淺談煤炭企業物資采購應付賬款管理
——以W公司為例

張雯昭（開灤（集團）有限責任公司物資分公司）

應付賬款管理的本質是指煤炭企業把內部有限的資金合理支付給各個供應商，以期與供應商之間建立和諧友好的合作關系。當前，企業之間的競爭已經演變為供應鏈與供應鏈之間的競爭，供應商處在供應鏈的前端，是影響企業生產經營的最直接外部因素，特別是物資需求量較大、設備科技含量較高的煤炭企業，擁有優質的供應商是贏得市場競爭的基礎。但煤炭企業通常認為應付賬款是占用了供應商的資金，緩解了流動資金緊張等問題，然而應付賬款管理不到位往往會導致采購價格偏高、企業商譽受損、訴訟風險增加等隱患。因此，科學管理應付賬款，把有限的資金合理分配給各個供應商，是煤炭企業優化資金配置、提升物資采購效率的重要舉措。

■W公司應付賬款管理現狀及問題分析

（一）W公司簡介

W公司是國有大型煤炭企業KL集團下屬的分公司，主要負責KL集團用于生產經營的物資供應，涉及煤礦采掘開、洗選等專用設備、配件和材料，以及其他生產、生活、辦公用品等物資，是KL集團的物資采購中心。

（二）W公司應付賬款管理現狀

近年來，W公司根據KL集團的生產計劃，不斷調整物資采購策略，并構建了較為科學的資金管控制度，但對于應付賬款管理這一環節的重視程度還遠遠不夠，存在管理不到位的現象，甚至為緩解資金緊張、周轉困難的問題，W公司不斷要求供應商擴大賒銷規模，導致應付賬款持續上升。截至2019年末，應付賬款合計已突破5千萬元，雖然暫時緩解了資金有限的矛盾、節約了資金成本，但與供應商關系不和諧、物資供應不及時等問題屢屢發生。

（三）W公司應付賬款管理問題分析

由前文可知，W公司缺乏對應付賬款的管理意識，其根本原因是公司管理層認為W公司處在“買方”市場中，市場地位較高，對供應商產生的應付賬款不能影響公司的正常物資采購秩序。根據調研，除重視程度不足，W公司當前還存在如下問題。

1.管理技術不足

W公司應付賬款數額較大，涉及的供應商較多，資金使用情況復雜，雖然已構建了信息化管理系統（ERP），但僅是將應付賬款管理作為一個子模塊，并未根據供應商特點單獨建設應付賬款信息系統，導致在應付賬款管理中缺乏科學合理的數據基礎，管理效率較低。

2.管理制度缺失

W公司當前制定的《資金管理制度》中并未明確應付賬款的管理方法；在經營風險管理中也并未辨識出由于應付賬款金額過高導致的風險；在財務風險管理中也并未設置應付賬款的賬齡、周轉率、周轉天數等考核指標。

3.資金支付決策不科學

W公司在支付采購資金時，通常對應付賬款金額大、掛賬存續時間長的供應商優先支付貨款，并未考慮實際的采購情況和供應商的重要性，缺乏科學的資金支付決策機制。

■應付賬款管理問題導致的隱患

根據W公司在應付賬款管理中存在的問題，結合煤炭企業物資采購的特點，分析由應付賬款管理問題所導致的隱患如下。

（一）信用隱患

一是極易引發供應商的不滿，致使物資供應的質量、數量和供貨的及時性易遭受威脅，引發供應商違約。二是有損企業形象，給供應商造成不講商業信譽的形象。三是資質好、技術高的供應商極易流失，影響煤炭企業長遠發展。

（二）成本隱患

煤炭企業物資采購種類較多、需求量較大，很多供應商會在大規模銷售的過程中采取信用優惠政策，而應付賬款過期不付，供應商可能會以取消優惠的方法彌補資金損失，導致煤炭企業采購成本增加。

（三）價格隱患

煤炭企業若保持較高的應付賬款金額，供應商必然要考慮貨款回收期和呆壞賬的幾率，在投標的過程中以提高報價的形式保障資金的安全性，這樣就導致煤炭企業采購物資的價格較高，甚至無法了解真實的市場成交價格。

