學術檔案資源建設

摘 要?加強學術檔案資源建設，對高校教育事業的發展具有重要意義。學術檔案資源建設應遵循突出學術價值、信息多元化、特色資源和資源共享幾個原則;建立學術文獻數據庫和開發學術成果二次文獻，是學術檔案資源利用開發的有效手段;規范歸檔制度、明確歸檔范圍、加大資源收集力度、信息化建設，是實現學術檔案資源建設的基本途徑。

關鍵詞 學術檔案 資源建設 開發利用 原則 途徑

中圖分類號 G272.2 文獻標識碼 A 收文日期 2019-06-01

★作者簡介：張冬晴，海南師范大學檔案館辦公室主任，檔案館員職稱，教育學本科，研究方向為檔案管理。

Abstract Improving the construction of academic archives resources is significant for the development of higher education. The construction should follow the principles of highlighting academic value， diversity of information， featured resources and resources sharing. Establishing database of academic literature and developing secondary literature of academic achievements are the effective approaches to exploit the resources of academic archives. Standardizing the system of archiving， defining the scope of archiving， reinforcing the collection of archival resources and informatization construction are the basic approaches to achieve the construction of academic archives resources.

Keyword academic archives; resources construction; exploitation; principle; approach

檔案資源建設是檔案工作的核心。加強檔案資源建設，促進檔案利用價值的提升，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”[1]，是檔案管理工作的意義所在。高校是追求最高深知識的殿堂，崇尚學術至上，廣大師生在教學、科研及學術活動中形成了各種思想和研究成果，檔案資源十分豐富。學術檔案資源，除了各種研究成果（論文、著作、專利、科研獎勵等），還有畢業論文、學位論文、教案、教學研討、學術講座、講演手稿等等。加強高校學術檔案的資源建設，具有現實的憑證查考價值和歷史的文化信息價值，對高校的學術研究起到承上啟下的作用，也是高校辦學實力和辦學水平的有力體現。有文獻記載，美國哈佛大學十分重視學術檔案的資源建設，檔案館專門建立學術檔案門類，保存著建校300多年來的本校師生既往的各種學術成果、學位論文，以及歷年版的著作等;幾百年來的優等生名單及其相關材料等[2]，還不定期地向全校師生開放，提供參觀教育，以激勵后人。

一、加強學術檔案資源建設的意義

學術檔案資源建設，是建立在學術檔案的概念基礎之上的。很多人對學術檔案認識不到位，以為科研檔案就是學術檔案，所以很多高校只有科研檔案，沒有學術檔案，導致很多和研究項目無關的其他類型的學術信息處于分散狀態，甚至呈“多頭”管理現象。認識到學術檔案的重要性，明確學術檔案的概念和內涵，才能有針對性地加強學術檔案的資源建設。加強學術檔案資源建設，前提是先要建立學術檔案。

1.學術檔案是高校辦學水平的有力體現。衡量一所大學的辦學水平，國際上通用的方法主要是看它每年發表的論文、著作的數量和質量。學術成就反映著一所高校的辦學聲譽，是高校辦學質量的一項重要指標，是辦學水平的有力體現。縱觀國內外著名高校，都是因為聚集了大量的學術泰斗，才成就了他們蜚聲中外的辦學聲譽。加強學術檔案資源建設，為社會提供豐富的學術信息資源，提供檔案利用服務，一方面擴大了高校的社會影響，提高了社會地位，另一方面也會激發內部新的研究動力，產生更多的學術研究成果，這種影響是雙向的，它們相互作用。

2.學術檔案具有知識傳承價值。學術研究是具有延續性的，學術檔案資源為后續的學術研究提供參考，知識因此得以傳承。“教學、科研的各專業有長期的連貫性”[3]，教師的言傳身教，師生間的知識傳承，不只是課堂上的授業解惑，更有科學思想的傳播、學術研究的傳承。加強學術檔案資源建設，傳播學術精神和研究價值，傳承學術思想，延續學術研究，是為知識的傳承提供基本保障。因此，高校一切有關學術研究的資料都必須收集歸檔，作為學術檔案資源，永久保存。

3.學術檔案體現對人才的尊重。建立學術檔案，就是建立高校人才檔案。及時為研究成果建立專門的學術檔案，不僅豐富了高校的歷史文化，還體現了高校對學術人才的一種尊重，讓科研人員感覺到自己的勞動得到了學校的重視，成果得到了彰顯，自身有了一種成就感和歸屬感，自覺努力以更大的熱情投入到今后更艱巨的科研工作中去[4]。高校這種人文的關懷，不僅有利于鼓勵專家學術爭鳴，激勵學術風氣，還可以吸引更多的后來者加入，形成一種積極向上、文明和諧的校園文化環境，最終吸納更多的人才，匯聚濃厚的高校學術研究氛圍。

二、學術檔案資源建設的基本原則

崇尚學術研究，加強學術檔案資源建設，是對學術的尊重，也是對人才的尊重。建立學術檔案的目的是提供學術利用，促進學術交流，繁榮高校教育事業。學術檔案資源建設，應當遵循并突出以下幾個基本原則。

