檔案館檔案信息服務模式研究

摘要：隨著當前我國科學技術水平的快速發展，我國檔案館的檔案管理過程中已經逐漸的擺脫了傳統的信息服務模式，從而在檔案信息服務模式中應用了數字化的管理系統，來對檔案館的檔案信息服務模式進行創新，從而實現檔案信息管理中的管理規范化、資源數據化、服務網絡化等特點，這樣就可以更好的為社會提供高質量的檔案信息服務。本文中主要研究了檔案館檔案信息服務模式，文中首先分析了現階段檔案館檔案信息服務模式及特點。然后給結合實際情況，對現階段檔案館檔案信息服務模式的創新途徑進行闡述。

關鍵詞：檔案館;檔案信息;服務模式;創新途徑

一、現階段檔案館檔案信息服務模式及特點

（1）檔案館將傳統服務模式轉變為以利用者為中心

我國檔案館在傳統的服務模式中往往只是通過手工的方式來記錄檔案，在這一過程中檔案館中的信息利用者便會處于被動的地位。當信息利用者提交自身的需求后，只能等待檔案館工作人員給予其的答復，但是在等待的過程中信息利用者是否可以得到信息還是一個不確定的因素?，F階段，檔案館將傳統的服務模式轉變成數字化的服務模式，這樣信息利用者在檔案館中進行檔案尋找的過程中，檔案館中的工作人員便可以為利用者提供高效便捷的服務需求。同時信息利用者也可以根據自身的實際情況與檔案館中的內部檔案信息進行資源上的實時互動，從而尋找到自己所需要的信息_[1]。

（2）檔案館信息內容和形式大為豐富

傳統的檔案館在信息管理的過程中通常只是文字類的信息進行記錄和存儲，在進行檔案信息服務的過程中一般也指向信息利用者提供文字類的信息。但是現階段檔案館通過融入了數字化的管理模式，信息利用者在檔案館內可以尋找到多種多樣的數據資源，而這些數據資源就包括文字信息、圖像信息、音頻信息、視頻信息等。信息利用者通過在檔案館中查閱資料不僅可以滿足自身的需求，還可以進一步的接收豐富的知識，從而提高自身的綜合素質。

（3）檔案館信息服務模式中融入了智能化系統

我國檔案館傳統的信息服務模式主要是通過對檔案管理中的信息進行按照目錄、卷宗、案卷、文件等4個層次組織成樹狀的結構，通過這種方法對信息進行儲存和管理，雖然具有內容上的一定邏輯性和連續性。但是在信息的具體查找過程中，當然管理人員只能通過相似的內容進行大概的尋找?，F階段通過在檔案信息服務模式中融入了智能化的系統，就可以在檔案館中建立起數字化的信息管理模式，從而將檔案館中的內部信息文件建立成多種連接，將每一份文件中的信息節點形成多元化的網狀結構，這樣文件與文件之間便會產生內容上的近似連接，而可以在排序的過程中有序地將檔案管理的信息進行排列。

（4）檔案館檔案管理中實現一體化管理

傳統檔案館用戶在查閱檔案信息的過程中，需要由檔案管理人員在場提供相應的紙質資料。但是現階段通過在檔案管理中實現一體化的管理，檔案館在文件管理過程中并可以每一個文件將每一個文件的形成進行統一發放和歸檔，同時通過PDM系統或是OA系統就可以將檔案館內部的所有檔案信息進行集成，然后完成歸檔發放功能，從而實現對檔案管理系統進行統一的規范管理。

二、現階段檔案館檔案信息服務模式的創新途徑

（1）對檔案信息服務模式的服務觀念創新

現階段檔案館在對檔案信息服務模式進行創新的過程中將傳統的服務觀念進行創新，通過當前的知識化管理對檔案信息服務的功能進行開發和利用。這樣便可以讓檔案館在對檔案信息資源進行管理的過程中，通過建立強大的知識庫，從而將檔案信息中的相關知識點信息進行全面的覆蓋，這樣就可以幫助用戶在進行信息查詢的過程中享受到寬大的知識覆蓋面，從而可以實現對檔案信息知識和傳播共享的作用。都是檔案館在對檔案信息進行管理的過程中還可以利用OA、PDM等類似的軟件系統對檔案信息進行保管，這些系統便可以將檔案館內的部分的信息由傳統的紙質保管形式轉化成數據化的管理模式，通過將所有的檔案數據信息儲存在相應的知識庫管理平臺中，并可以將答案中的各種信息知識進行提煉和整合，從而實現信息知識的實時共享，這樣就可以將檔案信息資源轉化成相應的知識提供給需要的人群_[2]。

（2）對檔案信息服務模式的服務內容創新

檔案館在發展過程中最重要的便是對自身數據庫的建設，只有檔案館對自身數據庫進行不斷的豐富和建設，可以更好的對當前檔案信息服務模式的服務內容進行創新。

這就需要檔案館對內部的存量檔案進行全文數據庫的建設，還需要通過建立相應的文案檔案、設備檔案、談檔案等，然后通過特制的掃描儀器將文案檔案中的紙質文件進行全數字化的處理，通過將紙質文件形成pdf的格式后儲存在數據庫中，便可以形成房管內部的全文數據資源庫。同時對于檔案館內部的光盤內的電子文件，工作人員需要將光盤內電子文件中的相應數據轉換成規范性的格式，然后將轉化完畢的數據根據一定的組織方式存入到檔案全文數據庫中。

（3）對檔案管信息管理中的人才和組織管理創新

檔案館在發展的過程中，還需要對檔案信息管理中的人才和組織管理模式進行創新。這就需要檔案館首先需要對自身進行網站建設、數據庫建設等相應的工作，然后便是對檔案館內部的工作人員實施統一的培訓方案，并制定嚴格的績效考核制度對檔案館內部的工作人員進行績效管理。同時對于兼職檔案管理人員，檔案館還需要對這些人員進行錄用前的相應培訓，讓這些兼職人員學會如何利用檔案館中的數字化軟件對檔案館內部的信息進行合理的管理。

三、結束語

現階段我國大部分檔案管在信息服務中都應用了數字化的服務模式，因此現階段檔案館在發展的過程中館藏檔案的多少和檔案館的規模的大小已經不再是該行業中的競爭優勢。只有檔案館在發展的過程中開創根據獨特的信息服務模式，才可以更好的促進檔案館的健康發展。

參考文獻

[1]陳慕潔.論企業數字檔案館檔案信息服務模式研究[J].智能城市， 2016（11）：276-277.

[2]倪佳.數字檔案館環境下的檔案信息服務模式研究[J].黑龍江檔案， 2014， （002）：12-13.

作者簡介：任道志（1969.11-），男，漢族，籍貫河北省陽原縣。內蒙古錫林郭勒盟烏蘭牧騎文秘、檔案員，中級館員，大專學歷，研究方向是檔案管理。