簡析現代檔案管理中的聲像檔案管理

曲晨耕

摘要：聲像檔案是現代檔案的重要組成部分，在現實查考利用方面具有重要作用，為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，必須做好聲像檔案管理工作，但是由于各種因素的影響，使其存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對現代檔案管理中的聲像檔案管理問題及其策略進行了簡要分析。

關鍵詞：聲像檔案;特征;問題;策略

一、聲像檔案的主要特征

聲像檔案是指國家機構、社會組織及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。其聲像檔案主要具有以下特征：1）直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式能夠實現對其所承載的事件的客觀、詳實記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此聲像檔案資源所具備的優勢是紙質檔案所難以與之比擬。2）內容真實性特征。一般聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來描述一些歷史內容，諸如唱片、照片、文字等不同特點的材料，闡釋的都是事實、史實。同時把具有巨大價值的音像資料進行定期系統收集整理和歸檔，因而在檔案資料運用中，聲像資料存儲完整與否，直接影響到其是否真實、嚴密，是否可以客觀地反映社會內容，充分展示歷史舞臺的形象，從而直接影響到其應用價值。3）傳播專業性特征。一是聲像檔案可以直接顯示社會各階層的面貌，無論哪個階段或時期都可以直接反映出來。二真實性檔案，不可替代，它不僅記錄了已發生過的事情或現象，對于社會發展是一個重要的參考，丟失或損壞則是不可挽回的損失。三聲像檔案的專業性，是公眾輿論和宣傳方向的主要傳播者，反映了一個時代所呈現出來的主流意識形態和價值取向。4）收集廣泛性特征。聲像資料內容非常豐富，種類繁多，涉及當地各個時期的歷史風貌及當地社會各階層的政治、經濟、文化等活動，表現形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對象，非常廣泛。

二、現代檔案管理中的聲像檔案管理問題分析

現代檔案管理過程中，由于受到諸多因素的影響，使得聲像檔案管理存在很多問題，主要表現為：1）意識問題。隨著社會的變化發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善，絕大數單位都配備有聲像設備，從總體講，聲像設備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設備管理混亂問題，多數單位沒有制定聲像設備管理制度和使用要求，致使有的設備閑置，難以充分發揮作用;有的設備存放在科室或個人手中，使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用，最終造成一些重要活動沒有及時攝錄，檔案沒有完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。2）管理制度問題。通過調查發現只有少數單位制定了相應的聲像檔案管理制度，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠。3）歸檔問題。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。4）保存問題。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。但是，大多數單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

三、?現代檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1、增強聲像檔案管理意識。現代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導重視是做好檔案管理工作的重要保證。結合相關實踐分析：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、建立健全聲像檔案管理制度。基于聲像檔案管理存在的問題，現代檔案管理的聲像檔案管理需要合理制定切合實際的管理制度來規范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應的管理制度，加強規范管理，對產生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交，確保有關法規和制度落到實處。必須制定有效的配套策略，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

3、做好聲像檔案歸檔管理。現代檔案管理的聲像檔案歸檔管理策略主要有：第一、通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交檔案館。第二、重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位和產生聲像檔案比較集中的部門，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。第三、從攝錄人員中直接征集。對保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。第四、廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

綜上所述，隨著科技的進步發展，使得機關、企事業單位辦公逐步實現了現代化，同時形成了大量的聲像檔案，這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，并且加強對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導致聲像檔案管理工作存在諸多問題，因此對現代檔案管理中的聲像檔案管理進行分析具有重要意義。

參考文獻：

[1]曹瑩瑩.淺談聲像檔案的收集與管理[J].才智，2018（03）.

[2]盧立紅.淺談新時期聲像檔案管理存在的幾點問題[J].辦公室業務，2018（01）.

（作者單位：海倫市房產信息服務中心）