1.突出價值原則。學術檔案是高校辦學實力的有力體現，也是辦學水平的見證。尊重學術就是重視人才，推進學術檔案的資源建設，對高校的學術研究氛圍起到良好的循環促進作用。學術的價值在于推廣和利用，在收集、整理檔案過程中，應突出學術信息資源的具體價值體現，比如學術成果的核心價值、所屬學科領域、引文索引、收錄層次等，還有學術評價部分，也要一并收集。

2.突出多元化原則。高校學術研究不僅有科研學術，還有教學學術，學術檔案資源十分豐富。如：論文、著作、項目、專利及公開出版發行的論著、譯著;在各種學術會議上宣讀、交流的論文、報告;學生的畢業論文、學位論文等;有組織的教學、科研、課題研究中形成的一系列論文、專著及相關資料;其他一些反映本校學術水平的論稿、文稿或重大學術交流活動的照片、影像、光盤等各種形式、各種載體的信息資源，應當應收盡收。

3.突出特色原則。學術檔案屬于高校的特色檔案，學術檔案中還可以建立學者個人學術檔案，這是高校檔案資源建設特色中的特色。給取得卓著學術成就的專家學者們建立一份屬于學校的學者個人學術檔案，對學校的建設和發展，對國家教育事業和科研事業的發展，意義非同尋常。個人學術成果，不僅是個人財富，也是學校的財富，更是國家的財富。將分散的個人學術成果集中起來統一管理，才能更加完整地反映一所學校的學術研究水平，也能更好地發揮檔案的利用價值。建立學者個人學術檔案，不僅要收集學術研究成果的原始文獻，也要收集對其研究予以評價的二次文獻。為學者個人建立帶有學術評價信息的學術檔案，首先是為了更完整地保存研究者的學術信息，更廣泛地宣傳研究者的學術成果;其次是為了讓科研管理部門全面評估學者的學術貢獻，深入了解學者的學術特長[5];其三是為了便于決策層及時地把握學校學科建設的發展方向，優化學術研究資源。

4.突出共享原則。“自2001年12月布達佩斯會議以來，開放學術資源已然成為重要的信息資源，呈現出加速發展的態勢。”[6]高校學術檔案信息資源共享，目前在國內還處于起步階段。雖然各高校也都在積極準備檔案信息化建設，但是要想真正實現檔案資源共享，還有很長的路要走。檔案信息化建設，數據復雜，項目龐大，需要大量資金的投入，加上原有學術檔案資源信息量不足，又涉及各自利益等根本原因，暫時還很難實現學術檔案資源共享。根據一項調查顯示，目前仍有16.7%的211高校、30.4%的一般公辦本科高校和60%的公辦高職院校未開展存量檔案數字化工作，25%的985高校和16.7%的211高校未開展增量檔案電子化工作[7]。但是，目前相當一部分高校已經建立了檔案業務綜合管理平臺，實現了與內部各部門數據的無縫對接，給檔案信息全文檢索搭建了很好的平臺。相信在不久的將來，學術檔案信息資源共享很快就能實現。

三、學術檔案資源的開發利用

中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確要求，“科學整合檔案信息資源”，“管理部門要統籌規劃，支持和鼓勵打破部門和條塊分割，整合……檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用”[8]。學術檔案資源作為高校的一種特色資源，沒有引起一些高校的足夠重視，致使相當多的信息資源仍舊散落在基層或個人手中，學術資源沒有得到統一有效的管理。高校要整合學術檔案資源，提升科研、教學理念，統一辦學思想，積極推動學校各項事業均衡發展，充分發揮學術檔案資源的應有價值。加強學術檔案資源的開發和利用，是做好學術檔案資源建設的有效手段。學術檔案資源的開發利用，要圍繞檔案信息化建設來進行。為了方便利用，發揮學術檔案的更大價值，學術檔案資源的開發利用應該為建立文獻數據庫、便于檢索做好準備。

1.建立學術文獻數據庫。“互聯網+”時代給人們的生活和工作帶來了極大便利。針對各種學術研究成果、論文、著作、專利等文獻檢索，雖然國內已經有CNKI等學術文獻數據庫，但是高校應該建立一套屬于自己的、儲存本校學術信息的內部數據庫，一是便于掌握本校內部的學術研究整體情況，如每年的研究成果數量、研究質量和研究動態等;二是便于了解研究者對學校的具體科研貢獻，具體在哪些領域取得了哪些成果;三是見證本校科研和教學的學術發展，高校學術信息數據庫就是一部講述學校科研發展的歷史書。建立學術文獻數據庫是對學術檔案資源的基礎性開發，屬于基本的檔案工作。

2.開發學術成果二次文獻。二次文獻是原始文獻的高度濃縮，不僅具有檢索功能，還具有學術評價功能。高校的教學和科學研究自學校建成時就已經開始，隨著學校的不斷發展壯大，學術研究資料不斷累積，信息量巨大，至網絡技術飛速發展的今天，各種學術研究信息資源的網絡體系已經形成，為了便于學術檔案的查詢和利用，提供原始信息檢索服務，開發學術檔案資源的二次文獻勢在必行。學術資源的二次文獻能開發利用的信息盡可能全面，便于最大范圍內輕松獲取原始文獻的相關信息，為相關后續研究提供高效高能服務。學術成果二次文獻的開發，是對學術檔案資源價值利用的升華。