■應付賬款管理對策

（一）優化結付程序，改進付款決策流程

1.構建合理的結付程序

煤炭企業采購人員應根據企業內各生產單位上報的生產計劃，編制當期采購計劃，在招標后與中標供應商簽訂合理的采購合同，當物資到庫后，倉儲部門將入庫單、購貨發票送往采購部門，由采購部門向財務部門申請掛賬，財務部門審核無誤后將發票作為入賬憑證列入應付賬款，并由財務部門根據合同規定的付款條件、期限和企業的資金情況來安排付款。

2.優先向給予優惠政策的供應商支付貨款

對于提供優惠政策的供應商，煤炭企業應考慮優先對其支付應付賬款，建立良好的合作關系，這些供應商出于對煤炭企業的信任，自然愿意賒銷貨物給煤炭企業，甚至會在以后的業務中持續提供優惠政策，供需雙方形成長期戰略合作關系，提升煤炭企業競爭力。

3.構建科學的付款決策流程

以W公司為例，結合煤炭企業物資采購的實際情況，改進付款決策流程見圖1。

根據圖1，W公司在實際的付款決策中從企業當前現狀、應付賬款特點、供應商特點進行綜合考慮，全面、立體地評價應付賬款決策的影響因素。同時，可對每個不同的特點賦予分值，在付款前對每一筆應付賬款進行打分評價，對分值高的優先付款。

（二）合理利用應付賬款賬期，增加企業資金收益

煤炭企業可在資金充足的情況下，合理利用應付賬款賬期，即在合同約定的付款日期之前進行短期融資，將應付賬款的一部分視為一筆不需償付利息的貸款。對于愿意提供現金折扣的供應商，可計算放棄現金折扣的成本，并與短期融資的收益進行比較，如收益高于成本則可選擇短期融資擴大收益規模，放棄現金折扣的成本計算公式如下：

放棄現金折扣的成本＝［折扣率÷（1－折扣率）］×［360÷（信用期－折扣期）］

“信用期－折扣期”是指放棄折扣延期付款的最長天數，煤炭企業可在實際操作中可按照短期融資的天數，選擇與折扣期相近的融資天數，以期獲得更大的收益。

（三）構建應付賬款內控體系，為管理提供制度保障

1.強化內部控制

一是核對控制，定期對應付賬款總賬和明細記錄，不僅要對應付賬款原始憑證中的數量、金額及日期的正確性進行驗證，還應與供應商的銷售賬目進行核對，防止錯記、漏記、弄虛作假等問題的發生。二是分工控制，煤炭企業在物資采購、驗收、記賬和付款的過程中應由不同部門或不同人員獨立完成的，防止內部人員與供應商相互勾結的同時，也能確保應付賬款賬目清晰。三是責任控制，煤炭企業可對采購、倉儲、財務等部門建立應付賬款考核制度，特別是對已超出合同約定期限但仍未支付的應付賬款，并使企業遭受損失的情況，對相關人員追究責任。

2.設置應付賬款考核指標

煤炭企業可采用應付賬款周轉率和應付賬款周轉天數評價應付賬款情況。通常，應付賬款周轉天數越長，對本企業資金周轉越有利，但應付賬款周轉天數過高，說明企業可更多占用供應商的貨款，顯示其重要的市場地位，但同時也要承擔較多的還款壓力，也會使企業信譽受到影響。因此，煤炭企業可參考同行業的數據和歷史正常水平，設置應付賬款考核指標的數值范圍，為管理層提供決策依據。

3.建立反饋制度

為使管理層及時掌握供應商的應付賬款情況，煤炭企業可在每月末由財務部向管理層和采購部反饋應付賬款余額表，及時分析應付賬款管理情況，對有糾紛的貨款，要依法核對賬務，及時提供欠款憑據，落實債務。同時，在企業資金緊張等特殊條件下，對應付賬款中確實無法到期支付的要及時將信息提供給采購，并由管理層配合采購部與供應商溝通，取得供應商的理解和支持。

■結束語

綜上，煤炭企業應提高對物資采購應付賬款的管理意識，通過優化付款決策流程、合理利用賬期、構建內控制度等方法提升管理水平，以期實現合理分配采購資金、降低采購成本、實現價值最大化的目標。