探究新時(shí)代檔案管理工作

朱海哲

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，科學(xué)規(guī)范做好檔案的管理和利用工作，才能不斷適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的新任務(wù)、新要求。本文在分析檔案管理工作存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，從四個(gè)方面探討了檔案管理工作的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理;科學(xué)化

檔案作為信息資源，是歷史發(fā)展和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中取之不盡的信息源，是立足新時(shí)代、適應(yīng)新形勢(shì)、取得新發(fā)展的重要參考和依據(jù)。因此，必須把檔案工作納入重要議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度，規(guī)范管理，使檔案管理工作更加科學(xué)化，為各方面發(fā)展提供有力支持和保障。

1 目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理理念較為滯后，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

隨著全面深化改革的不斷深入，檔案管理也面臨著許多新的問(wèn)題。主要是檔案管理理念滯后，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不高，許多檔案管理工作由行政職能科室非檔案專業(yè)人員兼職負(fù)責(zé)。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，阻礙了檔案管理工作的科學(xué)化。

1.2 檔案管理意識(shí)薄弱，缺乏科學(xué)化管理理念

檔案材料的形成與完善要求檔案管理人員嚴(yán)格按照《檔案法》、檔案管理有關(guān)規(guī)定和歸檔要求，及時(shí)完成材料的收集、鑒別、分類、整理和移交工作。但在實(shí)際工作中，由于缺乏檔案管理專職人員，工作量大，很容易造成檔案材料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范;加之檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，使檔案管理現(xiàn)狀無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理要求，更談不上檔案管理工作的科學(xué)化。

1.3 檔案管理機(jī)制不完善，跟不上新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要

一是檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。受機(jī)構(gòu)編制及人員因素制約，有的只是設(shè)置了綜合檔案室，對(duì)重要的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案和音像檔案等由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管;對(duì)短期工作記錄、臨時(shí)性文書檔案資料等，更缺乏專責(zé)保管，很容易造成檔案管理職能不明確、分工不細(xì)、專業(yè)不精，影響檔案管理工作的規(guī)范化水平。二是檔案管理制度不完善，檢查督促考核落實(shí)不到位。目前，行業(yè)主管部門對(duì)涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)規(guī)定較少，有些單位的檔案管理相關(guān)制度是結(jié)合本單位情況，參照或借鑒其他單位自行制定，檔案管理工作制度依然不完善。三是缺乏專職檔案管理人員，檔案知識(shí)儲(chǔ)備不足。隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案種類和信息載體的多樣化，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高。有些單位在檔案管理人員培養(yǎng)培訓(xùn)上缺少投入，檔案管理人員的管理水平僅停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣做法上，跟不上時(shí)代發(fā)展。

1.4 檔案管理工作的信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和應(yīng)用，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到了各行各業(yè)。檔案管理信息化還存在諸多問(wèn)題：一是計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對(duì)滯后，跟不上時(shí)代發(fā)展需要。在檔案管理信息化中，缺少先進(jìn)的設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)覆蓋不完全，信息資源無(wú)法共享，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術(shù)水平參差不齊，對(duì)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不熟練，給檔案管理工作造成不便。

2 新時(shí)代檔案管理工作的科學(xué)化

檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點(diǎn)，這就需要以科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神、科學(xué)的方式方法進(jìn)行研究分析、準(zhǔn)確把握，努力推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化。

2.1 檔案管理思想的科學(xué)化

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，首要的是樹立科學(xué)化的檔案管理理念和工作思維，增強(qiáng)依法治檔、從嚴(yán)管檔的意識(shí)。因此，我們要切實(shí)從黨的事業(yè)和人民需要的大局出發(fā)，突破傳統(tǒng)模式、找準(zhǔn)職責(zé)定位、樹立新發(fā)展理念，使檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代需求，以良好的精神風(fēng)貌和科學(xué)的理念做好檔案管理工作。

2.2 檔案管理方法的科學(xué)化

首先是管理模式的科學(xué)化。要切實(shí)改變以往的管理思維模式，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊(duì)伍，充分利用資源優(yōu)勢(shì)，努力拓展服務(wù)業(yè)務(wù)和領(lǐng)域，變被動(dòng)為主動(dòng)，提供全面優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時(shí)，還要注重檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加大檔案資源的開發(fā)利用力度，切實(shí)提高檔案管理效率和水平，使單位的檔案管理系統(tǒng)更科學(xué)、更完整。其次是要進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用已遍及人們工作和生活的方方面面，充分運(yùn)用好信息化手段不僅可以提高工作效率，還可以增強(qiáng)檔案管理的完整性和安全性。再次是要切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。新時(shí)代要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地管理和開發(fā)檔案資源奠定扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員還必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅能熟練、快速地獲取檔案信息資源并提供給利用者，而且還能充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出有用的資源，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3 檔案管理制度的科學(xué)化

規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，首先要著眼檔案管理工作實(shí)際，從檔案資料的收集、分類、整理、交接、歸檔、查（借）閱及銷毀全過(guò)程入手，以健全和完善檔案管理工作程序?yàn)橹饕d體，建立科學(xué)規(guī)范、緊跟時(shí)代要求的檔案管理制度。同時(shí)，加大全員檔案法律法規(guī)、保密法及檔案管理能力提升培訓(xùn)力度，進(jìn)一步增強(qiáng)全體人員檔案意識(shí)，公開檔案管理制度及流程，在實(shí)際工作中對(duì)照?qǐng)?zhí)行。

2.4 檔案管理利用的科學(xué)化

檔案管理的根本目的在于利用，做好利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的重要手段。檔案利用既要立足當(dāng)前，又要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)。首先是要切實(shí)加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作，檔案資料的收集、整理、分類、鑒別、移交、保管、利用、保密、銷毀等全過(guò)程都要嚴(yán)格按照《檔案法》及檔案管理程序辦理，既要確保檔案資料的絕對(duì)安全，又要最大化地方便檔案資料的利用。著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，就是要緊跟新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的步伐，積極爭(zhēng)取和加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)綜合檔案室的軟硬件建設(shè)，將已歸檔的紙質(zhì)檔案資料信息化并進(jìn)行利用和管理。其次是在條件允許的情況下，引進(jìn)或研發(fā)檔案信息管理相關(guān)軟件，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)和規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，根據(jù)檔案利用工作的需要，通過(guò)局域網(wǎng)以數(shù)字化形式傳輸必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，進(jìn)一步節(jié)省時(shí)間和人力資源成本，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，切實(shí)提高檔案信息管理和檔案信息利用率，確保檔案信息化建設(shè)與信息化社會(huì)同步發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，要科學(xué)化做好新時(shí)代檔案管理工作，形成檔案管理庫(kù)藏豐富、結(jié)構(gòu)合理、有章可循、有目可查的良好局面;切實(shí)完成檔案工作的使命，滿足各方面的需求，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的價(jià)值，擴(kuò)大檔案工作的影響，發(fā)揮檔案工作在新時(shí)代建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。