事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

李庚新

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題也漸漸引起了人們的重視。對于事業(yè)單位來說，對檔案進(jìn)行管理十分重要，對信息進(jìn)行儲存十分重要，因為這些信息涉及到事業(yè)單位發(fā)展的機密，在很大程度上影響著事業(yè)單位下一步的發(fā)展情況，所以提升檔案管理信息化水平較為必要。據(jù)此，本文分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題，希望能夠?qū)ΜF(xiàn)實有所裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

前言

我國經(jīng)濟(jì)之所以能夠快速發(fā)展，主要就是因為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平在現(xiàn)實中得到了快速的提升，如今計算機技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)內(nèi)都得到了應(yīng)用，對于事業(yè)單位來說，其有必要將計算機技術(shù)、信息化技術(shù)引入到檔案管理的進(jìn)程當(dāng)中。傳統(tǒng)檔案管理工作的效率較低，不僅僅需要投入一定的人力，同時還無法取得較為明顯的管理效果，而加強檔案管理信息化建設(shè)則可以對上述問題進(jìn)行解決。在信息化進(jìn)程不斷深化的背景下，事業(yè)單位管理人員應(yīng)將信息化技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案管理的信息化，以此來對事業(yè)單位的財務(wù)管理水平進(jìn)行提升。據(jù)此，本文對相關(guān)問題進(jìn)行研究，具有一定程度上的現(xiàn)實意義。

1 信息化建設(shè)的重要意義

想要對整體問題進(jìn)行研究，就必須要明確信息化建設(shè)的重要意義。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要依靠人為的方式進(jìn)行管理，整體環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，工作量較大，稍有不慎就可能會影響檔案管理的質(zhì)量。另外，由于檔案管理具備一定難度，對工作人員的專業(yè)技術(shù)水平存在較高的要求，所以事業(yè)單位還需要在對工作人員的培訓(xùn)方面付出一定的成本，間接制約了檔案管理工作效率的提升。

信息化技術(shù)作為一種在各行各業(yè)都得到應(yīng)用的創(chuàng)新式管理手段，可以幫助工作人員通過計算機高效率的完成工作，因此，將其應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的過程中具有必要性。檔案管理信息化的意義在于通過信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏的情況，如此就可以為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展打下理論基礎(chǔ)。以上所述，基本就是信息化建設(shè)的重要意義。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的普遍問題

2.1工作人員專業(yè)技能水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在著一定程度上的問題，其中工作人員專業(yè)技能水平較低的情況是不能不提地。在人們傳統(tǒng)的印象中，檔案管理是一門機械性的工作，只需要按部就班就可以完成任務(wù)，實際上這是對檔案管理工作的誤解。在事業(yè)單位中，檔案包含的信息很多都具有機密性，一旦泄露很可能給企業(yè)的發(fā)展帶來極大的阻礙，因此加強檔案管理本身就具有一定難度。另外，在現(xiàn)實情況中，由于工作人員的專業(yè)技能水平較低，所以其往往就會在實際工作過程中導(dǎo)致檔案序號錯誤、檔案目錄缺失、檔案標(biāo)題不完整等問題的發(fā)生，之所以會如此主要就是因為工作人員的專業(yè)技能水平較低，檔案管理理念落后，尤其是對于部分年齡較大的工作人員來說，他們基本不了解何為現(xiàn)代化技術(shù)，對檔案管理工作缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致信息化建設(shè)無法在現(xiàn)實情況中開展，間接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2管理制度不夠完善

在信息化的背景下，事業(yè)單位對檔案的管理應(yīng)以計算機為基礎(chǔ)進(jìn)行操作，同時還需要在工作實踐中對現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行引入，提升檔案檢索的效率，但是對于部分事業(yè)單位來說，很多檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，不具備運用信息化技術(shù)的能力，甚至不知道信息化技術(shù)的概念，這也導(dǎo)致他們始終在工作時堅持傳統(tǒng)的方式，通過人力對檔案進(jìn)行管理，不僅僅效率較低，同時還很容易會出現(xiàn)錯誤。

除此之外，對于不同的事業(yè)單位來說，其發(fā)展的情況也有所不同，所以檔案管理的信息化建設(shè)工作也往往會受到很多方面的影響。部分事業(yè)單位的檔案管理信息化水平較高，部分事業(yè)單位的檔案管理信息化水平較低，這就形成了差異，而從現(xiàn)實情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中對信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的時間都不夠長，雖然信息化技術(shù)相比較于人力操作具有較大的優(yōu)勢，但是其畢竟是一種新生事物，還存在著不夠穩(wěn)定的情況，這種情況也會直接對事業(yè)單位的檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。

