財務(wù)共享模式下的科研單位費用報銷流程優(yōu)化探討

王嵐

摘 要：本文旨在通過將以云計算為核心的財務(wù)共享服務(wù)模式引入科研單位費用報銷管理工作流程中，達(dá)到提高報銷管理水平、增強決策支持作用及提升綜合財務(wù)管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：科研單位;費用報銷;財務(wù)共享模式

財務(wù)共享模式依托信息化管理手段及應(yīng)用技術(shù)，以市場及客戶需求為發(fā)展方向，以提供人性化專業(yè)化服務(wù)為工作目標(biāo)，通過“財務(wù)共享”實現(xiàn)企事業(yè)單位結(jié)構(gòu)組織優(yōu)化、運營成本降低、團隊管理效能提升。針對科研單位財務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用，應(yīng)將重點落在費用報銷流程優(yōu)化改造這一關(guān)鍵問題上，通過財務(wù)共享提升科研單位管理效能，在提升費用報銷工作速度與質(zhì)量的同時，優(yōu)化單位財務(wù)流程控制、增強單位財務(wù)管理總體質(zhì)量。

一、科研單位費用報銷一般流程及現(xiàn)存問題

（一）報銷流程

當(dāng)前，大多數(shù)科研單位費用報銷流程主要包括申報、審核、遞交部門領(lǐng)導(dǎo)核簽、財務(wù)人員審核錄入及打印憑證，最后由出納憑借會計憑證向申報人員進行現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬或網(wǎng)銀支付（基本流程如圖1所示）。

（二）現(xiàn)行費用報銷流程存在的主要問題

科研事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大以及組織結(jié)構(gòu)不斷復(fù)雜化，給現(xiàn)有財務(wù)管理水平、管控模式以及財務(wù)資源配置帶來了巨大的挑戰(zhàn)，費用報銷一直以來都是困擾科研單位財務(wù)管理工作的主要一環(huán)，之所以費用報銷管理質(zhì)量始終無法有效提升，是因為其中存在許多在固有報銷流程中無法解決和克服的現(xiàn)實問題。具體如下。

1.效率偏低

從科研單位費用報銷基本流程中可以看到，整個報銷流程基本上是以人工操作推進的，報銷人員需要將填制好的單據(jù)遞送至財務(wù)部門，如果缺少單據(jù)或填制錯誤，還需前往財務(wù)部門修改單據(jù)，占用了報銷人員大量的時間。同時，由于報銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、支付系統(tǒng)沒有有效整合統(tǒng)一，會計人員需要多次核對、錄入數(shù)據(jù)，從而容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯漏或失誤，影響費用報銷工作的總體質(zhì)量。

2.財務(wù)管控偏弱

在整個費用報銷流程中，涉及許多需要部門領(lǐng)導(dǎo)人工核查或核簽的環(huán)節(jié)，由于缺乏影像系統(tǒng)的支持，部門領(lǐng)導(dǎo)在審批過程中無法看到發(fā)票或者合同原件，不利于報銷審核的嚴(yán)肅性與規(guī)范性。同時，由于對財務(wù)政策的理解不一致，會造成總部與所屬公司財務(wù)政策執(zhí)行費用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，弱化單位的管控能力，甚至有時會損害單位的利益。

3.崗位設(shè)置重復(fù)

固有的費用報銷流程在每一級法人機構(gòu)都需要設(shè)置會計部門，每一個會計部門都需要配備出納、會計、稽核、稅務(wù)、往來等財務(wù)人員，造成了整體機構(gòu)臃腫，不僅浪費人工成本，也不利于財務(wù)部門從核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

二、財務(wù)共享模式下科研單位費用報銷新變化

財務(wù)共享模式旨在打通單位部門間的財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸通路，消除部門間的信息壁壘，在快速有效集中相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的同時加強數(shù)據(jù)分析及利用。其優(yōu)越性主要表現(xiàn)在如下幾個方面。

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程，強化集團管控

通過制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程等，財務(wù)工作處理更規(guī)范有效，財經(jīng)政策得以貫徹執(zhí)行;通過及時獲取財經(jīng)數(shù)據(jù)、監(jiān)督財經(jīng)運行結(jié)果，強化財務(wù)管控力度;通過系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)管控前移，促進業(yè)財一體化發(fā)展。

（二）有效保證業(yè)務(wù)發(fā)展，促進業(yè)財融合

科研單位下屬公司將非核心的財務(wù)工作，如財務(wù)核算業(yè)務(wù)，交由共享服務(wù)中心來運作，共享服務(wù)中心通過提供充足的后臺支持，使各公司可以將工作重心完全放在自己的核心業(yè)務(wù)和滿足顧客的需求上，有效保障公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，財務(wù)深入價值鏈環(huán)節(jié)配合市場和業(yè)務(wù)部門，提供數(shù)據(jù)支持、強化成本管控，進一步促進業(yè)財融合。

（三）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，促進財務(wù)轉(zhuǎn)型

財務(wù)共享模式能夠推進科研單位總部和下屬公司財務(wù)組織的專業(yè)化分工，為提升各級財務(wù)人員的決策能力奠定堅實基礎(chǔ)，進而可以更高效地為業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進科研事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展。

（四）提高工作效率，降低財務(wù)運營成本

通過業(yè)務(wù)集中、專業(yè)分工、流程合并等，不斷提高工作效率，優(yōu)化運營成本。建立統(tǒng)一的信息化平臺和有效的系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)財高度集成和一體化操作，達(dá)到財務(wù)共享規(guī)模化效應(yīng)，進一步優(yōu)化財務(wù)運營成本。

三、科研單位財務(wù)共享模式下的報銷流程優(yōu)化

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心的報銷體系架構(gòu)

