高校檔案工作的“精益化管理”

千興成 丁浩

摘要：高校檔案管理綜合水平相對落后和原始，無法適應現代化技術的快速發展和社會時代的巨大進步，為解決高校檔案管理與社會改革發展需求不相適應的問題，發揮檔案資源的可持續利用，使高校檔案更安全、更完整，引入精益化管理勢在必行，

關鍵詞：高校;檔案;管理;精益化

所謂精益化管理是起源于上世紀80年代，美國的麻省理工學院教授詹姆斯·P·，沃麥克等專家，在針對世界上17個國家90多個汽車企業的生產管理模式進行了實地考察和調查研究，研究和分析了西方生產方式和日本豐田生產模式的基礎上，在1990年提出了精益化管理這一新型的管理模式。精益的“精”是不投入多余的資源，做到少而精，只滿足市場急需的;“益”是指經營活動全部有益有效。所以“瘦”是精益化管理的精髓，就是以最小的資源為代價，創造出最大化地的價值，更好地為用戶提供服務和產品，這就是精益化管理的核心思想所在。高校檔案實行精益化管理，宗旨就是高效工作，提供優質服務，降低成本、消除浪費、減化手續、剔除各環節的無效勞動。充分調動檔案管理人員的工作積極性，以檔案利用者的滿意度作為衡量工作的標尺。

高校檔案管理是學校極其重要的信息資源，也是高校管理工作不可或缺的組成部分，是一項具有較強的基礎性和長期性的工作。相較于精益化管理，高校的檔案管理工作還有許多不適宜高校改革需求的問題。為使高校檔案完整、齊全和安全得到保障，促進和發揮檔案資源的可持續利用，更好地為檔案利用者服務，實施精益化管理，勢在必行。

1常規管理的精益化管理

精益化管理是以盡善盡美為目標，完善管理環節。追求低成本、無廢品、零庫存，最大限度地消除浪費。而高校檔案管理存在較為嚴重的各方面的浪費現象，工作較為粗放，與精益化管理的要求有較大差距。如歸檔范圍不嚴格、歸檔文件材料鑒定不準確，長期保存的檔案有很多是已經失去保存價值的文件材料，造成檔案的保管費用、用品材料、庫房空間等的大量浪費。再比如檔案裝具的購置也存在大量的浪費，檔案卷皮的質量、檔案盒的規格、檔案櫥柜的容量等裝具的購置就缺乏年度用量的預測和規劃，造成庫存積壓和大量的廢品。實施檔案工作精益化管理，要貫徹執行《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》等業務規定，完善和制定檔案管理工作細則和規章制度，對檔案查閱利用和文件材料歸檔做出明確要求，對檔案庫房的日常管理等環節做出具體的規定，規范操作要求，細化操作程序，堅決剔除那些毫無價值的文件材料，實現無廢品、零庫存。

2管理方式的精益化管理

精益化管理追求是工作的有效性，無效工作是指不能增加價值和附加價值的工作，其實這也是一種浪費。而傳統的高校檔案管理工作中大量工作是無效的，主要表現在工作強度大、重復工作多、效率低下等特點。運用精益化管理模式，可以利用計算機、掃捕儀等儀器，不但能取代傳統的裝訂、組卷、立卷等重復而繁重的手工勞作，還能輕松解決查找、閱卷的費時費力。在檔案利用服務方面，要改變高校檔案部門只是為了本單位領導決策和教學管理服務，只注重做好本校的各種檔案資源的開發利用的不利局面，徹底扭轉高校檔案利用服務效率較低，利用服務面過窄的不利局面。隨著社會公眾對利用檔案意識的不斷增強，對信息的認知度的不斷提高，檔案信息利用服務已具有廣泛的社會性。以精益化管理的角度考慮，必須要創新高校檔案工作的新模式，進一步拓展高校檔案部門面向社會的服務窗口，擴大利用服務的范圍，滿足社會公眾對檔案資源的利用需求，從而追求高校檔案工作效益的最大化。

3服務機制的精益化管理

精益化管理所追求的根本是以顧客為中心，即以檔案利用者為中心。隨著人們對信息依賴度的提高和檔案利用意識的增強，社會對檔案利用無論是數量、質量，還是方式上都有了相應的改變，開始追求檔案的社會性和文化性，甚至真實性等多樣需求。作為檔案工作者，要全心全意地為利用者服務好，當然服務是檔案工作得以生存和進一步發展的原動力。要做好兩種服務改變，一是由封閉性服務轉向開放性服務，擴大服務范圍，加快館藏的整合力度和開放廣度，滿足社會公眾的各種需求;二是由被動式服務轉向主動式服務，多方了解利用者的需求，開發信息資源，拓展各種信息資源的領域，發揮檔案的潛在價值。實行精益化管理，主要體現是服務的實效性，即高效服務。與精益化管理相比，高校在檔案工作基礎和條件等方面，還有較大的差距，尤其是在檔案管理的技術手段方面，處于明顯的落后狀態，嚴重影響了高校檔案利用服務的實效。要提高檔案利用服務成效，必須實現技術手段的精益化。實行數字化管理是首選，這是歷史發展的必然。只有實行數字化才能充分利用好計算機和掃捕儀等現有的設備，采集數字化檔案信息資源，才能廣泛的利用有價值的信息資源，更好地服務于社會公眾。

4管理理念的精益化管理

以人為本的管理模式是精益化管理所追求的。它將形成以人為中心的管理模式，改變以物為中心的傳統管理模式，其宗旨是重點強調協作精神，充分調動人的積極性，將員工置身于主人公的姿態中，而非雇傭者的環境中，改變以往那種彼此緊張、等級森嚴的人際關系，使員工能輕松和諧地處于彼此尊重、相互協助、上下互通的人文氣氛中。因而實施精益化管理，必須創新高校檔案工作理念，真正實現以人為本的工作理念，增強檔案工作人員的主人翁責任意識，調動工作人員的主觀能動性，激發他們工作情緒，使之愉快、團結、寬松、奮進地工作。同時注重人文環境的改善，注重隊伍結構的改善，強化檔案工作隊伍的數量和質量建設，加強文化建設，積極營造輕松愉悅的生活和工作環境，更有效地發揮高校檔案工作各個環節應有的職能作用。

參考文獻

[1]謝怡.精益化管理：現代高校檔案管理的新模式[J].機電兵船檔案，2006（12）.

[2]許迪萍.高校檔案工作的精益化管理研究[J].時代教育，2015（17）.

作者簡介：于興成（1964，05-），男，山東龍口人，大學本科，副教授;丁浩（2001，10-），女，黑龍江富錦人，佳木斯大學2019級朝鮮語專業學生。