辦公室日常接待禮儀及方法分析

周厚根

摘要：“接待工作”是企業日常工作中的一部分，辦公室日常接待禮儀不僅彰顯了企業的精神面貌，還有利于促進企業各方面對外工作的開展。部分企業不夠重視日常接待禮儀，由于一些細節錯過了企業對外合作與發展的機遇，造成了企業的重大損失。對于新時期企業辦公室日常接待工作，要有新要求、新標準，要更加注重細節，從整體提高禮儀接待工作的水平，讓接待工作成為一個歡迎的入口，為企業帶來源源不斷的商機。本文重點對辦公室日常接待禮儀及方法進行論述，以期通過禮儀文化的影響，提升企業的品牌形象，讓企業在競爭激烈的市場擁有自己強大的競爭力。

關鍵詞：辦公室;日常接待;禮儀;方法

隨著社會發展，企業管理制度也在不斷完善。辦公室日常接待禮儀管理作為企業管理中很重要的一部分，涉及方方面面的細節，如：誰來接待、誰來準備、準備物資有哪些、接待內容怎么安排、接待后續事宜怎么跟進等等。這其中每一個環節，看似簡單，卻需要周密的考慮，妥當的安排。好的禮儀接待體驗，會讓人留下深刻印象，產生信任感，希望與企業展開更深度的合作。而相反，毫無準備的禮儀接待工作，不僅無法應對一些突發狀況，造成不必要的麻煩和尷尬，還會讓人感覺不受重視、不受歡迎，嚴重影響企業各方面業務的拓展。

一、當前辦公室日常接待工作的問題

1.流于形式 ?不注重細節

有些企業非常注重辦公室日常接待的禮儀管理，會安排專門的工作人員負責這個崗位，有系統的崗位職責、崗位要求和崗位培訓。而有些企業則不然，他們認為辦公室日常接待工作很簡單，沒有什么技術難度，不需要由專人去做，企業的每一個員工都可以勝任這個工作。結果在遇到重要來賓、洽談重要事宜時，企業會出現無人接待、接待不及時、接待不細致等多方面問題。其實，辦公室的接待工作看似簡單，卻對工作人員的外在形象，內在溝通能力、反應能力、協調能力等，都有一定的要求。對于性格內向的技術型人員來說，他們大多是不適合做接待工作的。目前，大部分企業日常接待工作的水平還處在初級階段，接待方式都很簡單，流于形式，沒有在細節上真正給予來賓關懷，也沒有在思想上引起足夠重視。

2.沒有預案 ?接待流程不規范

談起“接待工作”，有些企業認為這是一個發生了之后才需要處理的問題，也就是說，企業等到有客戶來了，才需要去接待。這種想法過于局限和落后，對于重要的來賓和洽談機會，很多時候都不是突然的，而是企業付出了很多努力才爭取到的。等到客戶真正上門來的時候，其實已經談的差不多了，客戶可能只是在一些細節上還有猶豫。從這個角度來說，接待工作非常重要，既可以讓客戶吃定心丸，也可以讓客戶產生動搖。目前大部分企業接待工作都沒有做到未雨綢繆、提前規劃，沒有一個系統的接待流程。等到客戶已經來了，事情已經發生了，才臨時處理，這樣的接待工作忽視了兩個重要環節，一個是接待前的準備，一個是接待后的總結、跟進。缺少了這兩個環節，客戶的接待體驗就會大打折扣。

3.缺乏配合 ?責任感不夠

在一些中小型企業中，經常會看到這樣的場景，當辦公室有來訪者，接待人員暫時不在時，來訪者會很迷茫，沒有其他工作人員會主動接待、詢問。如果來訪人咨詢一些事情，工作人員就會說：這不是我負責的內容，我不清楚。其實，這樣的說法也沒有什么原則性的錯誤。畢竟在一個企業里，每個員工分工不一樣，大家對其他崗位的事情自然是不夠清楚的。但有一點需要引起重視，不論是哪個部門的工作人員，都是屬于同一個企業，企業整體的利益應該高于各個部門的利益。對企業重要來訪人員，每個員工都應該盡自己的能力去協調、配合，不能完全視若無睹。

二、辦公室日常接待禮儀及方法分析

1.貼心服務 ?重視細節

要想切實提高辦公室日常接待禮儀水平，就要讓專門的工作人員來處理。從企業文化到客戶需求，結合這些實際情況展開工作，通過“座位、餐飲、住宿、茶水、果盤”等細節，讓客戶感受到接待的熱情和誠意。舉例來說，在安排客戶的餐飲時，除了要提前預定，注重環境，還可以事先與客戶進行交流，明確客戶的喜好和禁忌，如果客戶在外面工作時，還能吃到別人精心準備的自己愛吃的食物，必然會心情好，充滿感恩，有利于企業合作的順利進行。

2.規范流程 ?明確分工

辦公室日常接待禮儀涉及很多方面的細節，有些細心的工作人員會提前規劃，但有些粗心的工作人員容易遺漏重要事項。為了讓接待工作更規范，需要有一套行之有效的“接待制度”，明確在“接待前、接待中、接待后”各個環節的分工。一旦有制度的約束，就可以對接待工作有一定監管，出現了問題可以及時找到責任人。比如：當客戶對接待工作不滿意時，提出希望企業改進，企業就可以根據分工制度，明確是什么人在什么環節出了問題，繼而優化工作環節。

3.文化培訓 ?加強團結

企業文化培訓，是增強企業凝聚力的重要舉措。只有先進的企業文化才能讓員工在工作中充分發揮主觀能動性，樹立正確的價值觀。對于接待工作來說，既可以說是接待部門的工作，也可以說是整個企業的工作，關于這方面的認識，企業文化培訓可以提高員工的思想高度。即使在無法處理接待工作的情況下，員工也應該注意說話的方式方法，讓來訪人員留下好印象。對于企業外部的人來說，他們對企業內部員工的工作職能劃分并不感興趣，但他們重視企業整體的形象，重視員工是否有凝聚力。

結語

綜上所述，辦公室日常接待工作是企業對外發展的重要窗口，不注重接待禮儀的質量，不提升接待禮儀的水平，經常會給企業業務拓展帶來一定阻力，影響企業進一步向前發展。作為新時期的辦公室日常接待禮儀內涵，應該更多從人文、情感、特色的角度出發，不僅致力于對員工高素質的培養，同時重視對企業先進文化的培育。

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