管理、綜合管理等重點工作，有針對性地開發研究。檔案人員要善于從全局去觀察、思考，需要什么，就提供什么樣的檔案編研資料，及時主動地了解單位科研生產與經營狀況，了解需求，圍繞中心工作確定編研題目，提供編研成果，有效地發揮服務保障作用。

3.3 更新檔案管理信息系統

對現有的檔案管理信息系統就行升級換代，加強其智能化的設計要求。充分考慮研究院所的獨特性，建立相關應用模塊，方便操作使用與此同時，嚴格執行國家“雙軌制”的歸檔要求，參照國家一級檔案部門驗收標準，對檔案進行數字化處理。從長遠的角度看，要對每一份歸檔資料進行數字化處理。這樣，既方便借閱者調用需求，同時可以減少對檔案原件的破壞風險。多方數據備份，降低對單一服務器的依賴。

3.4 加強檔案管理隊伍建設

在基層檔案管理部門，專職檔案管理人員很多都是非檔案專業畢業的，沒有對檔案學進行系統了解。這樣使得檔案工作的思想就較為保守、落后，檔案工作一般以沿襲前人為主，缺乏創新。科研院所因其獨有的特點，要求檔案管理人員的隊伍不僅要有的檔案專業，也要有一定的科研水平的人才。同時，檔案管理人員進行檔案相關知識的培訓，以及對本研究院所主要工作方面的內容進行培訓。使得檔案管理人員可以具備扎實的檔案基礎知識、工作技能，完善的知識結構，長遠的檔案管理建設思想。保證對各個專業領域的檔案進行更加有效的管理。

4 展望科研院所檔案管理的發展方向

科研院所作為一種特殊形式的企業載體，有著自身不可磨滅的特點。因此，科研院所的檔案管理建設也應該有自身的特點。

4.1 行業特點

依然是以我院為例進行闡述。現階段我院已發展成為能承擔科研、勘察設計、監理、質量檢測鑒定、咨詢、專項施工和新產品開發等各項業務的綜合性研究單位。我們所處行業，也就是建筑業，是提升國家GDP發展速度的強心劑。為了突出建筑、設計、科學研究的學科特色在行業中的地位，在檔案室的建設中就應注意相關檔案的針對性、系統性和有價值等三方面的內容。檔案建設的針對性就是要針對行業和我院科研與生產的需要，收集與之有關的文件、檔案、科研成果、產品說明等，以便符合我院經濟建設的實際需要。系統性即所擁有的文獻、檔案、資料應成系統而且完整，至少要能滿足本院下屬科室在設計、材料、檢測等各方面的需要，要與各學科的發展相適應。這就要求檔案建設應注意進行系統選擇，對相關檔案進行補充、組織和調整，以避免文件、檔案材料等原始資料雜亂無章，無主次輕重之分。檔案建設要有價值，沒有價值就沒有必要設立檔案室。為此，檔案的內容必須滿足我院發展的實際需要，特別是要我院科研人員的研究工作具有參考價值。這就要求收集、保存的檔案材料應具有較長時間的參考作用和潛在的使用價值。為此，檔案室收集、保存的文件檔案（資料）必須具有明確的思想觀點和學術觀點，且其論證必須充分、完備。

4.2 地域特點

我院地處大西南，坐落于成都平原。主要服務于西南片區以及部分中部地區。因其所處地域的特殊性、地震、泥石流、洪澇災害、氣候濕熱為建筑業的發展提出不小的考驗。在長期的潛心鉆研下，我院在抗震加固技術以及節能技術、檢測鑒定取得不小的成績。因此，檔案管理部門的建設要圍繞抗震加固、節能運用以及檢測鑒定的生產及科研實際，收集相關文獻資料，建設與之相應的檔案管理部門。

4.3 逐步走向開放

多元化的信息能夠為科研院所的發展提供更為充足的動力。要調查、了解與本部門關系密切的現行立檔機構中所保存的與“建筑設計、科學研究”相關的特色檔案，以便建立資源共享關系，擴大檔案服務范圍。監理與高校檔案館、地方檔案館以及行業其它企業檔案部門的協作關系，為利用者提供更加完善的服務。在相應和諧社會的建設中，館藏檔案逐步向社會開放，為行業以及相關專業的學生提供查詢借閱服務。實現行業的發展。利益的共贏。

5 結語

科研院所的發展離不開檔案信息的支持，檔案管理部門是檔案信息資源的管理中心。因此，只有加強檔案管理部門的管理建設，才能更好地促進科研院所的發展，行業的進步。

參考文獻

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作者簡介

李超（1990-），女，漢族，內蒙古包頭市，大學本科，四川省建筑科學研究院有限公司，檔案管理。