船舶海工企業(yè)檔案管理探討

劉禎祺

摘 要：船舶海工企業(yè)的發(fā)展事關(guān)國家的海事發(fā)展，檔案管理工作也隨著內(nèi)外環(huán)境的變化面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。船舶海工企業(yè)檔案管理的完善對于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)具有深遠(yuǎn)意義。本文主要針對檔案管理中存在的問題進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：船舶海工企業(yè);檔案管理;技術(shù)創(chuàng)新

引言：

我國經(jīng)濟(jì)處于蓬勃發(fā)展時(shí)期，船舶海工企業(yè)也隨之面臨創(chuàng)新發(fā)展的新時(shí)期，企業(yè)檔案作為企業(yè)資源重要的組成部分，關(guān)系著企業(yè)的生死存亡，需要確保其高效性、安全性、真實(shí)性。時(shí)代發(fā)展也對檔案管理提出新的需求，傳統(tǒng)落后的觀念和技術(shù)無法匹配企業(yè)的發(fā)展速度改善船舶海工企業(yè)檔案管理也勢在必行。

1、船舶海工企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1檔案管理理念落后，管理人員水平有待提高

意識反作用于實(shí)踐，正確的意識指導(dǎo)實(shí)踐的正確進(jìn)行，理念的創(chuàng)新才能促使船舶海工企業(yè)檔案管理進(jìn)一步完善。許多傳統(tǒng)的船舶海工企業(yè)依然固守傳統(tǒng)的模式，用陳舊的、落后的觀念指導(dǎo)工作，這會(huì)嚴(yán)重造成資源的浪費(fèi)，會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)行。要不斷借鑒其他船舶海工企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員不是固步自封的工作，若停留在原地不學(xué)習(xí)新的技能與理念，就只能被企業(yè)所淘汰。船舶海工企業(yè)屬于傳統(tǒng)工業(yè)領(lǐng)域，檔案管理人員中較多資歷較老的員工，然而傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)不等于能適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展。人才永遠(yuǎn)是一個(gè)企業(yè)能持續(xù)有效發(fā)展的最大支持力，無論是在前期招聘還是后期的培訓(xùn)中，都要重視檔案管理人才的自我學(xué)習(xí)能力。然而許多船舶海工企業(yè)都容易忽視員工入職后的自我成長，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制。

1.2船舶海工企業(yè)檔案管理存在安全隱患

原始的紙質(zhì)檔案時(shí)期，船舶海工企業(yè)檔案資料繁多冗雜，不利于整理，存在安全隱患。如今的電子檔案時(shí)期，依然容易因?yàn)槿藛T操作不當(dāng)、病毒入侵、平臺(tái)缺陷等等造成信息泄露，嚴(yán)重可影響到整個(gè)海事領(lǐng)域。船舶海工企業(yè)的檔案種類繁多、信息運(yùn)用調(diào)動(dòng)頻繁，各種數(shù)據(jù)指標(biāo)將差之毫厘，失之千里，若無法保障信息的安全，可能會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員的生命財(cái)產(chǎn)安全受到威脅。安全隱患埋藏在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從前期資料錄入、過程監(jiān)管、后期追蹤服務(wù)等都可能出現(xiàn)資料偏差，亦或是數(shù)據(jù)泄露。除了檔案本身、平臺(tái)管理等可能出現(xiàn)紕漏，還有檔案管理人員的安全意識不足，會(huì)造成人為的信息泄露。

1.3船舶海工企業(yè)檔案管理技術(shù)滯后

各行各業(yè)的技術(shù)更新?lián)Q代日新月異，船舶海工企業(yè)檔案管理技術(shù)也是同樣如此。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介已經(jīng)無法滿足船舶海工行業(yè)的發(fā)展需要，大量的紙質(zhì)資料不僅占用空間，且不利于保存和資料的調(diào)取。數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)已經(jīng)在逐步開展，因?yàn)榧夹g(shù)和理念的滯后，數(shù)字化平臺(tái)構(gòu)建也存在一定的問題。且隨時(shí)代的發(fā)展，單純的保存信息資料已經(jīng)不是企業(yè)檔案管理的唯一功用，建設(shè)信息化平臺(tái)，能實(shí)現(xiàn)檔案的合理運(yùn)用，開發(fā)檔案的最大價(jià)值成為了新的發(fā)展方向，也能為船舶海工企業(yè)的發(fā)展帶來更大的助力。區(qū)塊鏈技術(shù)在各行各業(yè)的運(yùn)用也帶給船舶海工企業(yè)新的思考，將區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，能碰撞出不一樣的火花，解決許多檔案管理目前存在的問題。

