人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

張連恒

摘要：新時(shí)期經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)人事管理工作也提出了新的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理形式不僅模式陳舊，難以發(fā)揮檔案信息價(jià)值，也需耗費(fèi)大量的人力、物力。推進(jìn)人事檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，有助于為人事管理工作提供有力依據(jù)，使人才管理、績效考核、崗位設(shè)置等更具科學(xué)性。故此，本文展開人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性探究。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人事管理;重要性

1實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）科學(xué)規(guī)范人事管理制度建設(shè)，不斷強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果

將企業(yè)人事管理檔案進(jìn)行數(shù)字化管理之后，就會(huì)有多余的人力資源可以進(jìn)行調(diào)配。在人事檔案管理進(jìn)行數(shù)字化之后，能夠使企業(yè)人事檔案所有信息更為完整，更利于查閱。有效的對(duì)答案信息進(jìn)行查閱，高效利用企業(yè)人力資源。這種方式在一定程度上提高了企業(yè)選拔人才的效率，對(duì)人力資源配置也有所幫助。

（二）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理過程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理人事檔案，可以在一定程度上避免隨意篡改檔案信息現(xiàn)象的出現(xiàn)。在如今的就業(yè)條件中，學(xué)歷和年齡是很重要的因素之一。有些人在填寫個(gè)人檔案時(shí)就弄虛作假，但是數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，能將互聯(lián)網(wǎng)上的信息共享，可以辨別人事檔案的真假，為管理者所服務(wù)。數(shù)字化管理人事檔案能夠更具有真實(shí)性和可靠性，對(duì)一些虛假信息進(jìn)行篩選。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

優(yōu)化人事檔案管理需要做的是將人事檔案分成合理的層次，每一層次的職能都有著明確的定義。并且利用數(shù)字化技術(shù)能夠讓檔案管理不再受地域和時(shí)間的限制，實(shí)行統(tǒng)一管理。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠在一定的時(shí)間內(nèi)查閱更多的人事資料，省去了很多繁瑣的步驟，比傳統(tǒng)人事檔案工作便捷了很多。

（四）科學(xué)規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運(yùn)用效率

科學(xué)的規(guī)范人事檔案管理流程，不僅節(jié)省時(shí)間還能夠提高效率。如何更加規(guī)范流程，從三個(gè)方面來論述：日常管理、庫房管理、系統(tǒng)維護(hù)。在日常管理中的工作步驟主要是收集、整理、審核、驗(yàn)收、修改等等。通過不斷的改進(jìn)，會(huì)讓這些日常工作過程變得更加簡單，操作一體化。在庫房管理方面，使用數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化查閱信息，自動(dòng)清點(diǎn)檔案數(shù)量等等。

2淺議人事管理的現(xiàn)狀及存在的主要問題

2.1崗位設(shè)置問題

在人事結(jié)構(gòu)設(shè)置、崗位人員匹配中，由于工作內(nèi)容與職責(zé)的差異，原則上應(yīng)是“專人專崗”。基于崗位需求，人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、工作能力等，使員工在自身的崗位工作中發(fā)揮最大潛能。但因人事管理推進(jìn)緩慢，存在人崗匹配不精準(zhǔn)的問題，造成員工間有的工作過于飽和，有的雖身兼數(shù)職但卻多為閑職。同時(shí)目前單位招聘的人才不一定與應(yīng)聘崗位精準(zhǔn)匹配，只能憑借經(jīng)驗(yàn)判斷。現(xiàn)有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型，無法全面了解應(yīng)聘者的綜合能力、崗位匹配度指數(shù)等，這種片面、經(jīng)驗(yàn)主義可能會(huì)導(dǎo)致招聘工作的誤差，無法判斷應(yīng)聘者是否能夠勝任求職崗位。

2.2關(guān)于人才流失

新時(shí)代人才是發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力。因人事管理工作存在漏洞，導(dǎo)致人事工作開展不力，高層次人才流失嚴(yán)重。特別是在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下，行業(yè)間的競(jìng)爭加劇，薪資的透明度提高。忽視人事檔案數(shù)字化管理工作的開展與平臺(tái)建設(shè)，人資工作全憑主觀判斷，不僅使其具有盲目性，也會(huì)導(dǎo)致人才的流失。