2.3管理技術(shù)水平不強

在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，無論是管理技術(shù)還是管理水平都十分重要，其中管理技術(shù)是保證檔案管理質(zhì)量的必要因素。從目前的發(fā)展?fàn)顩r來看，事業(yè)單位自身所具備的特殊性使得其在管理機制方面還存在著不完善的問題，同時檔案管理的責(zé)任機制也沒能夠在現(xiàn)實中進(jìn)行落實。與其他類型的企業(yè)、單位相比，事業(yè)單位開展信息化建設(shè)的速度較慢，對信息技術(shù)的應(yīng)用也不夠熟練，即便是在檔案管理的思想上也存在著落后的情況。除此之外，由于事業(yè)單位管理技術(shù)不合理，因此檔案管理工作往往會在現(xiàn)實情況中出現(xiàn)各類問題，這種情況直接制約了事業(yè)單位檔案管理水平的發(fā)展，如果不對這一問題進(jìn)行重視，就會對事業(yè)單位的整體發(fā)展產(chǎn)生影響。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1提升檔案工作人員綜合素質(zhì)

在這一部分，提出加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施，其中，提升檔案工作人員綜合素質(zhì)較為重要，較為必要。只有在現(xiàn)實情況中對檔案工作人員的專業(yè)水平進(jìn)行提升，使工作人員具備綜合素質(zhì)，才可以真正的將檔案管理信息化建設(shè)工作落實到實踐當(dāng)中，而想要真正的做到這一點，事業(yè)單位需要合理錄用檔案人員，不僅僅要提高錄用門檻，同時還應(yīng)該考察前來應(yīng)聘的工作人員是否具備較強的實踐經(jīng)驗與理論知識水平，通過這種方式能提升后續(xù)工作人員的工作能力，間接保證檔案管理信息化建設(shè)的效果。而對于那些已經(jīng)在職的檔案管理人員，事業(yè)單位則需要對其進(jìn)行積極的培訓(xùn)，對相關(guān)測試進(jìn)行組織，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能，在業(yè)余時間內(nèi)檔案管理人員也需要樹立危機意識，加強學(xué)習(xí)，將理論知識融入到實踐工作當(dāng)中，掌握信息化技術(shù)的運用方法，注意檔案管理工作當(dāng)中的各類細(xì)節(jié)，避免出現(xiàn)問題。

3.2對管理機制進(jìn)行完善

事業(yè)單位與政府部門的聯(lián)系較為緊密，因此事業(yè)單位的檔案管理問題也在一定程度上引起了政府部門的重視，政府部門在實際情況中頒布了部分規(guī)章制度，目的在于對事業(yè)單位的檔案管理問題進(jìn)行改進(jìn)，但是很多事業(yè)單位并沒有結(jié)合政府部門頒布的規(guī)章制度對管理機制進(jìn)行完善，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作的開展不夠全面。無論是在檔案信息的準(zhǔn)確性方面還是在檔案內(nèi)容的完整度方面都不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，針對這種情況，事業(yè)單位必須要結(jié)合實際情況完善管理機制，落實政府部門的規(guī)章制度，注意檔案管理工作中的細(xì)節(jié)，如果檔案狀況出現(xiàn)問題，就應(yīng)及時對其進(jìn)行解決，而不是選擇性無視。另外，在開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時，相關(guān)人士還需要對信息設(shè)備進(jìn)行充分的利用，對理論內(nèi)容進(jìn)行完善，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展具備堅實的基礎(chǔ)。

結(jié)論

綜上所述，對于事業(yè)單位來說，對檔案進(jìn)行管理十分重要，對信息進(jìn)行儲存十分重要，因為這些信息涉及到事業(yè)單位發(fā)展的機密，在很大程度上影響著事業(yè)單位下一步的發(fā)展情況。然而，傳統(tǒng)檔案管理工作的效率較低，不僅僅需要投入一定的人力，同時還無法取得較為明顯的管理效果，而加強檔案管理信息化建設(shè)則可以對上述問題進(jìn)行解決。

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（作者單位：中山市自然資源檔案館）