四、學術檔案資源建設的基本途徑

學術檔案資源不僅指館藏檔案資源，還包含尚未歸檔但必須要歸檔的資源。加強學術檔案資源建設，先要豐富檔案館藏資源，然后進行資源整合，最后才能提供利用服務。當下，高校學術檔案的資源建設需從豐富館藏、建立學術檔案做起。

1.規范學術檔案歸檔制度。高校檔案館對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法，重點加強所有權的保護。《高等學校檔案管理辦法》第二十四條規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。”個人學術成果的收集，可以通過學校征集、代管、復制等多種形式進行。在知識產權、隱私權得到有效保護的前提下，征集或代管個人學術文獻資料，盡量將所有學術信息應收盡收，應歸盡歸。學術檔案信息來源廣泛，形成的檔案資源才會豐富多彩。

2.明確學術檔案歸檔范圍。《高等學校檔案管理辦法》中雖然沒有提出“學術檔案”的概念，但是高校作為教學和科學的研究機構，“學術研究”是教授的日常主要工作。《高等學校檔案管理辦法》第十五條“高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍”。那么，結合相關文獻介紹和高校工作實際，在公開刊物上發表的文稿，公開出版發行的論著、譯著，在各種學術會議上宣讀、交流的論文、報告，學生的畢業論文、學位論文等，有組織的教學、科研、課題研究中形成的一系列論文、專著及相關資料，其他一些反映本校學術水平的論稿等[9]，都應該納入學術檔案的歸檔范圍。

3.加大學術檔案資源收集力度。高校學術研究成果是廣大師生的智慧結晶，凝聚著他們的心血和汗水，不僅是高校學術水平和辦學實力的見證，也是研究者科研能力的體現，理應得到集中統一和安全有效的保護。可是，目前仍有大量有價值的、非常珍貴的資料散存在各職能部門或研究者本人手中，沒有歸檔。久而久之，隨著時間推移、人員變動，將會造成很多重要的學術檔案資源的遺失。針對這種管理分散、各自為政的現象，檔案館應加大力度，積極推進學校建立學術成果知識產權保護制度和專門的學術檔案收集、歸檔制度，擴大學術檔案信息材料的收集范圍，讓所有和科研學術檔案有關的信息資源應收盡收，從數量和質量上保證學術檔案信息資源的多元化。此外，還應加強對一些零散的、復雜的學術信息資源的整合，多途徑豐富學術檔案資源，充分挖掘其學術及參考價值。通過整合學術資源，分析學校的科研狀況，比對研究人才隊伍、科研項目、研究成果等統計數據，不僅可以進行自我學術評價，有效地預測今后的學科發展趨勢，及時地對學術發展方向予以調整，優化學術資源配置，確定資助重點，還有利于科技人才的培養，從而積極推動高校教育事業的健康發展。

4.加強學術檔案資源信息化建設。學術檔案資源信息化建設應該從源頭做起。首先，建立內部數據管理系統。高校應該建立一套學術檔案資源數據管理系統，教職員工每人一個賬號，自主登錄，系統自動記錄高校每年產生的學術成果，除了科研項目（在研項目、結題項目、研究結果、獲獎情況）、發明專利、論文發表、著作出版及教材編著情況，甚至學術評價，包含同行評價和量化評價情況，還有學術交流、學術會議、研究生學位論文等，都應一一錄入數據系統。建立內部數據系統，一是方便管理，再者有利于做統計分析，為領導決策提供依據。其次，與檔案管理系統對接。大數據時代，檔案管理業務流程發生了根本性變革，電子文件自動歸檔，檔案利用智能化終將會實現。學術檔案資源范圍廣，內容豐富，從源頭細節做起，發揮群眾力量，這樣就不會出現信息遺漏或者資源分散等情況，充分保證了學術檔案信息化建設的質量。

加強學術檔案資源建設，還要創新工作思路，提高檔案服務意識，緊跟時代步伐。大數據時代信息發達，網絡技術十分成熟，充分挖掘學術檔案資源，加強信息化建設，促進學術檔案利用價值的提升，對擴大高校辦學影響具有積極的意義。

參考文獻

[1][8]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見.2014.

[2][4][9]汪孔德.論高校學術檔案管理[J].池州師專學報，1996（1）.

[3]陳錦全.對建立高校文獻檔案的思考[J].云南檔案，2007（1）.

[5]沈婷婷，盧志國.基于機構庫的個人學術評價檔案建設[J].圖書館論壇，2014（3）.

[6]曾建勛.重視開放學術資源建設[J].數字圖書館論壇，2014（12）.

[7]竇梅，趙愛國，葛兆富.高校檔案機構基本情況調查與研究[J].中國檔案，2019（4）.