基于財務(wù)共享服務(wù)模式的科研單位費用報銷管控系統(tǒng)并非是獨立存在的系統(tǒng)，而是存在于與電子檔案、報賬控制、資管理金、財務(wù)核算、稅務(wù)申報、合同管理等諸多管理系統(tǒng)聯(lián)合的統(tǒng)一整體內(nèi)，同時整個體系還與如ERP及銀企直聯(lián)等外部系統(tǒng)集成，從而確保費用報銷流程的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，實現(xiàn)從報銷共享到預(yù)算共享再到?jīng)Q策預(yù)測支持的全方位應(yīng)用。財務(wù)共享服務(wù)中心的報銷體系架構(gòu)如圖2所示。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心報銷流程優(yōu)化

（1）報銷人整理報銷票據(jù)，提出報銷申請，在財務(wù)共享服務(wù)中心通過影像系統(tǒng)，掃描原始票據(jù)生成電子票據(jù)，自動生成報銷編碼。（2）報銷申請之后交于審批人員進行受理，審核電子票據(jù)與原始票據(jù)是否一致，報銷科目、報銷內(nèi)容、報銷金額是否合理。（3）審核通過的報銷申請單傳遞至財務(wù)共享服務(wù)中心財務(wù)人員，財務(wù)人員依照報銷制度、報銷科目、報銷類別對其進行嚴(yán)格審核，審核通過交給復(fù)核人員，審核未通過則駁回報銷申請。（4）復(fù)核人員對財務(wù)報銷申請單據(jù)進行復(fù)核，自動生成記賬憑證。（5）財務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)算人員根據(jù)自動生成的記賬憑證，予以確認(rèn)之后通過銀企直連系統(tǒng)，通知銀行按照報銷人的賬戶信息支付。（6）完成支付之后，對電子票據(jù)、原始票據(jù)分類存檔，同時更新報銷人員支付信息。

（三）財務(wù)共享服務(wù)中心報銷模塊優(yōu)化

1.集成增值稅發(fā)票管理模塊

通過OCR識別、二維碼識別技術(shù)，將取得的所有增值稅發(fā)票信息（包括普通發(fā)票、專用發(fā)票）傳輸?shù)娇蒲袉挝坏脑鲋刀惏l(fā)票管理數(shù)據(jù)庫中，對所有增值稅發(fā)票實行統(tǒng)一管理和查詢。在執(zhí)行費用報銷業(yè)務(wù)時，費用控制管理系統(tǒng)可以將發(fā)票上的信息自動傳送到增值稅發(fā)票管理數(shù)據(jù)庫中，查詢此發(fā)票是否已報銷，以解決重復(fù)報銷的難題。

2.自動化線上報銷審批

目前，科研單位費用報銷流程繁復(fù)，中間環(huán)節(jié)眾多且審批速度受限制因素較多，增加了相關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)，影響工作效率提升。在單位原有信息管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，建立自動化線上報銷審批，能夠加速各部門聯(lián)動，實現(xiàn)報銷申請及審批材料的及時傳送，有效提升報銷審批運行速度，同時報銷人可以實時跟進，隨時查詢報銷進度，提高了費用報銷的透明度及可追蹤性。下屬企業(yè)納入財務(wù)共享中心核算，可以加強對下屬公司費用管理的監(jiān)督，增強下屬企業(yè)執(zhí)行費用政策的一致性。

3.集成影像管理系統(tǒng)

集成影像管理系統(tǒng)能夠提高交互效率，降低財務(wù)風(fēng)險。依托二維碼技術(shù)及OCR技術(shù)，集成影像管理系統(tǒng)可以批量處理原始報銷單據(jù)，如快速掃描發(fā)票、票據(jù)、合同等各類單據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高交互傳輸效率。另一方面，在全自動處理環(huán)境下，集成影像管理系統(tǒng)能夠保證信息安全，降低財務(wù)風(fēng)險，如掃描票據(jù)二維碼的同時，在線比對稅務(wù)數(shù)據(jù)庫，及時查驗票據(jù)真?zhèn)危ＷC單據(jù)的真實性，加大財務(wù)管控力度。

4.差旅報銷自動化集成

科研單位差旅報銷在科研單位費用報銷中占據(jù)了較大比例，差旅費用報銷包括但不限于差旅費、出行費、辦公用品采購費以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的餐飲費等。差旅報銷自動化集成不僅能對報銷項目進行集中與分類，同時能與外部差旅平臺聯(lián)動，如攜程、去哪兒網(wǎng)等，員工因公在線預(yù)定行程，其數(shù)據(jù)即可實時進入單位差旅報銷自動化系統(tǒng)，免除人工核對的復(fù)雜操作，進而提升報銷審核與支付效率，同時還可以充分利用差旅預(yù)定單量較大的優(yōu)勢與平臺簽訂合作協(xié)議，以達(dá)到降低本單位人員因公出行差旅成本、延長結(jié)算周期等目的。

5.銀企互聯(lián)

銀企互聯(lián)不僅可以提高集中支付的效率與準(zhǔn)確率，同時可以實時獲取科研單位員工的個人消費情況及費用報銷信息，在提升支付實效性的同時確保費用報銷系統(tǒng)運行的科學(xué)與規(guī)范。

四、結(jié)語

科研單位費用報銷流程的規(guī)范性與實效性問題一直困擾著科研單位的財務(wù)管理，如何加快報銷流程、提高實效性以及防止違規(guī)行為是財務(wù)管理工作的重點與難點。財務(wù)共享模式融入費用報銷流程優(yōu)化能夠很好地解決上述問題，并進一步提高報銷流程的透明度與合規(guī)性，不僅能夠有效提升科研單位費用報銷的工作質(zhì)量，同時也能夠進一步提高科研單位工作人員業(yè)務(wù)開展的積極性。

參考文獻

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