2、改善船舶海工企業(yè)檔案管理的途徑

2.1創(chuàng)新管理理念，提升管理人員素養(yǎng)

船舶海工企業(yè)檔案管理的理念創(chuàng)新，需要相關(guān)工作人員不斷的吸取新的思想進(jìn)入管理的參考范圍，及時(shí)了解最新的理念，結(jié)合社會(huì)的發(fā)展考慮船舶海工企業(yè)的創(chuàng)新檔案管理建設(shè)。為了讓檔案管理人員緊跟時(shí)代步伐，對在職人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識的定期培訓(xùn)，不斷提升個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，提升綜合能力。為調(diào)動(dòng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)激情，可以實(shí)行科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，鼓動(dòng)人員的學(xué)習(xí)積極性，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。檔案管理人員需要細(xì)致耐心的品質(zhì)，也需要?jiǎng)?chuàng)新的精神，其要有與其他工作環(huán)節(jié)的人員團(tuán)結(jié)協(xié)助的能力。船舶海工企業(yè)在進(jìn)行人員招聘時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，篩選符合高素質(zhì)的人才。在工作開展過程中，也要不斷鼓勵(lì)自我學(xué)習(xí)，適時(shí)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。不同部門之間的溝通交流也極為重要，除了直接的檔案管理人員，其余部門也都會(huì)接觸到檔案管理工作，因而強(qiáng)化各個(gè)部門的人員相關(guān)知識培訓(xùn)都顯得十分必要。

2.2增強(qiáng)船舶海工企業(yè)檔案管理運(yùn)行安全

從法律層面，需要保障船舶海工企業(yè)的檔案管理安全，從立法到執(zhí)法都適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。為避免人為的信息安全泄露，需要對船舶海工企業(yè)的各部門員工進(jìn)行信息安全意識的培養(yǎng)。從部門管理人員到普通員工都需要有良好的檔案安全意識，不成為“安全漏洞”。數(shù)字化檔案管理時(shí)代，病毒入侵時(shí)有發(fā)生，運(yùn)用有效的殺毒軟件，或是為了適應(yīng)本身企業(yè)的特性，自行研發(fā)殺毒軟件，都是能增強(qiáng)船舶海工企業(yè)檔案管理運(yùn)行安全的有效途徑。區(qū)塊鏈技術(shù)的廣泛運(yùn)用，也逐步滲透到檔案管理工作之中，依賴區(qū)塊鏈技術(shù)本身的優(yōu)勢，可以大幅度提升檔案管理運(yùn)行安全性。制定一套標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理方案，能實(shí)現(xiàn)船舶海工企業(yè)的檔案體系化管理，可以大幅度降低因?yàn)闄n案無序、保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來的安全問題。

2.3升級船舶海工企業(yè)檔案管理技術(shù)

建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)已經(jīng)是時(shí)代所需，首先從人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)上要提升，將船舶海工企業(yè)的檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔，并且要各個(gè)部門之間相互配合，使得檔案管理不只是一座孤島，而是能實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的資源共享。在能為船舶海工企業(yè)發(fā)展提供一定數(shù)量的檔案基礎(chǔ)上，也保證質(zhì)。隨著智能時(shí)代的到來，檔案管理平臺(tái)不僅僅是信息的數(shù)字化，平臺(tái)自身也要隨之智能化，能節(jié)省大量人力進(jìn)行自主信息搜集、審查、糾錯(cuò)、更新等。大數(shù)據(jù)背景下，對海量信息進(jìn)行自動(dòng)抓取，并對信息進(jìn)行自動(dòng)歸檔，可以在很大程度減少失誤，并且提高效率。探索區(qū)塊鏈技術(shù)與船舶海工企業(yè)檔案管理的科學(xué)結(jié)合，區(qū)塊鏈技術(shù)的可追溯性、不可篡改性等特征，能有效提高檔案管理技術(shù)的安全，也能解決信息搜集中的難題。

結(jié)束語

檔案管理是船舶海工企業(yè)管理的重要組成部分，就目前的檔案管理而言，還存在人員素質(zhì)不高、觀念落后，技術(shù)滯后，安全性不足等問題，通過對人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，引入新技術(shù)改革，提升檔案管理的安全意識和保障安全的技術(shù)升級，可以進(jìn)一步完善船舶海工企業(yè)的檔案管理。隨時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，船舶海工企業(yè)的檔案管理工作也會(huì)取得相應(yīng)的發(fā)展。

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