探討如何做好事業單位檔案管理

侯成占 侯曉亞

摘要：檔案管理作為事業單位的一項基礎性工作，為各部門工作的順利開展提供了諸多便捷服務。但是，受到歷史遺留、人為操作、管理機制等因素的影響，事業單位檔案管理工作也顯露出諸多亟需解決的問題。因此，本文將結合事業單位檔案管理工作存在的問題，針對提升檔案管理績效而采取的有效策略予以闡述。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;有效策略

事業單位檔案不僅記錄了單位的成長史、發展史，同時，也涵蓋了單位在開展各項工作進程中產生的重要資料信息。隨著信息技術的迅猛發展，近年來，事業單位檔案信息管理系統也日趨完善，這就給檔案管理工作提供了便利條件，檔案利用率得到大幅提升，檔案的實用價值也日漸突顯。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）監督機制不健全，工作態度不積極

事業單位的檔案管理人員在日常工作當中，對檔案管理工作存在許多誤區，認為檔案管理既不出成績，也不產生經濟效益，導致部分檔案員在工作當中態度不積極、觀念不轉變、工作不進取、方法不創新，對即時發生的檔案資料，不能及時歸檔，當檔案需求部門在查找檔案時，也不能積極配合部門工作，以至于嚴重影響了工作進度。另外，雖然單位內部制訂了相關的檔案管理制度，但是，對于檔案管理工作的監督機制，始終處于空白或者薄弱環節，甚至在日常監督管理工作中，管理人員只是走走過場，對檔案管理工作存在的問題往往睜一只眼閉一眼，擺出一副事不關己的架勢。

（二）信息化應用受限，保密性工作缺失

雖然事業單位已經建立了較為完善的檔案信息管理系統，但是，由于檔案管理員的年齡結構、文化程度、責任意識良莠不齊，尤其對于一些資格老、年齡大的管理干部而言，依然沿用傳統的管理方法，在資料歸檔時，大部分工作完全借助于人工，對檔案信息管理系統視而不見。與此同時，在實際工作當中，管理人員保密意識淡薄，隨意透露信息操作系統的登錄密碼，導致任何上機操作人員都能夠瀏覽單位檔案資料，檔案的安全性無法得到可靠保障[1]。

（三）缺乏專業管理人才，培訓機制亟待完善

事業單位檔案涉及范圍廣、涵蓋內容多、存儲形式多樣，這就給檔案管理工作加大了難度，對檔案管理員的專業技能以及綜合素質提出更高的要求，在這一形勢之下，事業單位的原有的檔案管理人員隊伍與實際工作相脫節，進而出現管理人員專業不對口、管理能力差、綜合素質低的情況，這對檔案管理工作也帶來了巨大挑戰。此外，單位針對檔案管理員的培訓工作也缺乏具體的執行方案，尤其對新上崗的管理人員，并未制訂針對性強的培訓計劃，以至于在實際工作當中，經常出現管理漏洞，使檔案管理工作雪上添霜。

二、做好事業單位檔案管理工作的有效策略

（一）完善管理機制，樹立責任意識

檔案管理工作內容繁雜，涉及到的細節工作較多，這就需要單位結合檔案管理員的崗位職責權限，進一步完善各項內部管理機制。比如《檔案管理制度》、《工作監督制度》、《檔案保密制度》等，并將檔案管理的各項細節工作納入到管理制度當中，使檔案管理員在開展工作時能夠有法可依、有章可循、有規可守。同時，借助于完善的管理機制來激發檔案員的工作熱情，使其樹立高度的主人翁責任意識，摒棄錯誤想法，將檔案管理工作做扎實、做精細。

（二）加大監督力度，增強保密意識

事業單位檔案資料與單位聲譽及對外形象息息相關，涉及到的保密信息相對較多，因此，為了提高檔案資料的安全性，單位應當設立專門的檔案管理工作的監督崗位，指派專業能力強、執業素養高的管理人員負責對檔案管理工作進行全程監督。尤其對電子檔案的保管與使用，檔案管理員應予以高度重視，并與技術人員共同商議檔案信息系統的保密措施。比如指紋識別登錄、人臉識別登錄、復雜密碼登錄等，同時，在檔案信息管理系統端設置防火墻，定期對計算機進行殺毒處理，以降低檔案信息的泄漏風險。

（三）加大硬件投入，培養信息意識

電子檔案作為檔案的一項重要組成內容，在檔案管理工作當中始終占據著主導位置，而計算機作為電子檔案的存儲介質，在檔案歸檔、立卷、查詢、保管等方面發揮了關鍵作用。因此，事業單位應當進一步加大檔案信息系統的硬件投入力度，比如計算機、打印機、掃描儀、數碼設備等。另外，為了培養管理人員的信息意識，使其認識到檔案信息化管理的重要性，單位可以不定期開展檔案管理工作崗位的技能競賽以及信息系統的應用操作大賽，通過這種方法，讓更多的管理干部熟練掌握檔案信息管理系統的操作方法與技巧。比如在應用操作大賽中，可以將“檔案查詢與搜索引擎服務”作為考題，讓管理人員親自傳授正確的上機操作方法，保證單位內部人人會操作、人人懂方法，為推進單位檔案信息化管理進程做好鋪墊，打好基礎[2]。

（四）完善培訓體系，樹立風險意識

為了與時代發展相同步，使檔案管理工作逐步向規范化、信息化、科學化方向邁進，事業單位的人事部門根據檔案管理員的崗位職責與主要工作內容，制訂科學合理的內部培訓計劃，每年至少開展一次集中培訓，并將管理人員的綜合素養與執業能力等內容納入到培訓計劃當中。也可以邀請檔案管理的專業人士，為檔案管理員提供遠程線上教學的機會，不斷充實管理人員的管理知識體系。此外，為了驗證培訓效果，事業單位的主管領導應當定期對檔案管理員進行崗位技能考核、管理技能考核，比如檔案分類是否明確、檔案借閱手續是否齊全、信息系統操作流程是否清晰、檔案保管工作是否到位等。通過考核，對成績不合格的管理人員根據單位內部的獎懲制度進行嚴肅處理，使管理人員能夠樹立風險意識與執業危機感，進而開辟事業單位檔案管理工作的嶄新格局。

三、結束語：

事業單位檔案管理工作是一項持續性的基礎工作，它貫穿于事業單位各項工作環節當中，因此，單位主管領導應當高度重視檔案管理工作，正確引導檔案管理員樹立高度的主人翁責任意識、風險意識、保密意識，積極借鑒先進的管理經驗，不斷創新管理方法，優化管理流程，夯實檔案管理工作根基，以促進檔案管理績效的提升。

參考文獻：

[1]張莉.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].中國戰略新興產業，2020（8）：117.

[2]王金亮.如何做好事業單位檔案管理[J].科技風，2020 （9）：199.