關于小學教師人事檔案管理信息化建設的探討

杜喜燕

摘 要：教師人事檔案主要記載教師個人信息，在教育教學、科研以及管理活動中的成果的原始記錄，呈現的是教師成長發展軌跡，是真實客觀的詳盡記錄。在教師職業生涯發展歷程中是極其重要的原始資料。教師人事檔案作為一種管理教學資源具有十分重要的作用，做好教師人事檔案信息化建設工作意義重大。

關鍵詞：教師人事檔案;信息化建設

人事檔案的信息化，顧名思義，就是通過現代化的信息技術手段，將紙質的材料變換成數字化檔案信息資源，并根據各色的信息資源建成各類數據庫，借助著保密技術的處理，通過數據庫快速查閱人事檔案的信息，使得檔案管理工作更加方便智能。

一、小學教師人事檔案管理信息化建設的必要性

首先，人事檔案信息化建設要與檔案管理的日常工作保持一致。 小學教師檔案管理的一個重要特點是其動態性。 因此，有必要在發生更改時進行及時的更新。 當前的科學技術和軟件技術正在快速發展。 如果我們仍處于人工文件管理的手動操作階段，我們的檔案管理工作將不會持續很長時間。 只有通過信息技術建設，我們才能與時俱進，才能有效地管理和使用教師人事檔案。

其次，信息化建設也是人事檔案管理發展的必然趨勢。教師檔案是本地信息資源。從宏觀上看，對于檔案的信息管理，這是國家信息化建設計劃的重要組成部分。小學教師檔案中信息的建設必須充分利用幾種現代科學技術來加強小學教師檔案中主要環節的工作。可以說這是一個數字過程，也是改變文件管理模式的過程。因此，小學教師人事檔案管理的計算機化，從總體上講是整體的檔案事業發展的總方向，是信息時代學校檔案管理的必然要求。

二、目前小學教師人事檔案管理存在的問題

1.管理模式傳統陳舊

許多小學教師的檔案管理工作模式限制了人才流動。 當需要使用材料時，必須經過更高級別的層層批準。 這樣復雜的過程肯定會影響合理配置人力資源的效率。 這種單一過時的管理模式使小學教師在需要人事檔案的時候，無法提高工作效率時，整個人也處于被動的狀態。 因此，這種管理模式妨礙了人事工作改革的順利推進和發展，這與我們當前的經濟和社會狀況背道而馳。

2.檔案工作所需要的基礎軟硬件設置不齊全。

小學教師人事檔案應保存在科學合理的檔案室，且環境應該良好。 但是，在實際運行中，由于資金投入缺口較大，相關的軟硬件設備設施缺乏更新維護，許多學校甚至沒有檔案室。 許多檔案管理者安于現階段的情況，并且不主動改善當前狀況。

3.紙質的檔案保存有著嚴重的漏洞和弊端。

小學教師人事的紙質版檔案存檔后，隨著時間會漸漸氧化變得脆弱，檔案材料就很容易丟失。再加上如果頻繁地翻閱紙質的材料，紙上的檔案內容會逐漸氧化變黃，就很容易出現理解錯誤。早期的很多檔案材料的紙張質量也低下，翻閱幾次后很容易出現破損丟失的情況，就無法做到長時間保存，但是電子版檔案就沒有這樣的缺點，因此檔案信息化建設非常有必要。

4.檔案管理人員明顯專業能力不足，檔案管理的專業素質有待提升。

目前，很多檔案管理者并不具有熟練使用信息技術的能力，依舊習慣于傳統陳舊的管理工作，不積極主動地去學習新的管理方法和模式，這也大大阻礙了人事檔案管理信息化的前進。

三、小學教師人事檔案信息化建設的有效途徑

1.完善檔案管理的體制，設定統一的標準

首先，我們必須統一管理機制。小學人事檔案管理是在多方面，分散地管理中進行的，這常常導致人事檔案管理的空白。學校必須明確人事檔案管理的具體范圍和權限，統一管理要求，解決檔案管理混亂的局面。

其次，學校必須制定合理的管理制度。學校必須將國家人事檔案管理條例與學校的實際情況相結合，制定與學校有關的人事檔案管理制度，并根據時間情況不斷進行審查和完善。在制定管理制度時，學校要弄清檔案管理人員的工作職責和作用，使他們熟悉各種流程，使檔案管理工作科學化，規范化。

最后，由于這是信息建設，因此必須統一技術標準。創建信息文件時避免數據不兼容問題。推進人事檔案信息化，積極促進信息資源交換，使檔案中信息建設取得實效。

2.提高檔案工作者的技能素養

人事檔案信息的管理要求具備復合型人才，這些人才應具備人事檔案管理技能，并具備使用信息技術來管理文件的能力。但是大多數檔案管理者并不是來自專業的檔案管理科班，也不具有計算機技術知識。他們只能處理日常工作文件，在計算機操作程序和信息交互方面幾乎沒有了解。因此，小學必須建立長期的培訓機制，定期組織在職管理人員進行人事檔案科學，計算機技術，網絡技術，安全教育等方面的培訓和教育，并努力學習借鑒國內外中小學人員管理檔案信息的成功經驗。培養復合型人才，不僅要了解人事檔案管理知識，還要了解信息管理。同時，在人才引進方面，小學可以引進具有計算機經驗的畢業生。在進行了系統的業務培訓之后，他們可以投身于人事檔案的管理，從而為加快人事檔案中的信息奠定了堅實的基礎。

3.建立安全保障體系

盡管現代網絡技術為人事檔案管理提供了便利，但它也對人事檔案的機密性和安全性造成了隱患，因此必須采取措施來避免這種情況。首先，在共享個人文件中的信息資源時，必須嚴格建立訪問權限，必須采取更嚴格的安全措施，并且必須避免個人信息泄漏和信息安全。其次，加強網絡和操作系統的技術保障，規避網絡信息網絡的安全隱患。最后，建立信息資源備份系統，避免因外力等不確定因素造成的數據丟失。這要求管理人員定期備份數據庫。即使服務器損壞或系統出現故障，也可以恢復所有數據。確保個人文件信息的安全性。

四、結語

小學人事檔案從傳統的人工管理向數字化和信息化的轉變是工作方式的一種變革和創新，是與時俱進的必要要求。通過對小學工作人員檔案的數字化管理，他們真正告別了一系列手動收集，匯編和歸檔。這也大大減少了出錯的可能性，同時，促進了導航，借閱，咨詢和統計的功能。提高了人力資源管理和決策效率，例如為黨員的發展和職務的審查，提供準確的證據，促進有效提高文件管理工作的效率和可擴展性，加強科學管理人員檔案，并滿足信息時代對人事檔案的新要求。

參考文獻

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