2.3績效考核問題

在人資工作開展過程中，建立績效考核制度，是檢驗(yàn)員工個(gè)人能力、部門協(xié)作能力與領(lǐng)導(dǎo)工作水平等重要方式。很多單位績效考核體系過于籠統(tǒng)，部門間的交叉工作、連續(xù)性工作、跨度較大的工作等因存在一定的復(fù)雜性、特殊性，導(dǎo)致難以量化，其全憑大致估測(cè)、對(duì)員工工作態(tài)度的考評(píng)等進(jìn)行績效考核。難以發(fā)揮激勵(lì)作用與約束力，更無法激發(fā)員工的工作熱情，基本等于形同虛設(shè)。

3人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

3.1依靠人事數(shù)字化平臺(tái)，為人資工作開展提供支撐

促進(jìn)人事檔案的數(shù)字化，廣泛進(jìn)行數(shù)據(jù)抓取、分析，通過多個(gè)渠道進(jìn)行信息搜集，有助于人事管理的系統(tǒng)化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)與采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集職工薪酬、績效、社會(huì)服務(wù)等方面的相關(guān)權(quán)威信息。其次，現(xiàn)代人事管理趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足工作開展所需，可將員工紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息掃描，進(jìn)行數(shù)字化存檔，如：基本信息、政治面貌等。在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，職工個(gè)人自行填報(bào)本人的其他信息將被采集，如：社會(huì)關(guān)系、性格、愛好等。對(duì)于外部環(huán)境數(shù)據(jù)來說，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，也將被全部采集，如：社會(huì)行為、個(gè)人信用等。這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槿肆Y源的量化管理、科學(xué)管理夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，能夠全方位、立體地反映出員工的工作能力與精神面貌。

3.2通過數(shù)字化工作方式，構(gòu)建可量化績效考核機(jī)制

在工作過程中，員工會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如：考勤、任務(wù)完成情況等，這些數(shù)據(jù)真實(shí)地反映出員工的日常工作軌跡，記錄著各種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)通過與單位內(nèi)部管理的各子系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)收集職工日常工作數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)績效考核的全面量化，能夠使考核結(jié)果公正、客觀、準(zhǔn)確，充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性。并且，通過人事檔案數(shù)字化，可以分門別類地采取多元化的激勵(lì)手段進(jìn)行激勵(lì)，了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個(gè)性化需求，如：對(duì)有物質(zhì)需求的可以考慮提升員工待遇;對(duì)于需要自我實(shí)現(xiàn)的，要通過高度定制化的激勵(lì)措施切實(shí)發(fā)揮人才激勵(lì)作用，適當(dāng)考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)等等。讓數(shù)據(jù)為人事工作服務(wù)，提升績效考核的有效性。

3.3憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人員、崗位精準(zhǔn)匹配

首先，結(jié)合各崗位工作內(nèi)容與職責(zé)差異，根據(jù)各崗位優(yōu)秀人才模型，挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點(diǎn)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，發(fā)揮個(gè)人潛力。其次，應(yīng)用相應(yīng)算法，通過收集在崗工作績效優(yōu)秀的職工在各個(gè)方面的各項(xiàng)信息及個(gè)體的特征要素，建立該崗位的優(yōu)秀人才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者的簡歷信息基礎(chǔ)上，對(duì)于擬招聘崗位的人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)，出具適配人才的立體信息，獲取應(yīng)聘者諸如生活狀況、學(xué)習(xí)能力等多種信息。為避免面試官由于信息不對(duì)稱對(duì)招聘帶來的影響，應(yīng)使用該崗位的優(yōu)秀人才模型與應(yīng)聘者的匹配程度來進(jìn)行篩選，實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配。

3.4借助數(shù)字化工作便利，打造高素質(zhì)、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)

通過對(duì)離職員工的信息分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對(duì)性的對(duì)策，找出其離職的影響因素。同時(shí)為確保人事管理的先進(jìn)性，借助大數(shù)據(jù)，盡可能消除管理缺陷、人資問題導(dǎo)致的人才流失。要保證高層次人才及團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，為其多爭取更多工作經(jīng)費(fèi)，推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)步。從中長期視角來看，為符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律、順應(yīng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，利用數(shù)字化進(jìn)行分析，結(jié)合行業(yè)數(shù)據(jù)，對(duì)未來的人力發(fā)展趨勢(shì)做出前瞻性預(yù)測(cè)，依托現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)，制定合理的人才引進(jìn)計(jì)劃，以便更好地用人、實(shí)施管理、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。基于企業(yè)/單位文化，立足于戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，完善人資管理體系。

4結(jié)語

總之，在推進(jìn)人事管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的過程中，應(yīng)重視人事檔案的數(shù)字化。這樣以來，一方面將提升人事檔案管理工作的效率，使其更具公正性、便捷性;另一方面有助于對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)分析、應(yīng)用，完善人資管理體系的建設(shè)，提高人事管理水平。

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