合作原則下的沖突類商務英語信函的寫作

石會玲 向要立

摘? 要：本文將在合作原則的指導下，去探討合作原則的四個準則如何指導沖突類商務英語信函的寫作，發現沖突類商務英語信函寫作如能嚴格遵守合作原則下的四個準則，其能更清晰、簡潔地表達所要傳遞的內容，傳遞的信息更加完整具體;內容更具嚴謹，正確性和相關性。

關鍵詞：商務英語信函;沖突類商務英語信函的寫作;合作原則

1. 引言

根據Leech的言語行為分類模式，本文將商務英語信函分為合作類、和諧類、競爭類和沖突類信函四類。沖突類信函傳遞的是壞消息，有可能破壞雙方的合作關系，甚至引起糾紛，它包括拒絕信、索賠信、理賠函等。在國際商務貿易中，沖突類商務英語信函是溝通解決商務糾紛不可或缺的工具，出現頻率甚高。本文將以合作原則為理論指導，來分析沖突類商務英語信函的寫作。

2.合作原則概述

“合作原則”是由美國著名語言哲學家格萊斯于1967年中提出的。格萊斯指出會話之所以不致成為一連串互不連貫的話語是因為言語交際雙方都遵守一個目的，相互配合，從而使交際活動能夠順利進行?！叭藗兙杂X或不自覺地遵守一套會話的合作原則（Cooperative Principles）”（Grice，1967）。合作原則包括數量準則、質量準則、關聯準則和方式準則。1.數量準則指：a）使自己所說的話達到當前交談所要求的詳盡程度;b）不能使自己所說的話比所要求的更詳盡;2.質量準則包括：a）不要說自知是虛假的話;b）不要說自己缺乏足夠證據的話;3.關聯準則認為說話要切題，不說和話題無關的話;4.方式準則— 清晰，具體：a）避免晦澀的詞語;b）避免歧義;c）說話要簡要（避免贅述）;d）說話要有條理。（Grice，2002）

3. 合作原則下的沖突類商務英語信函寫作分析

合作原則是公共關系學和語言學中的重要原則，巧妙的運用合作原則有利于沖突類商務英語雙方意思的傳達，糾紛的解決，從而建立長久穩定的商貿關系。

3.1.數量準則下的沖突類商務英語信函傳遞內容更具完整性與具體性

合作原則下的數量準則要求商務英語信函傳遞的內容完整具體。數量準則與話語所提供的信息量有關。其給交際者在交際中使用的語言的詳盡程度作了規定：“使自己所說的話達到（交談的現時目的）所要求的詳盡程度”。數量原則體現在商務英語信函的寫作中，主要是指內容應包含交易當時所需的信息，盡可能用少的文字表達更完整和具體的內容。例如：

（1）As is known to all，since raw material is in a great shortage in the whole market，the price of this kind of products have been rising steadily in the world. However，in view of the great relationship between us during the past 10 years，we are considering making a special discount of 5% provided if you can repeat your order with us only.

以上是一封拒絕函的回復信，賣方花了太多的篇幅解釋價格上漲的原因，通過原因的解釋來引出給對方5%的折扣。其實，賣家要傳達的信息很簡單，即“雖然價格在上漲，但我們還是給對方5%的折扣”。因此回信改為：The prices have been rising steadily，but we will make a special discount of 5% for you. 此回復雖然簡短，卻遵循了合作原則，根據需要提供適當的信息，確保會話的量充分但不多余，提供必要的信息，使對話順利進行。

商務信函的寫法是每文一意，使讀者接收信息時重點明確具體，主次分明，一目了然。例如：

（3）Our products have won several prizes.（含糊）

（4）Our air compressor nebulizers have won first prizes in four national contests within the past five years.（具體）

例（3）說我們的產品贏得了很多獎項，但沒有明確說明何種產品或何種獎項，可信度不高。而例（4）明確地告知了何種產品所獲獎項，增強了可信度，更好地達到溝通的目的。

3.2 質量準則下的沖突類商務英語信函的表達更正確、嚴謹

質量準則要求商務英語信函的撰寫時，信函內容正確、符合事實、數字準確、商務用語準確，證據充分，表達嚴謹。例如：

（5）The goods we supplied are equal to the sample.

（6）We ordered well-dried and high quality raisins，but the goods you sent us are totally un-merchantable.

例（5）的“equal”用詞在一定程度上有點夸張，違背事實，因每個產品都會存在一定誤差。質量準則的第一個要求是“不要說自知是虛假的話”。此處應該改為：The goods supplied are similar in quality to the sample。根據準則的第二個要求：不要說自己缺乏足夠證據的話，用詞需謹慎，應用具體的，特別的詞來代替籠統、模棱兩可的詞。例（6）中，使用兩個較籠統的詞“totally”和“un-merchantable”，無法具體說明貨物問題，如能用“in a maggoty/ rotten state”便顯得詳盡、具體，利于爭端的解決。

3.3關系準則下的沖突類商務英語信函傳遞的信息更具相關性

關聯準則規定了“說話要切題，不說和話題無關的話”，因此商務英語信函寫作時，信函表達的內容相互關聯，用一些相關的詞來保持信函段落的連貫性，往來信函要具有關聯性，避免突兀，以便繼續交際，直至達到目的。例如：

（5）買方：The quality of the goods you sent us is almost not the same，we would like you to send us more details of your products，including colors，prices，sizes，and the material of different qualities.

賣方：We are glad to receive your letter and inform you that if you order no less than 500 pieces of our products，we will give you a 5% discount.

上面的回信中，賣方沒有就來信內容進行回復，就直接提到了數量折扣等其他不相關的問題，這樣會讓買方覺得云里霧里。因此在進行沖突類信函的寫作時，我們應根據信函的內容來回復，避免與信函主題無關的話題。

3.4方式準則下的沖突類商務英語信函傳遞內容更清晰簡潔

方式準則是指傳遞信息的方式，要求話語清楚簡潔（Clarity and Conciseness），避免晦澀的詞語和歧義是方式準則的兩個要求。多用簡短常用的詞匯和句子，盡量用單詞代替短語，傳遞和加工信息要正確適度，避免讓讀者費力地去琢磨，或造成誤解而影響交際效率。例如：

（6）The pictures of the damaged goods were enclosed herewith. We hope you can solve it as soon as possible.

（7）Our company can make cloths for men of any size.（含糊）

例（6）中晦澀的短語enclosed here with讓人難懂，如能直接用單詞enclosed代替，從而避免晦澀的詞語和短語，使句子更加簡潔。例（7）句中make cloths for men of any size表達不清楚，容易讓讀者產生歧義，如改為make cloths of any size for men，則讓人清晰易懂。

總結

沖突性商務英語信函是為了解決沖突糾紛的。遵循合作原則進行此類信函的寫作，能使所傳遞的內容為對方理解與接受，有利于雙方沖突的解決。因此，合理利用合作原則，有助于人們在沖突解決中準確地理解說話人的意圖，順利地解決商務沖突，建立長期友好的合作關系。

參考文獻

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